Spółka w biurze wirtualnym, za czy przeciw – omówienie problemu (2024)

Spółka w biurze wirtualnym wydaje się interesująca dla wielu osób rozpoczynających działalność. Upraszcza wiele procesów, ale czy wirtualne biuro jest legalne? Temat rejestracji spółki z ograniczoną odpowiedzialnością w wirtualnych biurach pojawiał się na łamach mojego bloga kilkakrotnie. Powodem tego była praktyka urzędów skarbowych. Pewnego pięknego dnia skarbówka zaczęła robić problemy spółkom wskazującym wirtualne biuro jako adres rejestracji. Chodziło o odmowę nadawania numeru identyfikacji podatkowej dla spółek w biurach wirtualnych. Problem ten teraz zasadniczo nie występuje, ponieważ nadanie numeru podatkowego następuje automatycznie. NIP wpisywany jest do KRS bez konieczności składania wniosku do urzędu skarbowego. Jednakże rejestracja spółki w biurze wirtualnym nadal ma pewne skutki, które trzeba wziąć pod uwagę decydując się na własny biznes.

Czy wirtualne biuro jest legalne?

Czy wirtualne biuro jest zgodne z prawem? Najkrótsza możliwa odpowiedź jest taka, że biuro wirtualne, jako miejsce, które jest adresem pod którym odbierana jest korespondencja spółki jest legalne i zgodne z prawem. Tego typu działalność prowadzona jest przez wiele podmiotów i także wiele spółek korzysta z rozwiązań jakie daje biuro wirtualne.

Jak działa biuro wirtualne?

Jak każde rozwiązanie biuro wirtualne ma swoje zalety, ale też ograniczenia. Do zalet należy przede wszystkim taniość takiego rozwiązania. Nie musisz wydawać dziesiątek tysięcy złotych na biuro w Warszawie czy innej dużej aglomeracji, kiedy możesz z powodzeniem wykorzystać wirtualne biuro. Usługa biura wirtualnego polega na tym, że podmiot operujący biurem daje Ci na mocy umowy prawo do zarejestrowania adresu spółki pod adresem tego podmiotu oraz świadczy dodatkowe usługi sekretarskie, takie jak odbiór czy skanowanie korespondencji, odbieranie telefonów. Rozwiązanie takie jest bardzo wygodne dla małych firm, które nie potrzebują rozbudowanego zaplecza biurowego.

Jakie problemy z urzędem skarbowym mogą być związane z rejestracją spółki w biurze wirtualnym?

Problemem dla niektórych spółek w wirtualnym biurze może być zarejestrowanie się do podatku od towarów i usług. Nie jest to aktualnie też częsty problem ponieważ większość wirtualnych biur współpracuje z urzędami skarbowymi. Wypracowali sobie po prostu praktykę kontaktu z urzędami i informowania o wszelkich problemach z klientami, takich jak np. nieodbieranie korespondencji. Dlatego też problem ten nie jest teraz często spotykany, choć warto w takich przypadkach wskazanie w formularzu VAT-R alternatywnego adresu dla prowadzenia działalności gospodarczej, szczególnie gdy chodzi np. o magazyn, czy placówki handlowe.

Wirtualne biuro a kontrola urzędu skarbowego

Biura wirtualne często zastrzegają, że nie możesz przechowywać ksiąg i dokumentów spółki na ich terenie, chyba że korzystasz także z usług księgowych. Ponieważ zgodnie z art. 285a ordynacji podatkowej masz obowiązek udostępnienia miejsca do kontroli urzędnikom skarbowym to warto zadbać aby umowa wirtualnego biura przewidywała takie możliwości albo abyś mógł udostępnić inny lokal celem prowadzenia kontroli podatkowej. Na szczęście problemów tego typu jest coraz mniej, ponieważ większość kontroli ma charakter odmiejscowiony, odbywają się w urzędzie skarbowym

Wirtualne biuro a kontrola skarbowa

Spółki z wirtualnego biura, szczególnie handlujące towarami wrażliwymi ze względu na możliwość wystąpienia nadużyć podatkowych mogą być częstszym obiektem kontroli skarbowej.

Jak wybrać biuro wirtualne?

