Jak wypłacić pieniądze ze spółki z o.o. – przegląd sposobów

Kwestia tego, jak wypłacić pieniądze ze spółki z o.o., bez narażania się na spór z fiskusem czy zarzut działania na szkodę spółki, sprowadza się w dużej mierze do wyboru właściwej podstawy prawnej dla tego typu transferów. Środków z konta firmowego spółki z o.o. nie można po prostu przelać na konto osobiste, ponieważ spółka z o.o. i jej wspólnik to odrębne podmioty prawa. Każdy przelew wymaga konkretnego tytułu i podstawy prawnej, a opcji jest kilka: od dywidendy i powołania, przez umowy cywilnoprawne, aż po pożyczkę. Zastosowanie odpowiedniej metody decyduje nie tylko o poziomie opodatkowania i składkach ZUS, przekładających się na ostateczną kwotę trafiającą do kieszeni wspólnika, ale także może rzutować na kwestie prawnokarne. Z tego względu wybór optymalnego sposobu wypłacania pieniędzy ze spółki musi być przede wszystkim prowadzony przez pryzmat zgodności z prawem i celu gospodarczego spółki.

Dlaczego wypłata środków ze spółki z o.o. różni się od jednoosobowej działalności?

Spółka z o.o. ma odrębną od wspólników osobowość prawną, a jej majątek jest majątkiem spółki, nie majątkiem prywatnym udziałowców. To podstawowa różnica względem jednoosobowej działalności gospodarczej, gdzie przedsiębiorca może dysponować środkami firmowymi w dowolnym momencie. W spółce z o.o. wypłata pieniędzy ze spółki wymaga zawsze konkretnej podstawy, przykładowo – uchwały wspólników, umowy o pracę, umowy cywilnoprawnej lub umowy pożyczki – a każda z nich rządzi się innymi zasadami opodatkowania i oskładkowania.

Kwestia tego, jak wyprowadzić pieniądze ze spółki, sprowadza się zatem do wyboru takiej kombinacji instrumentów prawnych, która w skali danego przedsięwzięcia generuje najniższe koszty podatkowe i ZUS, ale jest także zgodna z przepisami i dająca się obronić w istniejącym stanie faktycznym. Z uwagi na odmienne potrzeby oraz strukturę poszczególnych podmiotów niemożliwe jest zastosowanie jednego uniwersalnego modelu dla wszystkich spółek.

Dywidenda – podstawowy sposób wypłaty zysku

Dywidenda to wypłata zysku netto spółki, uchwalona przez zgromadzenie wspólników po zatwierdzeniu sprawozdania finansowego za dany rok obrotowy. To najbardziej oczywista wypłata ze spółki z o.o., ale też ta, która budzi najwięcej pytań o opłacalność – ze względu na sposób, w jaki jest opodatkowana.

Jak liczy się podwójne opodatkowanie dywidendy

Zysk spółki jest najpierw opodatkowany podatkiem CIT na poziomie samej spółki – stawką 19% lub 9% dla małych podatników spełniających ustawowe warunki. Dopiero to, co zostaje po opodatkowaniu CIT, może trafić do wspólników jako dywidenda, która z kolei podlega zryczałtowanemu PIT w wysokości 19% po stronie osoby fizycznej. Efektywne obciążenie wypłaconego zysku jest więc wyższe niż nominalne stawki sugerują same w sobie – i to zjawisko określa się mianem podwójnego opodatkowania. Obniżenie tego efektu – czyli to, jak uniknąć podwójnego opodatkowania w spółce z o.o. – najczęściej wymaga połączenia dywidendy z zastosowaniem innego sposobu wynagradzania wspólnika w spółce albo przejścia na tzw. estoński CIT, który odracza opodatkowanie zysku do momentu jego faktycznej wypłaty i zmniejsza podatki przy wypłacie.

Kiedy można wypłacić dywidendę?

Dywidendę można wypłacić dopiero po zakończeniu roku obrotowego, zatwierdzeniu sprawozdania finansowego i podjęciu uchwały o podziale zysku. Spółka musi też zachować odpowiednie kapitały – nie każdy wykazany zysk bilansowy można w całości przeznaczyć do wypłaty, jeśli umowa spółki przewiduje np. obowiązkowe odpisy na kapitał zapasowy. W trakcie roku zarząd może wypłacać wspólnikom zaliczki na poczet przewidywanej dywidendy, jednak tylko pod pewnymi warunkami. Po pierwsze ostatnie zatwierdzone sprawozdanie finansowe musi wykazywać zysk, a zaliczka nie może przekraczać połowy zysku osiągniętego od końca poprzedniego roku obrotowego. Zysk ten należy powiększyć o kapitały rezerwowe utworzone z zysku (którymi zarząd może dysponować) oraz pomniejszyć o niepokryte straty i udziały własne. Dywidenda pokrywa więc jednorazową, większą wypłatę zysku za dany rok – nie zastępuje bieżącego wynagrodzenia za pracę na rzecz spółki, wypłacanego w trakcie roku.

