PRS i KRS to dwa różne pojęcia, których nie należy mylić, choć oba dotyczą rejestracji spółki. KRS, czyli Krajowy Rejestr Sądowy, to urzędowy rejestr prowadzony przez sądy, w którym wpisane są spółki i inne podmioty prawne. PRS, czyli Portal Rejestrów Sądowych, to z kolei system internetowy, przez który składa się wnioski dotyczące tego rejestru. Mówiąc najprościej, KRS jest rejestrem, w którym znajdują się dane spółki, a PRS narzędziem, przez które dokonuje się wpisów i wykreśleń w tym rejestrze. Relacja KRS a PRS jest relacją podobną do kartki i długopisu, rejestru i systemu, który daje do niego dostęp.
Poniżej wyjaśniam dokładnie, czym jest każde z tych pojęć, na czym polega różnica między nimi oraz jak wygląda korzystanie z Portalu przy sprawach kierowanych do rejestru.
Czym jest KRS, czyli Krajowy Rejestr Sądowy?
KRS to Krajowy Rejestr Sądowy, czyli urzędowa baza danych o przedsiębiorcach i innych podmiotach, prowadzona przez niektóre, wyznaczone do tego sądy rejonowe, pełniące funkcje sądów rejestrowych. Działa na podstawie ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym i stanowi centralne, jawne źródło informacji o spółkach działających w Polsce.
Rejestr składa się z trzech części. Pierwszą i najważniejszą z punktu widzenia przedsiębiorcy jest rejestr przedsiębiorców, w którym wpisane są między innymi spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, spółki akcyjne, proste spółki akcyjne oraz spółki osobowe. Druga część to rejestr stowarzyszeń, innych organizacji społecznych i zawodowych, fundacji oraz samodzielnych publicznych zakładów opieki zdrowotnej. Trzecia to rejestr dłużników niewypłacalnych.
Jakie funkcje spełnia KRS?
Krajowy Rejestr Sądowy realizuje dwie zasadnicze funkcje. Pierwszą jest funkcja kreacyjna, w ramach której podmioty prawne uzyskują osobowość prawną dopiero z chwilą wpisu do rejestru, podobnie jak skuteczność niektórych aktów prawnych osób i podmiotów prywatnych zależy od dokonania wpisu w rejestrze. Tego typu wpisy nazywa się wpisami konstytutywnymi. Przykładowo wpis spółki do KRS ma charakter konstytutywny, co oznacza, że spółka z ograniczoną odpowiedzialnością powstaje jako osoba prawna dopiero z chwilą wpisu do rejestru, a nie na przykład w momencie zawarcia umowy. Wpisami konstytutywnymi są także wpisy związane ze zmianami umowy spółki oraz jej kapitału zakładowego.
Drugą funkcją jest funkcja informacyjna wobec osób trzecich. Większość wpisów w rejestrze ma jednak charakter deklaratoryjny, co oznacza, że odzwierciedlają one wykreowane przez wspólników zdarzenia faktyczne, a spółka ma obowiązek informowania o zmianach objętych obowiązkiem rejestracji, takich jak zmiana zarządu, wspólników czy przedmiotu działalności. Dane ujawnione w rejestrze są jawne, a każdy może sprawdzić, jakie są zasady reprezentacji spółki, kto zasiada w zarządzie albo jaki jest jej kapitał zakładowy. Na tych dwóch funkcjach opiera się bezpieczeństwo obrotu, ponieważ kontrahent może zweryfikować podmiot, z którym zamierza zawrzeć umowę, i sprawdzić jego istnienie.
Czym jest PRS, czyli Portal Rejestrów Sądowych?
PRS to Portal Rejestrów Sądowych, czyli system teleinformatyczny udostępniony przez Ministerstwo Sprawiedliwości pod adresem prs.ms.gov.pl, przez który składa się wnioski i pisma do sądów rejestrowych. Nie jest to rejestr, lecz elektroniczna droga kontaktu z sądem prowadzącym KRS. Od 2021 roku papierowe wnioski do rejestru przedsiębiorców zostały zniesione, a korespondencja z sądem rejestrowym odbywa się wyłącznie w formie elektronicznej.
Przez Portal można złożyć wniosek o wpis nowego podmiotu, o zmianę danych już wpisanej spółki oraz o jej wykreślenie, a także skierować do sądu dowolne pismo. Korzystanie z części funkcji, takich jak przeglądanie akt rejestrowych czy dokumentów finansowych, jest dostępne bez logowania, natomiast złożenie wniosku wymaga założenia konta i podpisania dokumentów elektronicznie, na przykład profilem zaufanym, podpisem kwalifikowanym lub podpisem osobistym. Właśnie dlatego, że Portal obsługuje sprawy kierowane do rejestru, bywa mylony z samym rejestrem, choć pełni wyłącznie funkcję kanału dostępu.
Portal służy również do składania sprawozdań finansowych oraz zgłoszeń do Repozytorium Dokumentów Finansowych. Jest to więc centralne narzędzie kontaktu spółki z sądem rejestrowym przez cały okres jej istnienia, a nie tylko na etapie rejestracji.
PRS a KRS – na czym polega różnica?
