Zmiana umowy spółki z o.o.

Z mojej praktyki jako radcy prawnego wynika, że dobrze napisana umowa spółki z o.o. pozwala na stabilne prowadzenie biznesu, wyważenie interesów poszczególnych wspólników oraz przygotowanie spółki na trudne czasy. Dobrze skonstruowana umowa daje pewność prowadzenia biznesu. Decydując się na otwarcie spółki z o.o. przyszli wspólnicy często myślą o tym jak najszybciej rozpocząć działalność, nie myślą natomiast o tym jak napisać umowę spółki z o.o. W takiej sytuacji zmiana umowy spółki z o.o. może stać się koniecznością. O tej i o innych kwestiach związanych ze zmianą umowy spółki z ograniczoną odpowiedzialnością napiszę w dzisiejszym wpisie.

Zmiana umowy spółki z ograniczoną odpowiedzialnością – kiedy należy jej dokonać?

Umowa spółki z ograniczoną odpowiedzialnością stanowi podstawowy dokument regulujący funkcjonowanie spółki z o.o. Dobrze napisana umowa spółki z o.o. określa nie tylko prawa i obowiązki wspólników, reguluje działanie organów spółki, sposób prowadzenia jej spraw oraz reprezentacji, ale pozwala też na zapobieganie sytuacjom kryzysowym oraz stwarza możliwości działania w sytuacjach kryzysowych. Źle napisana umowa spółki zamyka wiele furtek, przedłuża trwanie szeregu procedur i utrudnia prowadzenie działalności przez spółkę. Dlatego z mojej perspektywy oczywiście najlepiej zaprojektować od razu naprawdę dobrą umowę spółki.

Ponieważ jednak nie żyjemy w idealnym świecie, a zawierane pierwotnie umowy nie zawsze odpowiadają potrzebom wspólników, zmianę umowy spółki z o.o. zalecam rozważyć, gdy:

• pierwotna umowa spółki została zawarta w systemie S24 (EMS) – w takiej sytuacji umowa spółki to tak naprawdę predefiniowany wzorzec umowy, taki sam dla każdej spółki. Jak rzadko kiedy sprawdza się tutaj powiedzenie: jak coś jest do wszystkiego…
• planujesz przygotować spółkę na wejście inwestora – chociaż inwestor zwykle i tak negocjuje zmianę umowy spółki to warto negocjować już z pozycji postanowień, które w umowie spółki się znalazły,
• chcesz zabezpieczyć spółkę przed skutkami rozwodu wspólnika – bardzo rzadko w umowach spółki znajdują się postanowienia zabezpieczające spółkę przed wejściem skonfliktowanego małżonka do spółki,
• wdrażasz planowanie spadkowe – umowa spółki pozwala na ograniczenie wstąpienia spadkobierców wspólnika do spółki, a odpowiednia zmiana umowy może stanowić zarówno element planowania spadkowego, jak i ochrony pozostałych wspólników przed działaniami spadkobierców zmarłego,
• pierwotna umowa spółki nie była dopasowana do potrzeb wspólników.

Kiedy trzeba zmienić umowę spółki z o.o.?

Warto też wspomnieć, że w sytuacjach dokonywania pewnych zmian w spółce zmiana umowy spółki z o.o. jest obligatoryjna, należą do nich:

• zmiana firmy (nazwy) spółki,
• zmiana siedziby spółki,
• zmiana przedmiotu działalności spółki,
• obniżenie kapitału zakładowego oraz jego podwyższenie (w większości sytuacji),
• zmiana sposobu reprezentacji spółki,
• wprowadzenie instytucji powtarzających się świadczeń niepieniężnych,
• zmianę czasu trwania spółki,
• wprowadzenie lub zmianę ograniczeń w zbywaniu udziałów,
• sytuacja, gdy chcemy wprowadzić obowiązek dopłat do spółki.

