Czy podstawą wpisu do KRS może być kserokopia dokumentu?

Błażej Sarzalski        09 stycznia 2014        Komentarze (8)

Ostatnio otrzymałem na maila pytanie następującej treści:

Czy podstawą wpisu do KRS może być kserokopia dokumentu lub odpis poświadczony za zgodność z oryginałem przez radcę prawnego?

Odpowiedź na to pytanie jest zasadniczo negatywna. Jeżeli jakiś dokument, zgodnie z przepisami prawa jest podstawą wpisu do rejestru przedsiębiorców to musi być to dokument oryginalny, jedynym wyjątkiem jeżeli chodzi o kopie są odpisy lub wyciągi urzędowo poświadczone – zrównane są one w mocy z dokumentami oryginalnymi. Dokumenty takie sporządza notariusz, a w pewnym zakresie także konsul (za granicą) oraz organy administracji publicznej w zakresie swoich kompetencji.

Nie mogą być więc podstawą wpisu kserokopie ani dokumenty poświadczone za zgodność przez adwokata, radcę prawnego czy też organ administracji publicznej poza zakresem jego kompetencji. Co do tych pierwszych dwóch zawodów sytuacji nie zmieniły też zasadniczo przepisy nowelizujące ustawę o radcach prawnych oraz prawo o adwokaturze a także kodeks postępowania cywilnego w zakresie poświadczania za zgodność z oryginałem dokumentów.

UAKTUALNIENIE 17.12.2014 r. – pojawił się pogląd, że radcowie prawni i adwokaci mogą poświadczać z mocą urzędową dokumenty stanowiące podstawę wpisu w KRS.

Inaczej się sprawa ma jeżeli do KRS dostarczamy dokumenty nie będące podstawą wpisu – tj. te dokumenty, które zawierają dane nie znajdujące potem odzwierciedlenia w informacjach wpisywanych do rejestru – te mogą być już poświadczane przez adwokatów i radców prawnych, przy czym, powiedzmy sobie szczerze, potrzeba przesłania takiego dokumentu sądowi pojawia się raczej sporadycznie przy zwykłej rejestracji spółki, inaczej będzie przy innych rodzajach wpisów (takim dokumentem może być np. plan przekształcenia spółki – ale już sama umowa spółki przekształconej nie, czy też poświadczona za zgodność z oryginałem kopia opinii biegłego badającego plan przekształcenia, poświadczona kopia oświadczenia lub zaświadczenia o niekaralności, poświadczona kopia pełnomocnictwa udzielonego radcy prawnemu/adwokatowi).

Doświadczenie jednak uczy aby unikać dostarczania sądowi jakichkolwiek odpisów, dlatego w praktyce kancelarii zwykle opieram postępowanie na oryginalnych dokumentach, nawet jeżeli nie mam wątpliwości, że mógłbym podesłać sądowi poświadczony przeze mnie odpis (jedyny wyłom czynię dla udzielonych mi pełnomocnictw).

{ 8 komentarze… przeczytaj je poniżej albo dodaj swój }

Jaaa Styczeń 29, 2014 o 17:29

Panie Błażeju, a co w sytuacji, gdy już dane dokumenty znajdują się w aktach rejestrowych Spółki, a składając wniosek o podwyższenie kapitału zakładowego spółki z o.o. z przeoczenia nie dołączyłam formularza KRS-ZE, aby uwidocznić nową ilość udziałów. Wiem, że muszę złożyć ponownie wniosek KRS-Z3 i dołączyć KRS-ZE a także go opłacić, natomiast nie wiem czy muszę ponownie składać dokumenty stanowiące podstawę wpisu czy mogę powołać się,że znajdują się już one w aktach rejestrowych? Czy np dołączyć ich ksero? Z góry dziękuję za odpowiedź.

Odpowiedz

Justa Styczeń 29, 2014 o 19:34

Już wiem jak sprawa wygląda, proszę o zignorowanie powyższego pytania. pozdrawiam

Odpowiedz

Maja Październik 1, 2014 o 11:58

Witam! Przede wszystkim gratuluję prowadzenia profesjonalnego bloga w tak niezwykle ciekawy sposób! A poza tym, mam pytania… i będę wdzięczna za pomoc w udzieleniu odpowiedzi na nie. 1. Czy jeżeli jest wymagane by załączyć do wniosku do KRS dwie umowy spółki, to obie muszą być odpisami notarialnymi, czy jeden może być kopią potwierdzoną za zgodność z oryginałem przez członków zarządu? I podobnie – czy muszę składać oryginał umowy najmu, czy może to być kopia potwierdzona za zgodność przez członków zarządu? A także, czy muszę składać dwa egzemplarze umowy najmu (jeden dla KRS, drugi dla US)? Będę bardzo wdzięczna za odpowiedź.

Odpowiedz

Błażej Sarzalski Październik 1, 2014 o 12:13

@Maja: 1. Tak, oba odpisy notarialne.
2. Oryginał umowy najmu.
3. Jeden egzemplarz.

Odpowiedz

Maja Październik 1, 2014 o 12:30

Bardzo dziękuję za szybką odpowiedź. Czy oryginał umowy najmu jest zwracany? Jeżeli nie, to powinno się ją podpisać w trzech egzemplarzach…?

Odpowiedz

Błażej Sarzalski Październik 3, 2014 o 08:36

@Maja: Nie jest zwykle zwracany.

Odpowiedz

Angelika Grudzień 15, 2014 o 14:02

Takie ciekawe orzeczenie w temacie… – sąd apelacyjny dopuścił odpis poświadczony za zgodność przez profesjonalnego pełnomocnika

http://orzeczenia.szczecin.so.gov.pl/content/$N/155515000004027_VIII_Ga_000066_2014_Uz_2014-04-17_001

Odpowiedz

Błażej Sarzalski Grudzień 15, 2014 o 14:07

Bardzo ciekawe orzeczenie, dziękuję serdecznie!

Odpowiedz

Dodaj komentarz

Poprzedni wpis:

Następny wpis: