Czy spółka z o.o. musi mieć pieczątkę?

Pieczątka spółki z o.o.

Pieczątka spółki z o.o.

Czy spółka z o.o. musi mieć pieczątkę? Do czego służy pieczątka spółki? Ze zdziwieniem odkryłem, że ktoś wszedł na moją stronę wiedziony takimi pytaniami. Szczerze mówiąc, nie wiem czy znalazł na nie odpowiedź. Więc jeżeli czytasz ten tekst droga pytająca osobo to wiedz, że odpowiedź na Twoje pytania brzmi: nie. Spółka z o.o. nie musi mieć pieczątki. Nigdzie takiego obowiązku nie zapisano, chociaż oczywiście posługiwanie się pieczątkami jest powszechne w obrocie gospodarczym. Pytanie to zainspirowało mnie jednak do szerszego spojrzenia na problem i do napisania, być może oczywistych kwestii na temat tego do czego służy pieczątka spółki.

W tym wpisie napiszę więc parę słów na temat tego do czego historycznie używano pieczęci. Jaka była i jest ich funkcja oraz napomknę o tym, co w mojej ocenie jest ważniejsze niż posiadanie pieczątki spółki z o.o.

Do czego służy pieczątka?

Pieczęć historycznie służyła jako znak własnościowy i rozpoznawczy osoby fizycznej lub osoby prawnej, wyciskany za pomocą stempla. Miała moc uwierzytelniania dokumentów, nadając im moc prawną, dokumentując ich pochodzenie, datę sporządzenia i tym podobne.  Była też i dalej jest używana jako sposób zabezpieczenia nienaruszalności zamkniętego pisma lub przedmiotu. Przez całe wieki różnego rodzaju przepisy regulowały kwestie pieczęci. Istniały takie, które ograniczały możliwość zamawiania pieczęci firmowych i nakazywały weryfikację zamawiającego. W średniowieczu istniały całe procedury służące walidacji pieczęci. W aktualnym stanie prawnym nie ma jednak takich wymogów. Jedynymi przepisami, które w pewien sposób chronią prawo do używania pieczęci są przepisy Kodeksu karnego o fałszerstwach. Użycie jako autentycznej pieczęci celem sfałszowania dokumentu jest oczywiście przestępstwem. O takich sytuacjach pisałem w przewrotnym wpisie na temat kradzieży spółki z o.o.

Realnie więc pieczątka spółki aktualnie służy tylko do tego by wbijać ją w niezliczone formularze, które wciąż zawierają w sobie pole na przyłożenie pieczęci. Nic jednak się nie stanie, jeżeli takiej pieczątki nie masz.

Jakie dane muszą się znaleźć na pieczątce firmowej spółki z o.o.?

W sieci znajdziesz z pewnością też informacje na temat tego jakie dane powinny znaleźć się na pieczątce firmowej. To nie jest jednak tak, że jest jakiś przepis, który mówi z jakich elementów składać się ma pieczątka. Jak wspomniałem wyżej, skoro nie ma obowiązku posiadania pieczątki to nie ma też przepisów regulujących jej treść. Istnieje za to szereg przepisów, które nakładają na spółki z o.o. obowiązek odpowiedniej identyfikacji spółki w pismach, których spółka jest nadawcą.

Przykładowo art. 206 Kodeksu spółek handlowych wymaga, aby pisma i zamówienia handlowe składane przez spółkę w formie papierowej i elektronicznej, a także informacje na stronach internetowych spółki, zawierały:

  • firmę spółki, siedzibę i adres spółki
  • oznaczenie sądu rejestrowego, w którym przechowywana jest dokumentacja spółki oraz numer pod którym spółka jest wpisana do rejestru;
  • numer identyfikacji podatkowej (NIP);
  • wysokość kapitału zakładowego, a dla spółki, której umowę zawarto przy wykorzystaniu wzorca umowy, do czasu pokrycia kapitału zakładowego, także informację, że wymagane wkłady na kapitał zakładowy nie zostały wniesione.
  • oznaczenie grupy spółek, jeżeli spółka do niej należy.

Dane firmowe nie muszą znajdywać się na pieczątce spółki

Jak sami widzicie cytowany wyżej przepis dotyczy oznaczania pism i zamówień handlowych, a nie treści pieczęci. Jeżeli spółka korzysta z papieru firmowego zawierającego powyższe dane to nie ma potrzeby używania pieczątki spółki. Wśród obowiązkowych danych nie ma, jak widzicie, numeru REGON.

