Najem lokalu dla spółki z o.o.

Dawno temu, gdy zaczynałem swoją karierę prawniczą, jednym z dokumentów wymaganych przez KRS do złożenia poprawnego wniosku o rejestrację spółki była umowa najmu lokalu dla spółki z o.o. lub inny dokument poświadczający, że spółka zabezpieczyła odpowiednie miejsce dla prowadzenia swojej działalności gospodarczej. W praktyce zarówno wtedy, jak i dziś najem lokalu dla spółki z o.o. jest podstawową formą zadbania o potrzeby spółki z o.o. w zakresie zapewnienia jej miejsca dla prowadzenia działalności. O tym dlaczego wynajem lokalu spółce z o.o. przez wspólnika jest najbardziej optymalnym rozwiązaniem dla zapewnienia prawidłowości rejestracji spółki z o.o. opowiem w dzisiejszym wpisie.

Czy spółka z o.o. musi mieć swój adres?

Spółka z o.o. musi mieć swój adres. Adres jest konkretnym miejscem w miejscowości, w której spółka ma swoją siedzibę, z którego spółka prowadzi swoją działalność. Wymóg posiadania przez spółkę adresu wynika z przepisu art. 166  §  1 pkt 1 Kodeksu spółek handlowych, który traktuje adres jako konieczny element zgłoszenia spółki do KRS. Niezależnie od obowiązku wynikającego z Kodeksu spółek handlowych posiadanie przez spółkę adresu weryfikowane jest przez Urząd Skarbowy podczas składania formularza identyfikacyjnego NIP-8 oraz przy rejestracji spółki jako podatnika VAT.

To jaki charakter musi mieć adres spółki, czy musi być to jakieś konkretne pomieszczenie, wyposażone w konkretną infrastrukturę, czy też nie bywa kwestią sporną między spółkami a urzędami skarbowymi. Na potrzeby niniejszego artykułu można jednak przyjąć, że wszystkie spółki z o.o. muszą mieć miejsce, w którym, choćby formalnie, na potrzeby urzędu, prowadzona jest działalność gospodarcza. Czasem takim miejscem jest biuro wirtualne, co bywa dopuszczane przez urzędy, choć nie musi, o wiele częściej jednak spółki mają swoje adresy w fizycznych lokalach.

Ponieważ moje doświadczenia z adresem w biurze wirtualnym opisałem w innym wpisie (Spółka z o.o. w biurze wirtualnym – za czy przeciw?) dzisiaj skupimy się na dosyć częstej w praktyce sytuacji, w której spółka korzysta z nieruchomości (lokalu) będącego własnością wspólnika. W tym zakresie wspólnik ma dwie opcje, może on wnieść nieruchomość do spółki z o.o. tytułem wkładu lub wynająć nieruchomość spółce z o.o.

Czy wnosić nieruchomość do spółki z o.o.?

Z mojego doświadczenia wynika, że wspólnicy często stoją przed dylematem wyrażającym się w pytaniu o to czy wnosić nieruchomość do spółki z o.o. Dysponują oni lokalami mieszkalnymi, czasami też użytkowymi, jak garaże, magazyny czy nawet większe hale produkcyjne pozostające w osobistym majątku i rozważają, czy dobrym pomysłem jest wniesienie nieruchomości do spółki. Czasami są to grunty, na których chcą coś wybudować.

Zanim odpowiem na to pytanie muszę zaznaczyć, że każda sytuacja jest inna i odpowiedź na pytanie o wnoszenie nieruchomości do spółki nie musi być jednakowa dla każdej sytuacji. Dlatego tak ważne jest skonsultowanie się w tym zakresie z radcą prawnym lub doradcą podatkowym.

Mogę jednak pokusić się o odpowiedź, która będzie miała sens w znacznej większości przypadków. W moim doświadczeniu wnoszenie nieruchomości do spółki z o.o. nie ma sensu. O wiele lepszym rozwiązaniem jest najem lokalu wspólnika do spółki.

Dlaczego nie wnosić nieruchomości do spółki z o.o.?

Są dwa powody, dla których wniesienie nieruchomości (lokalu) do spółki z o.o. nie jest najbardziej optymalnym rozwiązaniem:

• zabezpieczenie majątku osobistego,
• optymalizacja podatkowa.