Wynagrodzenie członka zarządu z tytułu powołania

Wynagrodzenie członka zarządu z tytułu powołania to jedna z najczęściej wybieranych metod bieżącej wypłaty środków przez wspólników pełniących funkcje w zarządzie. Podstawą jest tu sama uchwała o powołaniu do zarządu i ustaleniu wysokości wynagrodzenia – bez konieczności zawierania odrębnej umowy o pracę czy umowy zlecenia. Przychód z tego tytułu kwalifikuje się jako przychód z działalności wykonywanej osobiście i jest opodatkowany na zasadach ogólnych, według skali podatkowej.

Od wprowadzenia Polskiego Ładu takie wynagrodzenie podlega obowiązkowej składce zdrowotnej w wysokości 9%, mimo że nie jest objęte składkami emerytalną, rentową ani chorobową. To istotna różnica względem umowy o pracę – niższe łączne obciążenie składkowe, przy zachowaniu opodatkowania skalą podatkową. Wysokość takiego wynagrodzenia członka zarządu ustala zgromadzenie wspólników w uchwale, uwzględniając zakres obowiązków i odpowiedzialności danej osoby – rada nadzorcza, jeśli została powołana, może mieć w tym zakresie własne kompetencje wynikające z umowy spółki.

Umowa o pracę lub kontrakt menedżerski z członkiem zarządu

Członek zarządu może też zostać zatrudniony na podstawie umowy o pracę lub kontraktu menedżerskiego. Umowa o pracę oznacza pełne oskładkowanie ZUS – emerytalne, rentowe, chorobowe i zdrowotne – co przekłada się na wyższe koszty po stronie spółki, ale też na pełen zakres ochrony pracowniczej i uprawnień, w tym urlopowych. Wynagrodzenie z tego tytułu jest kosztem uzyskania przychodu spółki, co obniża podstawę opodatkowania CIT.

Kontrakt menedżerski, jako umowa cywilnoprawna o zarządzanie, traktowany jest podobnie jak wynagrodzenie z tytułu powołania – przychód z działalności wykonywanej osobiście, zasady ogólne opodatkowania, obowiązkowa składka zdrowotna. Jednak w tym przypadku obowiązują także składki na ubezpieczenia społeczne właściwe dla umów zlecenia lub umów o świadczenie usług. Wybór między tymi formami uwarunkowany jest takimi kwestiami jak ogólna możliwość zatrudnienia pracowniczego wspólnika w spółce (w przypadkach wspólników większościowych tego typu rozwiązanie jest niezgodne z prawem), tego czy wspólnikowi zależy na pełnej ochronie pracowniczej, czy na nieco niższych obciążeniach składkowych.

Wynagrodzenie prokurenta jako alternatywna forma wypłaty

Prokura to szczególny rodzaj pełnomocnictwa, które może otrzymać osoba fizyczna – często wspólnik lub osoba blisko związana ze spółką – do reprezentowania spółki w czynnościach sądowych i pozasądowych. Samo ustanowienie prokury nie rodzi obowiązku wypłaty wynagrodzenia, ale nic nie stoi na przeszkodzie, by prokurent otrzymywał je na podstawie odrębnej umowy lub uchwały zarządu.

Wynagrodzenie prokurenta ustalone samą uchwałą zarządu, bez zawierania odrębnej umowy, kwalifikuje się do przychodów z innych źródeł i jest opodatkowane skalą podatkową na zasadach ogólnych. Wśród prawników istnieją odmienne interpretacje co do określenia skutków wypłaty tego typu wynagrodzenia w sferze składek. Prokura jest pełnomocnictwem, a nie powołaniem do organu spółki, więc część prawników uważa, że taka wypłata nie rodzi automatycznie obowiązku odprowadzania składki zdrowotnej. Dominuje jednak stanowisko, oparte na ustawie, w którym uznaje się, że wypłata z tytułu prokury obciążona jest składką zdrowotną. Zgodnie z art. 66 ust. 1 pkt 35a ustawy o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych, obowiązkowemu ubezpieczeniu zdrowotnemu podlegają osoby powołane do pełnienia funkcji na mocy aktu powołania oraz prokurenci, które z tego tytułu pobierają wynagrodzenie podlegające opodatkowaniu podatkiem dochodowym. Z tego przepisu wynika więc obowiązek objęcia tego typu wynagrodzenia składką zdrowotną. Sytuacja zmienia się, gdy prokurent otrzymuje wynagrodzenia na podstawie umowy zlecenia albo umowy o pracę – wtedy obowiązują zasady oskładkowania właściwe dla tej konkretnej umowy, a nie dla samej funkcji prokurenta.

Powtarzające się świadczenia niepieniężne wspólnika

Jeśli umowa spółki tak przewiduje, wspólnik może zostać zobowiązany do powtarzających się świadczeń niepieniężnych na rzecz spółki – na przykład do regularnego udostępniania określonych usług, sprzętu czy know-how. Za takie świadczenia przysługuje wynagrodzenie, którego wysokość nie może przewyższać cen rynkowych stosowanych w obrocie za świadczenia tego samego rodzaju. To rozwiązanie ma istotną zaletę: spółka może wypłacać wynagrodzenie za te świadczenia niezależnie od tego, czy w danym roku wypracowała zysk, bo nie jest to podział zysku, tylko wynagrodzenie za konkretne świadczenie.

