Jak wynająć prywatny samochód spółce z o.o.?

Wspólnicy spółek zastanawiają się, czy mogą wynająć swój prywatny samochód do spółki z o.o. Wynajem samochodu spółce z o.o. przez wspólnika jest prawnie dopuszczalny, żadne przepisy nie zakazują tego typu operacji, aby jednak umowa najmu samochodu do spółki z o.o. została zawarta w sposób prawidłowy konieczne jest dopełnienie szeregu formalności oraz zadbanie o zgodność transakcji z przepisami prawa podatkowego.

Jak poprawnie wynająć prywatny samochód spółce z o.o.?

Aby poprawnie wynająć prywatny samochód spółce z o.o. koniecznie jest:

• zawarcie umowy najmu pojazdu do spółki z o.o.
• prawidłowe określenie czynszu najmu (wynagrodzenia, jakie spółka płacić będzie za najem pojazdu),
• zadbanie o prawidłową reprezentację spółki przy zawieraniu umowy najmu samochodu do spółki z o.o.
• odprowadzenie należnych podatków.

Umowa najmu pojazdu do spółki z o.o.

Jeżeli jako wspólnik lub członek zarządu spółki z o.o. chcesz wynająć samochód prowadzonej przez siebie spółce konieczne będzie zawarcie stosownej umowy. Przez umowę najmu, zgodnie z art. 659 Kodeksu cywilnego wynajmujący zobowiązuje się oddać najemcy rzecz do używania przez czas oznaczony lub nieoznaczony, a najemca zobowiązuje się płacić wynajmującemu umówiony czynsz. Chociaż przepisy prawa cywilnego nie wymagają aby umowa najmu zawarta była na piśmie to ze względów na zgodność z przepisami prawa podatkowego oraz przepisami Kodeksu spółek handlowych w praktyce tego umowa powinna być podpisana w formie pisemnej. Dzięki temu unikniesz nieprzyjemności bądź kwestionowania umowy przez urząd skarbowy.

Zawarcie tego typu umowy może być korzystne zarówno dla spółki, jak i dla wspólnika. Najem samochodu od wspólnika będzie stanowił koszt uzyskania przychodu przez spółkę, z drugiej strony zyskasz skuteczny sposób na częściowe ominięcie podwójnego opodatkowania w spółce. Korzystna umowa najmu powinna przerzucać także na spółkę wszelkie koszty związane z użytkowaniem samochodu, takie jak koszty napraw, przeglądów okresowych, ubezpieczenia czy materiałów eksploatacyjnych.

Wrzucenie najmu samochodu w koszty spółki

Czynsz, serwis, przeglądy, ubezpieczenia czy materiały eksploatacyjne, a także paliwo związane z wynajmem samochodu mogą być zaliczone jako koszty uzyskania przychodu. Comiesięczną ratę za użytkowanie pojazdu spółka z o.o. może księgować jako wydatek. Ponieważ jednak prawo podatkowe przewiduje limity uzależnione od rodzaju samochodu i wynoszące 225 000 zł dla pojazdów elektrycznych i napędzanych wodorem oraz 150 000 zł dla pozostałych samochodów to przy rozliczaniu kosztów należy uwzględnić te limity. , Po przekroczeniu limitu wartości koszty związane z użytkowaniem pojazdu nie są uznawane jako koszty uzyskania przychodu. Istotne dla możliwości wrzucenia w koszty opłat związanych z pojazdem jest także czas trwania najmu.

Limit wartości samochodu:

• do 150 000 zł / 225 000 zł (elektryki) brutto – 100% wydatków można zaliczyć do kosztów
• przekroczenie limitów – wydatki są zmniejszane proporcjonalnie do wartości samochodu.

Okres najmu

W przypadku wynajmu długoterminowego, przekraczającego 6 miesięcy w ramach ww limitu istnieje możliwość odliczenia 100% wydatków, jeśli samochód jest wykorzystywany wyłącznie do celów działalności gospodarczej. Jeśli samochód jest wykorzystywany do celów mieszanych (służbowych i prywatnych) istnieje możliwość odliczenia jedynie  75% wydatków. Limity wartości ustalane są na podstawie wartości wskazanych w umowie najmu. Stąd też ważne, aby dla celów dowodowych umowa najmu pojazdu do spółki z o.o. precyzowała wartość auta dla celu najmu. W przypadku najmu krótkoterminowego (na okres poniżej 6 miesięcy) limit wartości samochodu ustalany jest na podstawie wartości wskazanej w polisie ubezpieczeniowej. Niezależnie też od tego jak wykorzystujesz samochód masz możliwość wrzucenia w koszty jedynie 50% ponoszonych wydatków.

Jaka powinna być kwota za najem samochodu prywatnego do spółki z o.o.?

Decydując się na najem samochodu prywatnego do spółki należy pamiętać, że tego typu umowa stanowi transakcję między podmiotami powiązanymi. Spółką i wspólnikami lub członkami zarządu. Przepisy prawa podatkowego wskazują, że w takich przypadkach strony mają obowiązek ustalić warunki transakcji w taki sam sposób jakby zrobiły to podmioty ze sobą niepowiązane. Zbyt wysokie kwoty mogą stanowić podstawę do tego aby urząd skarbowy nie uznał ich w całości za koszt uzyskania przychodu przez spółkę.

Praktyczna wskazówka: Decydując się na najem pojazdu do spółki z o.o. sprawdź komercyjne oferty najmu długoterminowego pojazdów o podobnej wartości i ustal wartość najmu w sposób nieodbiegający istotnie od średniej rynkowej. Zachowaj te oferty dla celów dowodowych.

Prawidłowa reprezentacja

Jeżeli jesteś wspólnikiem, który nie sprawuje funkcji członka zarządu to umowę najmu podpisują z Tobą członkowie zarządu zgodnie ze sposobem reprezentacji spółki wynikającym z umowy spółki i Krajowego Rejestru Sądowego. Jeżeli natomiast sprawujesz funkcję członka zarządu i chcesz oddać swój samochód w najem do spółki to umowę podpisujesz z pełnomocnikiem spółki, który musi być powołany zgodnie z przepisem art. 210 Kodeksu spółek handlowych. Przepis ten wymaga aby pełnomocnictwo zostało udzielone przez zgromadzenie wspólników w drodze uchwały.

Podatek dochodowy po stronie wynajmującego

Dla osoby wynajmującej samochód do spółki czynsz otrzymywany od spółki stanowił będzie przychód podatkowy, który będzie mogła ona rozliczyć na zasadach ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych. Podatek ryczałtowy – wynoszący 8,5% przychodów do kwoty 100 000 zł oraz 12,5% przychodów od nadwyżki ponad kwotę 100 000 zł – w takim przypadku podatek płacisz od przychodów, będzie to więc korzystna forma opodatkowania jeżeli umowa najmu samochodu przerzuca na spółkę koszty eksploatacyjne.