Zabezpieczenie majątku osobistego wspólnika

Według raportu PARP z 2024 roku wskaźnik przeżywalności polskich firm wyniósł 67,0%. Ten sam raport dostarcza danych na temat osób prawnych. Jak się okazuje wyższa przeżywalność pierwszego roku działalności charakteryzowała osoby fizyczne niż prawne (odpowiednio – 68,5% vs. 58,7%). Oznacza to, że jednej na dwie spółki z o.o. biznes nie wychodzi.

Patrząc z tej perspektywy narażanie własnego majątku, np. lokali czy budynków na ryzyko utraty nie wydaje się mądrym pomysłem. Nieprzypadkowo spółka z ograniczoną odpowiedzialnością nazywa się w ten sposób. W tej spółce chodzi o to aby odpowiedzialność ograniczać. Nie ograniczymy jej, jeżeli potencjalnym wierzycielom damy na tacy nieruchomość lub lokal.

Wrzucenie najmu nieruchomości w koszty spółki

Co jednak istotniejsze, wniesienie nieruchomości do spółki z o.o. – np. w drodze tzw. aportu wcale nie jest optymalne podatkowo, a dalsza jej sprzedaż tym bardziej. Dlatego pozostawienie nieruchomości w majątku prywatnym długoterminowo pozwala optymalizować obciążenia fiskalne związane z dalszą odsprzedażą nieruchomości oraz z wniesieniem jej do spółki. Z tej perspektywy wynajem lokalu spółce daje więc podwójną korzyść. Nie tylko unikamy opodatkowania przy wnoszeniu wkładu, ale też tworzymy koszty dla spółki.

Najem lokalu wspólnika do spółki z o.o. – pytania i odpowiedzi

W pytaniami w temacie najmu lokalu dla spółki z o.o. spotykam się praktyczne przy każdej prowadzonej przeze mnie rejestracji spółki. Postanowiłem zebrać więc je wszystkie i raz na zawsze się z nimi rozprawić.

Czy spółka z o.o. może wynająć lokal lub jego część od wspólnika lub członka zarządu?

Tak, spółka z o.o. może wynająć lokal lub jego część zarówno od wspólnika, jak i członka zarządu. Nie ma w tym zakresie żadnych ograniczeń a umowa najmu lokalu pod siedzibę spółki z o.o. gdy właściciel to członek zarządu jest absolutnie dopuszczalna. W sytuacji takiego rodzaju najmu trzeba jednak zadbać o dwie podstawowe kwestie: należytą reprezentację i rynkowe warunki transakcji. Umowa spółki z członkiem zarządu wymagać będzie podpisania jej przez pełnomocnika powołanego uchwałą zgromadzenia wspólników na podstawie art. 210 k.s.h. Takim pełnomocnikiem może być inny wspólnik lub członek zarządu albo prokurent (co do niedawna było dyskusyjne, zostało jednak wyjaśnione w najnowszym orzeczeniu Sądu Najwyższego), ale także zupełnie niezwiązana ze spółką osoba trzecia.

Jaka powinna być kwota czynszu za najem lokalu prywatnego do spółki z o.o.?

Decydując się na najem lokalu prywatnego do spółki należy pamiętać, że tego typu umowa stanowi transakcję między podmiotami powiązanymi. Spółką i wspólnikami lub członkami zarządu. Przepisy prawa podatkowego wskazują, że w takich przypadkach strony mają obowiązek ustalić warunki transakcji w taki sam sposób jakby zrobiły to podmioty ze sobą niepowiązane. Zbyt wysokie kwoty mogą stanowić podstawę do tego aby urząd skarbowy nie uznał ich w całości za koszt uzyskania przychodu spółki.

Praktyczna wskazówka: Decydując się na najem nieruchomości do spółki z o.o. sprawdź komercyjne oferty najmu nieruchomości o podobnej charakterystyce, wartości i położeniu.  Ustal wysokość czynszu najmu w sposób nieodbiegający istotnie od średniej rynkowej. Zachowaj te oferty dla celów dowodowych. Oferty możesz znaleźć na powszechnie dostępnych portalach nieruchomościowych, takich jak Otodom.

Czy wynajmując lokal spółce wspólnik płaci wyższy podatek od nieruchomości?