Czego może dotyczyć zmiana umowy sp. z o.o.?

Jakie zmiany mogą zostać wprowadzone w umowie spółki? W zasadzie każda zmiana pierwotnej umowy spółki z o.o. jest dopuszczalna, a wspólnicy mogą w granicach prawa zmieniać, usuwać oraz dodawać poszczególne postanowienia do umowy spółki. Należy przy tym pamiętać, że zmiana umowy spółki z ograniczoną odpowiedzialnością wymaga przeprowadzenia procedury określonej przepisami Kodeksu spółek handlowych. Kwestię co powinna zawierać umowa spółki z o.o. – poruszyłem w odrębnym artykule.

Procedura zmiany umowy spółki z o.o.

Dokonanie skutecznej zmiany umowy spółki z ograniczoną odpowiedzialnością zależy od decyzji wspólników i przebiega w sformalizowanej procedurze składającej się z kilku etapów.

Zgromadzenie wspólników a zmiana umowy spółki z o.o.

Zmiana umowy spółki z o.o. co do zasady wymaga odbycia zgromadzenia wspólników. Zgodnie z art. 238 Kodeksu spółek handlowych zgromadzenie wspólników zwołuje zarząd spółki za pomocą listów poleconych lub przesyłek nadanych pocztą kurierską, wysłanych co najmniej dwa tygodnie przed terminem zgromadzenia wspólników. Zamiast listu poleconego lub przesyłki nadanej pocztą kurierską, zawiadomienie może być wysłane wspólnikowi na adres do doręczeń elektronicznych albo pocztą elektroniczną, jeżeli uprzednio wyraził na to pisemną zgodę, podając adres, na który zawiadomienie powinno być wysłane. W zaproszeniu należy oznaczyć dzień, godzinę i miejsce zgromadzenia wspólników oraz szczegółowy porządek obrad. W przypadku zamierzonej zmiany umowy spółki należy wskazać istotne elementy treści proponowanych zmian. Najczęściej dokonuje się opisując jakie paragrafy są dodawane, usuwane lub zmieniane. W przypadku, gdy wszyscy wspólnicy w spółce są zgodni co do kierunku zmian w umowie spółki zwoływanie zgromadzenia nie jest konieczne, w takim przypadku, na podstawie art. 240 k.s.h. dopuszczalne jest odbycie zgromadzenia, jeżeli uczestniczą w nim wszyscy wspólnicy spółki (tj. cały kapitał zakładowy), żaden ze wspólników nie wniesie sprzeciwu co do porządku obrad.

Należy też pamiętać, że zmiana umowy spółki z o.o. nie będzie możliwa, jeżeli na zgromadzeniu wspólników nie będzie kworum przewidzianego umową spółki. Kworum jest to określona ilość udziałów, która musi być reprezentowana na zgromadzeniu wspólników aby było ono ważne i zdolne do podejmowania uchwał.  Jeżeli umowa spółki nie stanowi inaczej, zgromadzenie wspólników jest ważne bez względu na liczbę reprezentowanych na nim udziałów.

Jedynie wyjątkowo, w odniesieniu do zmian umowy, które mogą być dokonane w formie elektronicznej – na podstawie wzorca uchwały – można odstąpić od zgromadzenia wspólników. W takim przypadku wystarczy podpisać uchwałę w systemie S24. Należy jednak pamiętać, że zakres zmian umowy spółki w systemie S24 jest niewielki i pozwala na zmianę jedynie najbardziej podstawowych kwestii, takich jak nazwa, siedziba, sposób reprezentacji czy przedmiot działalności spółki.

Forma zmiany umowy spółki z o.o.