Konstrukcja powtarzających się świadczeń niepieniężnych w spółce z o.o. wymaga jednak precyzyjnego zapisania w umowie spółki – zarówno rodzaju świadczeń, jak i zasad ustalania wynagrodzenia – dlatego gotowy wzór takiego zapisu oszczędza czas potrzebny na jego samodzielne przygotowanie od podstaw. Wynagrodzenie z tego tytułu było dotychczas w orzecznictwie i praktyce traktowane jako niepodlegające składce zdrowotnej, jednak ZUS i część sądów w ostatnich sprawach zaczęły to kwestionować, dlatego przed wdrożeniem tej konstrukcji w konkretnej spółce trzeba sprawdzić aktualną linię orzeczniczą, a nie opierać się wyłącznie na wcześniejszej praktyce rynkowej. Powtarzające się świadczenia niepieniężne odróżnia od pozostałych metod właśnie to, że nie zależą od wyniku finansowego spółki za dany rok – wynagrodzenie za nie należy się nawet wtedy, gdy sprawozdanie finansowe nie wykazuje zysku.

Pożyczka od wspólnika i odsetki jako sposób transferu środków

Wspólnik może też pożyczyć spółce własne środki – i taka pożyczka bywa wykorzystywana jako narzędzie do późniejszego, uporządkowanego wycofania kapitału, gdy spółka zwraca zarówno kwotę główną, jak i naliczone odsetki. Odsetki od pożyczki od udziałowca stanowią dla wspólnika przychód z kapitałów pieniężnych, opodatkowany zryczałtowanym PIT w wysokości 19%, natomiast dla spółki mogą – z zastrzeżeniem przepisów o kosztach finansowania dłużnego – stanowić koszt uzyskania przychodu, obniżający podstawę opodatkowania CIT.

Sama umowa pożyczki, w której wspólnik pożycza pieniądze spółce z o.o. jest zwolniona z podatku od czynności cywilnoprawnych – zwalnia ją od tego podatku pożyczka udzielana spółce kapitałowej przez jej wspólnika, więc ani spółka, ani wspólnik nie płacą z tego tytułu PCC.

Wyprowadzanie pieniędzy ze spółki poza legalnymi metodami

Wszystkie opisane wyżej sposoby mają wspólny mianownik – opierają się na jawnej podstawie prawnej i rynkowej wycenie świadczenia. Problem zaczyna się tam, gdzie ktoś próbuje naciągać istniejące zasady: wystawia fikcyjne faktury, stosuje nierynkowe stawki wynagrodzeń, nie świadczy realnie pracy albo usług na rzecz spółki, trzyma oficjalnie pieniądze w kasie spółki, nieoficjalnie je wydatkując, czy dokonuje przelewów bez żadnej podstawy prawnej. W takich sytuacjach wyprowadzanie pieniędzy ze spółki to przestępstwo – może wypełniać znamiona nadużycia zaufania (działania na szkodę spółki) albo udaremniania zaspokojenia wierzyciela, a odpowiedzialność ponoszą wtedy osobiście członkowie zarządu, niezależnie od odpowiedzialności samej spółki.

Dlatego każda metoda opisana w tym artykule powinna być udokumentowana – uchwałą, umową, fakturą czy zapisem w księgach rachunkowych – i wyceniona zgodnie z warunkami rynkowymi. Oczywistym jest to, że praca oraz usługi na rzecz spółki muszą być realnie świadczone. W innym przypadku nawet najlepsza dokumentacja może nie wystarczyć. Odpowiednia dokumentacja realnych świadczeń stanowi najlepsze zabezpieczenie zarówno przed zarzutami fiskusa, jak i przed odpowiedzialnością karną członków zarządu.

Które rozwiązanie wybrać?

Odpowiedź na pytanie, jak wypłacić pieniądze ze spółki z o.o., rzadko sprowadza się do jednej metody. Bieżące wynagrodzenie z tytułu powołania lub umowy o pracę pokrywa stałe potrzeby wspólnika, dywidenda rozlicza coroczny zysk, a powtarzające się świadczenia niepieniężne czy pożyczka wspólnika uzupełniają tę strukturę w zależności od potrzeb płynnościowych podmiotu.

Ponieważ optymalny wybór zależy od bieżącej kondycji finansowej spółki oraz indywidualnej sytuacji podatkowej wspólnika, przed wdrożeniem jakichkolwiek rozwiązań warto skorzystać z profesjonalnego doradztwa w ramach obsługi prawnej spółki. Indywidualne przeanalizowanie modelu wypłat z doświadczonym prawnikiem pozwala na bezpieczne i legalne zoptymalizowanie obciążeń bez ryzyka sporów z urzędem skarbowym.