Wynajęcie spółce z o.o. lokalu przez wspólnika wcale nie oznacza, że wspólnik zapłaci wyższy podatek od nieruchomości. Wszystko zależy od tego w jaki sposób wynajmowana powierzchnia rzeczywiście jest wykorzystana. Jeżeli powierzchnia wykorzystywana jest tylko i wyłącznie w celach prowadzonej działalności gospodarczej, to mamy do czynienia z wyższym podatkiem od nieruchomości i w takim wypadku jako właściciele nieruchomości winniśmy złożyć zgłoszenie DN-1 w Urzędzie Miasta. Jeżeli natomiast wynajmowana powierzchnia lub lokal nie służy tylko i wyłącznie prowadzonej działalności gospodarczej, ale również np. na cele mieszkalne to brak jest podstaw do zastosowania wyższych stawek podatku od nieruchomości.

Czy umowę najmu nieruchomości do spółki z o.o. ktoś weryfikuje?

Tak, zawarcie umowy najmu nieruchomości (lokalu) do spółki z o.o. weryfikowane jest przez Urząd Skarbowy przy okazji identyfikacji nowego podatnika. Powszechną praktyką urzędników jest żądanie kopii umowy najmu przy składaniu formularzu NIP-8. Należy też się spodziewać, że urzędnicy będą chcieli odwiedzić nas w naszym lokalu dokonując faktycznego sprawdzenia, czy spółka ma nie tylko formalny, ale też realny tytuł do lokalu.

Jak dużą powierzchnię wynająć spółce?

Nie ma konkretnych wytycznych w tym zakresie. Ponieważ przy tego typu transakcji należy kierować się jednak regułami rynkowymi to zalecam, aby uzależnić ilość wynajmowanej powierzchni od realnych potrzeb spółki. Inaczej będzie w sytuacji, gdy spółka od razu zatrudnia kilku pracowników, których trzeba gdzieś posadzić, a inaczej gdy zarządzana jest przez jedną osobę, która wynajmuje jej mieszkanie.

Jako anegdotę mogę przytoczyć sytuację, w której urzędnicy skarbowi czasem z uśmiechem i przymrużeniem oka przyjmowali nawet 7-10 m2.

Jakie podatki zapłacę jako wynajmujący lokal spółce z o.o.?

Jeżeli wynajmujesz prywatny lokal spółce z o.o. od 1 stycznia 2023 r. masz tylko jeden sposób rozliczenia sposób rozliczenia – na zasadach ryczałtu od przychodu (stawka 8,5% oraz 12,5% od nadwyżki przychodów ponad 100 tys. zł). W sytuacji gdy prowadzisz działalność gospodarczą w zakresie najmu możesz wybrać też podatek liniowy. Może się zdarzyć także, że będziesz musiał zapłacić podatek VAT, niezależnie od tego czy formalnie prowadzisz działalność gospodarczą.

Czy najem podlega pod podatek VAT?

Tak, najem nieruchomości spółce podlegać będzie podatkowi VAT. Ustawa o podatku od towarów i usług (VAT) ma swoją własną definicję działalności gospodarczej. Jest ona niezależna od tego, czy jako wynajmujący prowadzisz rzeczywiście zarejestrowaną w urzędzie działalność gospodarcza. Wykorzystanie swoich własnych dóbr do regularnego osiągania dochodu (czynszu najmu) klasyfikuje się jako działalność gospodarcza. Nie oznacza to jednak, że zawsze zapłacisz podatek VAT. W przypadku najmu osoby fizyczne nieprowadzące działalności gospodarczej mogą skorzystać z tzw. zwolnienia podmiotowego od obrotu. Limit dla zwolnienia wynosi 200.000 zł rocznie, ale uwaga, rozliczany jest on proporcjonalnie do okresu w roku, w którym zaczynamy działalność, tj. w tym wypadku najem lokalu spółce.

Wzór umowy najmu lokalu dla spółki z o.o.

Jeżeli interesuje Cię wzór umowy najmu lokalu dla spółki z o.o. – także od wspólnika lub członka zarządu to zapraszam do mojego blogowego sklepu, gdzie udostępniam możliwość pobrania wzoru, który łatwo dostosujesz do swoich potrzeb.