Umowa o dzieło z członkiem zarządu spółki

Prowadzenie spółki z ograniczoną odpowiedzialnością nierozerwalnie wiąże się z koniecznością podejmowania decyzji o charakterze finansowym, kadrowym i organizacyjnym. Dla wielu przedsiębiorców, którzy wybierają tę formę prawną naturalnym pytaniem staje się: czy można legalnie ograniczyć koszty prowadzenia działalności, w tym składki ZUS w spółce z o.o. i składkę zdrowotną, jeśli członek zarządu lub wspólnik wykonuje określone czynności na rzecz spółki?

Jednym z rozwiązań, które w takich przypadkach rozważają właściciele spółek, jest umowa o dzieło z członkiem zarządu albo umowa o dzieło ze wspólnikiem spółki z o.o.. W tym artykule postaram się omówić zarówno możliwości, jakie daje to rozwiązanie, jak i pułapki, których warto się wystrzegać, pisząc o tym nie tylko z perspektywy doświadczenia jako radcy prawnego, ale również prezesa i członka organów w kilku spółkach z o.o. – z perspektywy osoby, która wielokrotnie widziała te rozwiązanie w praktyce.

Czym właściwie jest umowa o dzieło i czym różni się od zlecenia?

Umowa o dzieło to umowa cywilnoprawna, której istotą jest osiągnięcie konkretnego, z góry określonego rezultatu. Jej podstawę prawną stanowi art. 627 Kodeksu cywilnego. W tej konstrukcji prawnej chodzi o to, by wykonawca dostarczył coś wymiernego – coś, co da się fizycznie odebrać, sprawdzić i ocenić. To może być zarówno raport, jak i grafika, aplikacja, tekst, czy nawet przedmiot materialny, jak mebel.

Kluczową cechą umowy o dzieło jest rezultat, a nie samo działanie. W tym właśnie różni się ona od umowy zlecenia, która polega na dołożeniu należytej staranności w wykonywaniu czynności, ale nie wymaga osiągnięcia konkretnego efektu końcowego.

Dla lepszego zobrazowania:

• jeśli ktoś tworzy logo – mamy dzieło, ponieważ istnieje uchwytny materialny rezultat tych działań,

• jeśli ktoś prowadzi profil na Facebooku przez miesiąc – to zlecenie, ponieważ oprócz materialnych rezultatów istotą jest zajmowanie się przez pewien czas, w staranny sposób pewnym wycinkiem działalności przedsiębiorcy.

• jeśli ktoś przygotowuje pisemną opinię, tłumaczenie, ekspertyzę lub analizę – to dzieło.

• jeśli ktoś przez miesiąc doradza zarządowi – to zlecenie.

Warto te różnice rozumieć, bo mają one konkretne skutki podatkowe i składkowe. Umowa o dzieło nie podlega bowiem składce zdrowotnej, ani składkom na ubezpieczenia społeczne, umowa zlecenia natomiast wiąże się z koniecznością naliczania i odprowadzania przez spółkę zarówno danin na rzecz ZUS, jak i NFZ.

Czy można zawrzeć umowę o dzieło z własną spółką jako członek zarządu lub wspólnik?

Tak. I nie tylko można – ale jest to w pełni legalne, pod warunkiem zachowania odpowiedniej procedury.

W polskim systemie prawnym spółka z o.o. jest odrębnym bytem prawnym, co oznacza, że może zawierać umowy również z osobami, które są jej wspólnikami lub członkami zarządu. To dopuszczalne, o ile występuje tzw. dwustronność – czyli można wyodrębnić dwie strony transakcji: spółkę i osobę fizyczną wykonującą dzieło.

Problem pojawia się wtedy, gdy ta sama osoba pełni funkcję w organie spółki i ma reprezentować obie strony umowy – siebie i spółkę. Prawo rozwiązuje tę sytuację w art. 210 Kodeksu spółek handlowych, nakładając obowiązek reprezentacji spółki przez inny podmiot.

Jak poprawnie zawrzeć umowę o dzieło z własną spółką?

Zawarcie umowy o dzieło z członkiem zarządu lub umowy o dzieło ze wspólnikiem spółki z o.o., który jednocześnie pełni funkcję w zarządzie, wymaga zachowania specjalnej procedury.

Zgodnie z art. 210 § 1 KSH, w takiej sytuacji spółkę musi reprezentować rada nadzorcza (jeśli istnieje), lub pełnomocnik powołany uchwałą wspólników. To oznacza, że zanim zawrzemy umowę, należy:

1. Zwołać zgromadzenie wspólników.

2. Podjąć uchwałę o powołaniu pełnomocnika (np. innego wspólnika, prawnika, doradcę).

3. Dopiero wtedy możliwe jest zawarcie umowy o dzieło.

W przypadku jednoosobowej spółki z o.o., w której jedyny wspólnik jest jednocześnie członkiem zarządu, procedura jest inna. Zgodnie z art. 210 § 2 KSH, umowa musi zostać zawarta w formie aktu notarialnego, a procedura powoływania pełnomocnika nie ma zastosowania.

Oprócz właściwej reprezentacji, warto pamiętać również o formie pisemnej – nie jest ona co prawda wymagana pod rygorem nieważności, ale ma ogromne znaczenie dowodowe. Bez pisemnej umowy i rachunków ciężko będzie obronić wysokość kosztów podatkowych w przypadku kontroli Urzędu Skarbowego.

