Czy podstawą wpisu do KRS może być kserokopia dokumentu?

Spółka z o.o.

Błażej Sarzalski

Radca prawny, od 2011 roku wpisany na listę radców prawnych w Okręgowej Izbie Radców Prawnych w Katowicach pod numerem KT-2946, ekspert portalu Wyborcza.biz. Doradza w zakresie prawa spółek, a w szczególności tworzenia i przekształceń spółek handlowych oraz ich funkcjonowania.

Ostatnio otrzymałem na maila pytanie następującej treści:

Czy podstawą wpisu do KRS może być kserokopia dokumentu lub odpis poświadczony za zgodność z oryginałem przez radcę prawnego?

Odpowiedź na to pytanie jest zasadniczo negatywna. Jeżeli jakiś dokument, zgodnie z przepisami prawa jest podstawą wpisu do rejestru przedsiębiorców to musi być to dokument oryginalny, jedynym wyjątkiem jeżeli chodzi o kopie są odpisy lub wyciągi urzędowo poświadczone – zrównane są one w mocy z dokumentami oryginalnymi. Dokumenty takie sporządza notariusz, a w pewnym zakresie także konsul (za granicą) oraz organy administracji publicznej w zakresie swoich kompetencji.

Nie mogą być więc podstawą wpisu kserokopie ani dokumenty poświadczone za zgodność przez adwokata, radcę prawnego czy też organ administracji publicznej poza zakresem jego kompetencji. Co do tych pierwszych dwóch zawodów sytuacji nie zmieniły też zasadniczo przepisy nowelizujące ustawę o radcach prawnych oraz prawo o adwokaturze a także kodeks postępowania cywilnego w zakresie poświadczania za zgodność z oryginałem dokumentów.

UAKTUALNIENIE 17.12.2014 r. – pojawił się pogląd, że radcowie prawni i adwokaci mogą poświadczać z mocą urzędową dokumenty stanowiące podstawę wpisu w KRS.

Inaczej się sprawa ma jeżeli do KRS dostarczamy dokumenty nie będące podstawą wpisu – tj. te dokumenty, które zawierają dane nie znajdujące potem odzwierciedlenia w informacjach wpisywanych do rejestru – te mogą być już poświadczane przez adwokatów i radców prawnych, przy czym, powiedzmy sobie szczerze, potrzeba przesłania takiego dokumentu sądowi pojawia się raczej sporadycznie przy zwykłej rejestracji spółki, inaczej będzie przy innych rodzajach wpisów (takim dokumentem może być np. plan przekształcenia spółki – ale już sama umowa spółki przekształconej nie, czy też poświadczona za zgodność z oryginałem kopia opinii biegłego badającego plan przekształcenia, poświadczona kopia oświadczenia lub zaświadczenia o niekaralności, poświadczona kopia pełnomocnictwa udzielonego radcy prawnemu/adwokatowi).

Doświadczenie jednak uczy aby unikać dostarczania sądowi jakichkolwiek odpisów, dlatego w praktyce kancelarii zwykle opieram postępowanie na oryginalnych dokumentach, nawet jeżeli nie mam wątpliwości, że mógłbym podesłać sądowi poświadczony przeze mnie odpis (jedyny wyłom czynię dla udzielonych mi pełnomocnictw).

Zainteresował Cię ten wpis? Potrzebujesz mojej pomocy albo konsultacji? Skontaktuj się ze mną!

Na wiadomości e-mail odpowiadam jeszcze tego samego dnia.

    8 comments on “Czy podstawą wpisu do KRS może być kserokopia dokumentu?”

    1. Panie Błażeju, a co w sytuacji, gdy już dane dokumenty znajdują się w aktach rejestrowych Spółki, a składając wniosek o podwyższenie kapitału zakładowego spółki z o.o. z przeoczenia nie dołączyłam formularza KRS-ZE, aby uwidocznić nową ilość udziałów. Wiem, że muszę złożyć ponownie wniosek KRS-Z3 i dołączyć KRS-ZE a także go opłacić, natomiast nie wiem czy muszę ponownie składać dokumenty stanowiące podstawę wpisu czy mogę powołać się,że znajdują się już one w aktach rejestrowych? Czy np dołączyć ich ksero? Z góry dziękuję za odpowiedź.

    2. Witam! Przede wszystkim gratuluję prowadzenia profesjonalnego bloga w tak niezwykle ciekawy sposób! A poza tym, mam pytania… i będę wdzięczna za pomoc w udzieleniu odpowiedzi na nie. 1. Czy jeżeli jest wymagane by załączyć do wniosku do KRS dwie umowy spółki, to obie muszą być odpisami notarialnymi, czy jeden może być kopią potwierdzoną za zgodność z oryginałem przez członków zarządu? I podobnie – czy muszę składać oryginał umowy najmu, czy może to być kopia potwierdzona za zgodność przez członków zarządu? A także, czy muszę składać dwa egzemplarze umowy najmu (jeden dla KRS, drugi dla US)? Będę bardzo wdzięczna za odpowiedź.

    3. Bardzo dziękuję za szybką odpowiedź. Czy oryginał umowy najmu jest zwracany? Jeżeli nie, to powinno się ją podpisać w trzech egzemplarzach…?

    Dodaj komentarz

    Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany. Wymagane pola są oznaczone *

    Błażej Sarzalski Portret

    BŁAŻEJ SARZALSKI

    Radca prawny, wpisany na listę w Okręgowej Izbie Radców Prawnych w Katowicach. Od 2007 roku doradzam w zakresie prawa spółek, a w szczególności rejestracji spółek, przekształceń przedsiębiorców i spółek handlowych oraz ich bieżącego funkcjonowania.

    Przygodę z blogiem o rejestracji spółek z o.o. zacząłem we wrześniu 2011 roku. Był to dla mnie szalony rok, pełen wyzwań osobistych i zawodowych. Chcesz dowiedzieć się dlaczego?

    Poznaj moją historię!

    Zerknij na wzory umów i dokumentów niezbędnych dla Twojej spółki z o.o.

    Wzory umów i dokumentów

    Umów się na poradę w sprawie Twojej spółki z o.o.

    Skontaktuj się aby umówić porad

    KOMENTARZE

    • radca prawny Błażej Sarzalski - W S24 potrafią być naprawdę szybcy. Natomiast coraz więcej sądów radzi sobie dobrze także ze standar
    • Robert - IX Wydział Gospodarczy Wrocław: wniosek złożony przez S24 (sp. z o.o.) - środa godz. 14-15, wpis do
    • radca prawny Błażej Sarzalski - Prawo wekslowe nie wymaga nigdzie postawienia pieczęci firmowej przed podpisem i pieczątką prezesa.
    • radca prawny Błażej Sarzalski - Najprawdopodobniej nie dodał Pan oświadczenia do wniosku albo system coś pomieszał. Najłatwiej spraw
    • Jakub - Czytałem wszystkie komentarze i nie znalazłem swojego przypadku;) otóż złożyłem i załączyłem oświadc