Umowa spółki z o.o. może zostać zmieniona jedynie na podstawie uchwały zaprotokołowanej przez notariusza. W praktyce więc zgromadzenia wspólników zwoływane są albo w kancelarii notarialnej albo zarząd zaprasza notariusza do protokołowania przebiegu zgromadzenia wspólników pod adresem spółki. Zmiana umowy spółki dokonana w formie pisemnej jest w związku z tym nieważna i nie wywołuje skutków prawnych. Jedynym wyjątkiem od zasady aktu notarialnego przy zmianie umowy spółki z o.o. jest skorzystanie z elektronicznego wzorca uchwały zawartego w systemie S24.

Uchwała dotycząca zmiany umowy spółki

Sama zmiana umowy sp. z o.o. następuje w formie uchwały zgromadzenia wspólników, która znajduje się w protokole notarialnym. Uchwała taka powinna precyzować jakie jednostki redakcyjne (paragrafy, ustępy) są dodawane, usuwane lub zmieniane. Dopuszczalne jest także zastąpienie całej dotychczasowej umowy spółki nową treścią.

Jaka większość głosów potrzebna jest do zmiany umowy spółki z o.o.?

Uchwały dotyczące zmiany umowy spółki zapadają większością dwóch trzecich głosów. Chodzi w tym przypadku o głosy wynikające z reprezentowanych udziałów. W większości spółek na jeden udział przypada jeden głos. Należy przy tym pamiętać, że zgodnie z przepisem art. 246 § 3 Kodeksu spółek handlowych uchwała dotycząca zmiany umowy spółki, zwiększająca świadczenia wspólników lub uszczuplająca prawa udziałowe bądź prawa przyznane osobiście poszczególnym wspólnikom, wymaga zgody wszystkich wspólników, których dotyczy. Oznacza to, że nie każdą zmianę umowy spółki można wprowadzić, a przykładem zmian, co do których wymagana jest zgoda wspólników jest np. wprowadzenie do umowy spółki obowiązku dopłat, powtarzających się świadczeń niepieniężnych, innych osobistych zobowiązań wspólnika lub odebranie wspólnikowi uprawnień osobistych lub uprzywilejowania.

Zmiana umowy spółki z o.o. – od kiedy obowiązuje?

Zmiana umowy spółki wchodzi w życie i jest skuteczna dopiero z momentem wpisania jej do rejestru przedsiębiorców (KRS) przez sąd rejestrowy, dlatego zgłoszenie zmian w umowie spółki do KRS jest obligatoryjnym elementem procedury zmiany umowy spółki.

Rejestracja zmian umowy spółki w KRS i ogłoszenie w Monitorze Sądowym i Gospodarczym – w jakim terminie?

Na zgłoszenie zmian umowy spółki do KRS zarząd spółki ma 6 miesięcy od dnia podjęcia uchwały. W przypadku, gdy zgłoszenie takie nie wpłynie do sądu w tym terminie, sąd odmówi rejestracji zmian. To z kolei spowoduje, że zmiana w umowie spółki z o.o. nie dojdzie do skutku. Szczególny termin zastrzeżony jest dla zmian umowy spółki w trybie S24, w takim przypadku od podjęcia uchwały wspólników do momentu zgłoszenia zmian w KRS nie może minąć więcej niż 7 dni.

Czy zmianę umowy spółki z o.o. trzeba zgłaszać do urzędu skarbowego?

Zmiana umowy spółki co do zasady nie wymaga zgłoszenia do urzędu skarbowego. Jedynie w przypadku, gdy wraz ze zmianą umowy dochodzi do podwyższenia kapitału zakładowego należy złożyć we właściwym urzędzie skarbowym deklarację PCC-3 i zapłacić podatek w wysokości 0,5% wartości podwyższonego kapitału zakładowego. Podatek PCC należy wpłacić na konto właściwego urzędu skarbowego (decyduje siedziba spółki) w terminie 14 dni od dnia podjęcia uchwały w przedmiocie podwyższenia kapitału zakładowego. Do tego samego urzędu i w tym samym terminie zarząd ma obowiązek złożyć także deklarację PCC-3. Zgodnie z treścią art. 11 ust. 1 pkt 4 Ustawy o podatku od czynności cywilnoprawnych spółka może uzyskać zwrot zapłaconego podatku, gdy podwyższenie kapitału zostanie zarejestrowane w wysokości niższej niż określona w uchwale.