Zgłoszenie umowy o dzieło do ZUS – kiedy i dlaczego?

Od stycznia 2021 roku obowiązują przepisy zobowiązujące płatników składek ZUS do zgłaszania zawartych umów o dzieło. Dotyczy to także spółek z o.o., które opłacają składki – nawet jeśli nie dotyczą one osoby, która wykonuje dzieło.

W praktyce:

• Jeśli spółka zatrudnia choćby jedną osobę i odprowadza składki – musi zgłosić każdą zawartą umowę o dzieło do ZUS w terminie 7 dni od daty zawarcia umowy.

• Jeśli spółka nie jest płatnikiem składek – nie ma obowiązku zgłaszania.

Zgłoszenia dokonuje się na formularzu ZUS RUD. Wskazuje się tam dane wykonawcy, dane spółki, przedmiot umowy i okres jej trwania.

Oficjalnie chodzi o cele statystyczne, ale wielu przedsiębiorców obawia się, że dane te mogą być wykorzystywane do kontroli, a być może w przyszłości do uzasadnienia oskładkowania umów o dzieło. Biorąc pod uwagę zobowiązania, które przyjęła na siebie Polska w ramach KPO to ostatnie zapatrywanie jest z pewnością prawdziwe. Mając dane statystyczne ZUS może wyliczyć potencjalne zyski budżetowe z oskładkowania umów o dzieło. Dlatego też stosując mechanizm umowy o dzieło z własną spółką trzeba trzymać rękę na pulsie i regularnie sprawdzać czy przepisy nie uległy zmianie.

Ryzyka związane z umową o dzieło z własną spółką

Zawierając umowę o dzieło ze spółką z o.o. członek zarządu oraz wspólnik muszą liczyć się z tym, że oprócz ogólnego ryzyka prawnego związanego z kwestionowaniem charakteru dzieła przez ZUS, tego typu umowa obarczona jest też ryzykiem związanym z tzw. cenami transferowymi.

1. Ryzyko zastosowania nierynkowej ceny

Umowa zawierana pomiędzy spółką a osobą powiązaną (np. wspólnikiem lub członkiem zarządu) musi opierać się na cenach rynkowych. Jeśli wynagrodzenie będzie znacznie zawyżone (lub zaniżone), może to zostać zakwestionowane przez urząd skarbowy jako sztuczne kształtowanie kosztów podatkowych.

Rozwiązaniem jest porównanie stawki z wynagrodzeniami rynkowymi dla podobnych usług wykonywanych przez osoby niezwiązane ze spółką.

2. Ryzyko zakwestionowania charakteru dzieła przez ZUS

Najczęstszym problemem w praktyce jest sytuacja, w której ZUS uzna, że dana umowa nie była rzeczywiście umową o dzieło, lecz umową zlecenia. Znane są przypadki całych branż, które były w ten sposób traktowane przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych (np. szkoły nauki jazdy). W takiej sytuacji ZUS może nałożyć obowiązek zapłaty składek – nawet do 5 lat wstecz.

Dlatego tak ważne jest, aby:

• dokładnie określić rezultat dzieła,

• wskazać termin i sposób jego odbioru,

• unikać postanowień umownych sugerujących stałą współpracę lub obowiązek wykonywania czynności powtarzalnych.

Bezpieczne dzieła to np.:

• przygotowanie projektu graficznego,
• wykonanie oprogramowania,
• opracowanie raportu analitycznego,
• stworzenie tekstu marketingowego,
• przygotowanie tłumaczenia,
• wykonanie mebli na wymiar.

Umowa o dzieło z członkiem zarządu spółki z o.o.  – kiedy się opłaca?

Z ekonomicznego punktu widzenia, umowa o dzieło z członkiem zarządu lub wspólnikiem spółki z o.o. jest szczególnie korzystna, gdy:

• wykonawca nie osiąga innych dochodów opodatkowanych skalą (albo mieści się w pierwszym progu) – dzięki temu można wyjąć ze spółki pieniądze z pominięciem podwójnego opodatkowania

• dzieło ma charakter twórczy – w sytuacji, gdy dzieło objęte jest autorskimi prawami majątkowymi pozwala to zastosować 50% koszty uzyskania przychodu dla szeregu branż, m.in. przy tłumaczeniach, działalności twórczej w zakresie architektury, architektury, inżynierii budowlanej, urbanistyki, literatury, sztuk plastycznych, wzornictwa przemysłowego, muzyki, fotografiki, twórczości audialnej i audiowizualnej, programów komputerowych, gier komputerowych, teatru, kostiumografii, scenografii, reżyserii, choreografii, lutnictwa artystycznego, sztuki ludowej oraz dziennikarstwa;

• spółka nie chce obciążać się dodatkowymi kosztami składek.

Umowy o dzieło nadal pozostają jednym z ostatnich „bezskładkowych” tytułów do wypłaty wynagrodzenia. Warto jednak korzystać z nich rozsądnie i zgodnie z prawem, bo próby nadużycia tej konstrukcji mogą nieść nie tylko skutki podatkowe, ale również odpowiedzialność z tytułu nieopłaconych składek.