Różnica między PRS a KRS jest różnicą kategorii, a nie dwóch konkurencyjnych rozwiązań, spośród których należy wybrać jedno. KRS jest rejestrem publicznym prowadzonym na podstawie ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym i to w nim przechowywane są dane o spółce, a sam wpis wywołuje skutki prawne. PRS jest natomiast systemem teleinformatycznym Ministerstwa Sprawiedliwości, który służy do składania wniosków i pism do sądu rejestrowego i jedynie pośredniczy w ich dostarczeniu. Dane z rejestru może przeglądać każdy, natomiast złożenie wniosku przez Portal wymaga konta i podpisu elektronicznego.
Czy PRS to jedyny sposób rejestracji spółki?
Portal Rejestrów Sądowych nie jest jedyną elektroniczną drogą do rejestru, ponieważ obok niego funkcjonuje system S24. Oba prowadzą do wpisu w tym samym KRS, różnią się natomiast sposobem zawarcia umowy spółki i zakresem swobody co do jej treści.
System S24 pozwala zawrzeć umowę spółki na gotowym wzorcu udostępnionym w systemie, bez udziału notariusza, i od razu złożyć wniosek o wpis. Jest to droga szybsza i tańsza, z niższą opłatą sądową i krótszym czasem oczekiwania na wpis, ograniczona jednak treścią wzorca, co uniemożliwia wprowadzenie wielu indywidualnych postanowień. Czas oczekiwania bywa tu naprawdę krótki, choć rejestracja spółki w S24 przez internet trwa różnie w zależności od kompletności wniosku i obciążenia sądu rejestrowego. Portal Rejestrów Sądowych wykorzystuje się natomiast wtedy, gdy umowa spółki została zawarta w formie aktu notarialnego, co daje pełną swobodę kształtowania jej treści, na przykład przy wniesieniu aportu czy uprzywilejowaniu udziałów.
Niezależnie od wybranej drogi rejestracji, skutek jest ten sam, czyli wpis spółki do KRS oraz automatyczne nadanie numerów NIP i REGON. Wybór między S24 a rejestracją notarialną z wnioskiem przez Portal zależy od tego, jak bardzo indywidualna ma być umowa spółki.
Ile kosztuje rejestracja spółki i jak długo trwa?
Koszt rejestracji spółki z ograniczoną odpowiedzialnością zależy od wybranej drogi i wynosi 250 złotych opłaty sądowej przy rejestracji w systemie S24 oraz 500 złotych przy wniosku składanym przez Portal Rejestrów Sądowych na podstawie umowy notarialnej. Do samej opłaty sądowej dochodzi jeszcze podatek od czynności cywilnoprawnych w wysokości 0,5 procent kapitału zakładowego, a przy wariancie notarialnym także taksa notariusza, które łącznie składają się na pełny koszt założenia spółki z o.o. Przy wnioskach składanych elektronicznie opłatę do KRS wnosi się bezpośrednio w systemie.
Istotna zmiana dotyczy opłaty za ogłoszenie. Od listopada 2025 roku zniesiono obowiązek publikacji wpisu w Monitorze Sądowym i Gospodarczym, dlatego dawna opłata w wysokości 100 złotych nie jest już pobierana. Rejestracja spółki jest więc obecnie tańsza niż wcześniej. Czas oczekiwania na wpis jest krótszy w systemie S24, gdzie wpis następuje zwykle w ciągu jednego do trzech dni roboczych, natomiast wniosek składany przez Portal na podstawie umowy notarialnej rozpatrywany bywa dłużej, w zależności od obciążenia danego sądu rejestrowego.
Jak korzystać z PRS przy zmianach w spółce?
Jest to aktualnie podstawowe narzędzie komunikacji między spółką a sądem rejestrowym, wykorzystywane nie tylko przy rejestracji, lecz przez cały okres działania spółki, za każdym razem gdy trzeba zgłosić zmianę danych do KRS. Dotyczy to na przykład zmiany adresu, składu zarządu, wspólników, przedmiotu działalności czy wysokości kapitału zakładowego.
Zarząd ma obowiązek zgłosić zmianę do rejestru w terminie siedmiu dni od jej zaistnienia. Wniosek składa się przez Portal, podpisując go elektronicznie zgodnie z zasadami reprezentacji spółki, a system generuje link do uiszczenia opłaty sądowej. Zaniedbanie tego obowiązku nie jest bez znaczenia, ponieważ sąd rejestrowy może wszcząć postępowanie przymuszające, a w jego ramach nałożyć grzywnę. Nieprawidłowe wypełnienie wniosku należy zresztą do najczęstszych błędów popełnianych przy założeniu spółki z o.o., dlatego przy pierwszym kontakcie z Portalem warto zachować szczególną staranność.
Warto pamiętać, że po pierwszym skorzystaniu z Portalu przy danej spółce nie będzie już można składać wniosków przez system S24. Dla większości spółek, które choć raz wprowadzały zmiany wymagające formy notarialnej, Portal staje się więc docelową i jedyną drogą kontaktu z sądem rejestrowym. Przy zgłaszaniu takich zmian pomocne bywają gotowe wzory dokumentów dla spółki z o.o., które porządkują wymaganą treść uchwał i umów przed złożeniem wniosku.