Jeżeli zastanawiasz się jak wybrać biuro wirtualne to oprócz oczywistych kwestii, typu jakość kontaktu z obsługą, wygodne narzędzia informatyczne do administrowania pocztą, czy świetny adres, wybierając ofertę biura wirtualnego warto zapytać w lokalnym urzędzie skarbowym o to czy będą problemy z rejestracją spółki do VAT oraz jakie są warunki takiej rejestracji. Można podpytać o to innych przedsiębiorców mających siedzibę w tym samym biurze. Uważam też, że bardzo istotne jest czytanie opinii i sprawdzanie terminowości działań biura. Pamiętaj, że na ten adres przekazywana będzie korespondencja sądowa, na którą często trzeba odpowiadać w konkretnych terminach. Jeżeli biuro działa niesprawnie, albo nie podaje rzetelnych dat odbioru korespondencji z sądu mogą pojawić się problemy związane z terminami sądowymi. Nikt nie będzie w sądach słuchał argumentów w stylu: „bo wirtualne biuro nie przekazało korespondencji”.

To co trzeba także sprawdzić to zakres praw i obowiązków określonych umową wirtualnego biura.

Dodatkowo warto zwrócić uwagę na to, czy biuro wirtualne wpisane zostało do rejestru podmiotów prowadzących działalność na rzecz spółek lub trustów. Co prawda przedsiębiorców korzystających z adresu w biurze nie mającym wpisu nie spotkają raczej żadne kary, ale nieprzyjemności już być może tak. A warto nieprzyjemności unikać.

Podmioty świadczące usługi biur wirtualnych muszą zgłosić się do wspomnianego rejestru najpóźniej do końca kwietnia 2022 roku.

Rejestracja spółki z o.o. w biurze wirtualnym – zalety (dla zuchwałych)

Rejestracja spółki w dobrym biurze wirtualnym ma z mojego punktu widzenia kilka zalet. O takich jak kwestia ekonomiczna nie będę wspominał, bo wiadomo, że można mieć ładnie wyglądający adres za niewielką kwotę. Czy to naprawdę przekłada się na prestiż? Szczerze? Nie mam pojęcia. Widzę natomiast kilka plusów typowo pod kątem praktyki stosowania prawa.

Pierwsze primo, rejestracja spółki w biurze wirtualnym na obszarze właściwości urzędu skarbowego, który ma dużo petentów, może odwrócić uwagę urzędu od takiej działalności. Wtedy kontrola urzędu skarbowego w wirtualnym biurze może Cię nigdy nie spotkać. Tym bardziej może się to udać, jeżeli spółka nie ma zawrotnych obrotów. Taką spółkę po prostu łatwo „schować”.

Po drugie… W przypadku gdy obawiasz się czynności komorniczych, wskazanie takiego adresu działalności utrudni wierzycielowi egzekucję. Komornik odbije się od biura wirtualnego. Nie wiem wszak, co na to owe biura…

Po trzecie i tu uwaga, daję Ci opcję dla „zaawansowanych”. Jeżeli wiesz, że Twoja działalność może rodzić problemy natury prawnej, rejestracja w biurze wirtualnym na obszarze funkcjonowania organów (sądu, prokuratury, administracja) o bardziej liberalnych praktykach, albo sprzyjającej wykładni prawa może być także ciekawą opcją. Nie chodzi o nic strasznego, ale niestety są sądy w Polsce które uznają jakieś działanie za przestępstwo. Są też sądy, w których ten sam czyn jest rozpatrywany zupełnie inaczej. Popytaj lokalnych adwokatów.

Czy warto założyć spółkę w biurze wirtualnym?

Spółka z o.o. w biurze wirtualnym? Zdecyduj sam(a). Ja, mówiąc zupełnie szczerze, nie jestem fanem. Jeżeli miałoby to być Twoje jedyne oficjalne miejsce działalności to rozważ to dwa razy.

Spółka z o.o. w wirtualnym biurze – aktualizacja 2024

Praktyka funkcjonowania organów podatkowych oraz rejestracji spółek w biurach wirtualnych nie zmieniła się znacząco od momentu, w którym tworzyłem ten wpis. Należy mieć na względzie, że w sytuacjach, gdzie spółka planuje handel towarami wrażliwymi z punktu widzenia VAT, ma zagranicznych wspólników lub zarząd to rejestracja spółki w wirtualnym biurze może znacząco utrudnić zarejestrowanie tego typu spółki jako podatnika VAT-czynnego. Tańszą i lepszą alternatywą może być wynajęcie choćby małego biura.