Pieczątka spółki a informatyzacja obrotu gospodarczego

Od dobrych kilku lat zamiast pieczątki członkowie zarządów spółki mają obowiązek stosowania podpisów kwalifikowanych. Aktualnie to nie pieczątka świadczy o pochodzeniu szeregu dokumentów, ale podpisy elektroniczne. Podpisy elektroniczne różnego typu identyfikujące członka zarządu potrzebne są do:

Z tej perspektywy dla działania spółki ważniejszy jest Profil Zaufany prezesa niż jakakolwiek pieczątka. Na koniec wrzucę tutaj trochę prywaty. Jako dziecko uwielbiałem bawić się pieczątkami! Mój dziadek miał wspaniałą malutką czerwoną pieczątkę ze swoim nazwiskiem i stopniem naukowym. Było w tym coś magicznego. Dziś widzę, że moje dzieci nie widzą w pieczątkach niczego fascynującego. Chyba nawet one czują, że pieczątki odchodzą do lamusa.

Share on facebook
Share on twitter
Share on linkedin

Potrzebujesz mojej pomocy?

Skontaktuj się ze mną!

+48 (32) 764-15-80

kancelaria@opieka-prawna.eu

Błażej Sarzalski

Błażej Sarzalski

Radca prawny, wpisany na listę w Okręgowej Izbie Radców Prawnych w Katowicach, ekspert portalu Wyborcza.biz. Doradza w zakresie prawa spółek, a w szczególności tworzenia i przekształceń spółek handlowych oraz ich funkcjonowania.

Błażej Sarzalski

Błażej Sarzalski

Radca prawny, wpisany na listę w Okręgowej Izbie Radców Prawnych w Katowicach, ekspert portalu Wyborcza.biz. Doradza w zakresie prawa spółek, a w szczególności tworzenia i przekształceń spółek handlowych oraz ich funkcjonowania.

Zostaw komentarz

2 odpowiedzi

  1. Gdzieś w latach '2000, lub nawet wcześniej, niektórzy w internecie zastanawiali się, czy pieczątka jest niezbędna. W tamtych czasach posiadanie firmy nierozerwalnie wiązało się z jej posiadaniem i dla każdego było to oczywiste, że się ją ma. A nawet, że „jest obowiązkowa”. Dopiero później zaczęły pojawiać się działalności gospodarcze bez pieczątki, choć bardziej z oszczędności („firmy-krzak”), co jeszcze bardziej wzmogło prestiż posiadania pieczątki i odróżniało „prawdziwe firmy”, od tych, „które nawet pieczątki nie mają”.
    Ad rem: były wówczas dyskusje w internecie, „czy pieczątka jest obowiązkowa”. A przyznać trzeba, że kwestionowanie tego obowiązku było uznawane niemal za świętokradztwo. Jak to bez pieczątki. Musi być, i koniec. Bo „pani w urzędzie”, bo to, bo tamto. Mało kto zastanawiał się nad wymaganiami, które wynikały by z przepisów prawa. Mimo to takie wyjątkowe osoby się zdarzały. Konkluzja z ówczesnych dyskusji była, jak na tamte czasy, dość odważna: firma nie musi posiadać pieczątki. Jednakże, jak to często bywa w gąszczu naszej biurokracji, był jeden wyjątek. Otóż jakiś-tam formularz ZUS, mający oparcie w jakimś przepisie/rozporządzeniu, składał się z pól, gdzie jednym z nich była „pieczątka firmowa”, niby obowiązkowa do poprawnego wypełnienia formularza. Co śmielsi proponowali wówczas, aby dla poprawnego wypełnienia formularza przez firmę, która nie posiada pieczątki, wyrobić sobie pieczątkę z napisem „firma nie posiada pieczątki” 🙂

    1. Haha, świetna historia.

      Teoretycznie nadal w wielu formularzach urzędowych (tych, które jeszcze nie zostały zinformatyzowane), jest miejsce na pieczątkę firmową, albo na pieczątkę osobową – typu „członek zarządu” albo „prezes zarządu”, ale na szczęście są one zupełnie opcjonalne.

      Przyznać trzeba jednak, że pieczątkoza ma się całkiem dobrze. Ja szczerze mówiąc widzę tylko jedno użyteczne zastosowanie pieczątki firmowej (które też łatwo zastąpić), mianowicie ułatwia ona wysyłanie korespondencji papierowej. Nie trzeba na każdym liście pisać adresu własnego. I tyle tych „przewag” 🙂

Dodaj komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany.

O mnie

Zakładanie i rejestracja spółki z o.o.

Radca prawny, wpisany na listę w Okręgowej Izbie Radców Prawnych w Katowicach. Od 2007 roku doradza w zakresie prawa spółek, a w szczególności rejestracji spółek, przekształceń przedsiębiorców i spółek handlowych oraz ich bieżącego funkcjonowania.

Poszukujesz gotowych rozwiązań prawnych?

Ostatnie wpisy

Przepisy

Tu się udzieliłem

Chcesz być ze mną na bieżąco?
Zapisz się na bezpłatny newsletter!