Powołanie członka zarządu w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością to jedno z kluczowych zagadnień związanych z powstaniem spółki. Zgodnie z art. 163 pkt 3 Kodeksu spółek handlowych (KSH) powołanie zarządu jest elementem niezbędnym dla powstania spółki. W Polsce obowiązują przepisy, które regulują proces powoływania członków zarządu nie tylko na poziomie Kodeksu spółek handlowych, ale także na poziomie ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym (KRS), a jednym z nich jest konieczność uzyskania zgody osoby, która ma pełnić tę funkcję. Warto przyjrzeć się dokładnie, kiedy zgoda taka jest wymagana i jakie wyjątki przewiduje ustawodawca.
Kto to jest członek zarządu spółki z o.o.?
Członek zarządu spółki z o.o. to osoba umocowana do reprezentowania i prowadzenia spraw spółki. Mówiąc bardziej kolokwialnie, członek zarządu jest osobą, która stanowi uszy, oczy i język spółki. Zawiera umowy, odbiera oświadczenia innych osób i podmiotów gospodarczych, składa w imieniu spółki oświadczenia woli i oświadczenia wiedzy.
Członek zarządu powoływany jest na swoją funkcję najczęściej przez zgromadzenie wspólników. Aby powołanie było jednak skuteczne, osoba, która ma być członkiem zarządu musi wyrazić zgodę na pełnienie funkcji w zarządzie spółki.
Zgoda na objęcie funkcji członka zarządu – co mówi prawo?
Zgodnie z art. 19a ust. 5 ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym, każdorazowo do wniosku o wpis do KRS osoby reprezentującej spółkę (czyli członka zarządu) należy dołączyć oświadczenie o zgodzie na objęcie funkcji. Jest to przepis, który wymaga, aby zgoda ta została wyrażona w formie pisemnej, co w praktyce ma zmierzać do wyeliminowania możliwości powołania członka zarządu bez jego wiedzy czy zgody.
Art. 19a ust. 5 ustawy o KRS stanowi:
„Do wniosku o wpis osób reprezentujących podmiot wpisany do Rejestru, likwidatorów i prokurentów należy dołączyć oświadczenia tych osób obejmujące zgodę na ich powołanie oraz ich adresy do doręczeń. Wymogu dołączenia oświadczenia obejmującego zgodę nie stosuje się, jeżeli wniosek o wpis jest podpisany przez osobę, która podlega wpisowi albo która udzieliła pełnomocnictwa do złożenia wniosku o wpis, albo której zgoda jest wyrażona w protokole z posiedzenia organu powołującego daną osobę lub w umowie spółki.”
Wyjątki od obowiązku dołączenia zgody
Chociaż zgoda członka zarządu na objęcie funkcji wymagana jest zawsze to ustawodawca przewidział jednak pewne wyjątki, które umożliwiają rezygnację z formalnego oświadczenia o zgodzie na pełnienie funkcji. Zgoda członka zarządu może być domniemana w czterech przypadkach:
- Gdy osoba, która podlega wpisowi do KRS, sama podpisuje wniosek – Skoro osoba sama podpisuje wniosek, logicznie zakłada się, że zgadza się na objęcie funkcji.
- Gdy osoba taka udzieliła pełnomocnictwa do złożenia wniosku – W tym przypadku domniemuje się, że udzielenie pełnomocnictwa jest równoznaczne z wyrażeniem zgody na powołanie.
- Gdy zgoda jest wyrażona w protokole posiedzenia organu powołującego – Pisemna zgoda zostaje uwzględniona w protokole, co wystarcza do potwierdzenia powołania.
- Gdy zgoda została udzielona w umowie spółki – Akt notarialny protokołowany jest przez osobę zaufania publicznego – notariusza, co eliminuje konieczność dodatkowych dokumentów.
Wyjaśnienie wyjątków
Istotą wyjątków nie jest to, że nie wymagamy zgody danej osoby na pełnienie funkcji w zarządzie, ale raczej to, że przyjmujemy, że zgoda taka została udzielona.
Pierwsze dwa wyjątki są bardzo logiczne. Jeśli osoba podpisuje dokument, który ma zostać złożony do sądu w celu ujawnienia jej jako członka zarządu w KRS, to automatycznie zakłada się, że wyraziła zgodę na powołanie. Nie ma potrzeby składania dodatkowego oświadczenia, ponieważ podpisanie wniosku samo w sobie jest wyrazem woli takiej osoby.
Trzeci wyjątek – zgoda udzielona w protokole posiedzenia – wymaga, aby zgoda była wyrażona w formie pisemnej i zapisana w dokumentach organu spółki. Ostatni wyjątek polega na domniemaniu zgody zawartej w umowie spółki, która została spisana w formie aktu notarialnego. Tutaj polegamy na notariuszu i jego funkcji jako osoby zaufania publicznego.
Praktyczne problemy
Z perspektywy praktyki, jako radca prawny spotkałem się wielokrotnie z sytuacjami, w których formalność wyrażenia zgody była zaniedbana, co prowadziło do komplikacji przy rejestracji członków zarządu w KRS. Kluczowe jest, aby pamiętać, że nawet jeśli dana osoba jest świadoma swojego powołania, brak formalnego oświadczenia może spowodować odrzucenie wniosku o wpis do rejestru sądowego.
Co ciekawe problem ze stosowaniem przepisu art. 19 ust. 5 ustawy o KRS pojawia się także czasem w sądach rejestrowych. W swojej praktyce spotkałem się z wezwaniem do uzupełnienia braków formalnych wniosku, mimo że moje pełnomocnictwo było podpisane przez osobę powołaną do zarządu. Chociaż na początku wydawało mi się to dziwne to, gdy przeczytałem wskazywany przepis kilka razy to doszedłem do wniosku, że nasi prawodawcy nie przyłożyli się do prac legislacyjnych.
Stosując bowiem ścisłą wykładnię językową można dojść w zasadzie tylko do jednego wniosku, a mianowicie takiego, że nie trzeba zgody danej osoby, jeżeli ona sama się podpisała pod wnioskiem o wpis, albo udzieliła pełnomocnictwa do złożenia wniosku o wpis, ale jednocześnie też sama go podpisała, albo która wyraziła zgodę w protokole powołania lub w umowie spółki.
Wskazuje na to niefortunna redakcja tego przepisu, który odczytywany wprost mówi: „Wymogu (dołączenia zgody osoby na jej powołanie), nie stosuje się, jeżeli wniosek o wpis jest podpisany przez osobę, która (…) udzieliła pełnomocnictwa do złożenia wniosku o wpis.” Problem w tym, że nie o to ustawodawcy chodziło i raczej jednolita praktyka sądów rejestrowych jest taka, że samo podpisanie pełnomocnictwa do złożenia danego wniosku powoduje brak konieczności składania zgody, sądy kierują się bowiem wykładnią celowościową, uwzględniając funkcję jaką w założeniu posłów ma pełnić ten przepis.
Właściwe przygotowanie dokumentów jest podstawą sprawnego funkcjonowania spółki i rozpatrywania sprawy przez sądy rejestrowe. Dlatego zawsze zalecam moim klientom dokładne zapoznanie się z obowiązującymi przepisami oraz ścisłą współpracę z doświadczonym prawnikiem przy organizacji posiedzeń organów spółki.
Wzory załączników do KRS dla spółki z o.o.
Oświadczenie o wyrażeniu zgody na objęcie funkcji członka zarządu jest częścią pakietu dokumentów – załączników do KRS dla spółki z o.o., które możecie znaleźć w moim blogowym sklepie.