Pomoc prawna w zakresie zmiany umowy spółki – koszty

Z mojego doświadczenia wynika, że przy zmianach umowy spółki należy liczyć się z następującymi kosztami obsługi prawnej:

• w przypadku sporządzania protokołu zgromadzenia wspólników przez notariusza taksa notarialna wynosi: 750 zł netto za sporządzenie protokołu zgromadzenia wspólników spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, jedynie w przypadkach związanych z podwyższeniem kapitału zakładowego notariusz naliczy taksę zależną od wartości podwyższenia,
• opłata sądowa za zgłoszenie zmian umowy spółki do rejestru oraz ogłoszenie w Monitorze Sądowym i Gospodarczym wynosi zbiorczo 350 złotych,
• koszty usług prawników związanych ze zmianami w umowie spółki (projekty zmian, zgłoszenia do rejestru) wynoszą od 1000-1500 zł netto wzwyż.

Podsumowanie: Zmiana umowy spółki z o.o.

Umowa spółki z ograniczoną odpowiedzialnością (sp. z o.o.) stanowi fundament jej funkcjonowania, określając prawa i obowiązki wspólników oraz zasady działania organów spółki. W miarę rozwoju działalności czy zmieniających się okoliczności biznesowych może zaistnieć potrzeba modyfikacji jej postanowień.

Kiedy należy dokonać zmiany umowy spółki?

Zmiana umowy spółki jest wskazana w sytuacjach takich jak:

• Rozszerzenie działalności: wprowadzenie nowych przedmiotów działalności wymaga aktualizacji umowy.
• Zmiana struktury kapitałowej: podwyższenie lub obniżenie kapitału zakładowego.
• Zmiana siedziby spółki: przeniesienie siedziby do innej miejscowości.
• Zmiany w składzie organów: modyfikacje dotyczące zarządu czy rady nadzorczej.
• Wprowadzenie nowych postanowień: np. dotyczących uprzywilejowania udziałów czy zasad zbywania udziałów.

Procedura zmiany umowy spółki:

1. Zwołanie zgromadzenia wspólników: Zarząd zwołuje zgromadzenie, na którym omawiane będą proponowane zmiany.
2. Podjęcie uchwały: Zmiana umowy wymaga uchwały zgromadzenia wspólników. Zgodnie z Kodeksem spółek handlowych, uchwała taka powinna być podjęta większością 2/3 głosów, chyba że umowa spółki przewiduje surowsze warunki.
3. Forma aktu notarialnego: Uchwała o zmianie umowy spółki musi być sporządzona w formie aktu notarialnego.
4. Zgłoszenie do KRS: Zmiany w umowie spółki wymagają zgłoszenia do Krajowego Rejestru Sądowego w terminie 6 miesięcy od podjęcia uchwały.
5. Ogłoszenie w Monitorze Sądowym i Gospodarczym: Po wpisie do KRS, zmiany są ogłaszane w Monitorze Sądowym i Gospodarczym.

Koszty związane ze zmianą umowy spółki:

• Taksa notarialna: zależna od wartości zmiany, np. przy podwyższeniu kapitału zakładowego.
• Opłaty sądowe: za wpis do KRS oraz ogłoszenie w Monitorze Sądowym i Gospodarczym.
• Ewentualne koszty doradztwa prawnego: w przypadku skorzystania z usług kancelarii prawnej.

Przed przystąpieniem do procedury zmiany umowy spółki warto skonsultować się z prawnikiem specjalizującym się w prawie spółek, aby zapewnić prawidłowość procesu oraz dostosować postanowienia umowy do aktualnych potrzeb biznesowych.