Jak wpisać spółkę do KRS po 1 lipca 2021 roku?

1 lipca 2021 roku nastała cyfrowa rewolucja w Krajowym Rejestrze Sądowym. Jak się okazuje, do rewolucji tej nikt nie był specjalnie przygotowany, o czym świadczy to, że na stronach internetowych sądów, ale także Ministerstwa Sprawiedliwości nie było przed 1 lipca 2021 roku żadnych informacji o zmianach. Przecieki z sądów rejestrowych także świadczą o tym, że referendarze i administracja sądowa została postawiona przed faktami dokonanymi. Powstał zupełnie nowy system, którego trzeba się będzie nauczyć. Z informacji jakie posiadam wynika, że w szeregu sądów było to nawet zaskoczenie dla administracji sądowej. A szkoda, bo zmiany są duże i bardzo potrzebne.

Najważniejsza kwestia – nie wysyłamy już papierowych formularzy do KRS!

Wszystkie wnioski dotyczące podmiotu podlegającego wpisowi do rejestru przedsiębiorców składa się wyłącznie za pośrednictwem systemu teleinformatycznego. Nie wysyłamy już papierowych formularzy do KRS. Dotyczy to oczywiście także wniosków o wpis spółki z ograniczoną odpowiedzialnością do rejestru, ale także wpisów wszelkich zmian. Wnioski o wpis, a także o zmiany wpisu będą więc składane tylko i wyłącznie przez internet. Złożenie wniosku w formie papierowej spowoduje jego zwrot. Podobnie przez internet składać będziemy skargi na orzeczenia referendarzy, zażalenia oraz apelacje. Jedyny wyjątek to czynności przed Sądem Najwyższym.

To czego należy się spodziewać to fala zwrotów wniosków złożonych przez osoby, które nic nie wiedziały o zmianie reguł gry.

Zmiany w KRS od 1 lipca 2021 roku – od czego zacząć?

Jeżeli chcemy składać wnioski do KRS jako zarząd spółki z o.o. musimy dysponować podpisami elektronicznymi. Najprostszym i bezpłatnym rozwiązaniem jest skorzystanie z Profilu Zaufanego (ePUAP). I właśnie od tego powinniśmy zacząć naszą przygodę z nowym elektronicznym KRSem. Dokładną instrukcję tego jak otworzyć Profil Zaufany znajdziesz tutaj. Istnieją możliwości założenia profilu zaufanego na dwa sposoby:

  • tradycyjnie (weryfikacja Twojej tożsamości odbywa się w Urzędzie Skarbowym lub ZUSie, będziesz musiał/a po złożeniu wniosku o założenie profilu udać się do wybranej przez siebie instytucji i w odpowiednim okienku zweryfikować swój wniosek i dane osobowe) albo
  • przez internet (weryfikacja Twojej tożsamości odbywa się poprzez system bankowości elektronicznej wybranych banków, m.in. ING, PKP BP, Pekao, Alior, Santander, BNP Paribas, Millenium, Banki Spółdzielcze – ich aktualna lista znajduje się tutaj).

Gdy uda Ci się założyć Profil zaufany lub gdy posiadasz podpis kwalifikowany możesz przejść do kolejnego kroku.

Rejestracja w Portalu Rejestrów Sądowych

To jest najbardziej hitowa część całych tych zmian. Do 1 lipca 2021 roku, do godzin popołudniowych nikt nie miał pojęcia gdzie w ogóle szukać nowego portalu rejestracji spółek. Tymczasem Portal Rejestrów Sądowych, służący rejestracji spółek znajduje się pod adresem: https://prs.ms.gov.pl/. Co zabawne, na dotychczasowym portalu integrującym m.in. wyszukiwarkę KRS oraz tzw. system S24 brak jest jakiegokolwiek odnośnika do nowego portalu, nie ma tam także żadnej informacji na jego temat (choć może ulegnie to zmianie).

Gdy już wejdziesz na Portal Rejestrów Sądowych i klikniesz w kafelek E-formularze będziesz musiał/a utworzyć tam nowe konto. Pomoże Ci w tym założony wcześniej Profil Zaufany. Po założeniu konta, kliknięciu w link potwierdzający, który przyjdzie na podany w systemie adres poczty elektronicznej użytkownik dostanie możliwość składania wniosków do KRS.

Tutaj ważne przypomnienie. Wniosek o wpis spółki do KRS podpisują wszyscy członkowie reprezentacji spółki, niezależnie od przyjętej w umowie spółki metody reprezentacji. Pamiętajcie o tym.

Jak złożyć wniosek do KRS po 1 lipca 2021 roku?

Po pomyślnym zalogowaniu się do systemu po lewej stronie pojawi się menu z możliwymi opcjami.

Wniosek o rejestrację jest pierwszy na liście, po kliknięciu w tę zakładkę otrzymamy możliwość utworzenia formularza rejestracyjnego, poprzez kliknięcie w kafelek “Przejdź do wniosku”.

Tutaj w pierwszym kroku dostaniemy do wyboru rodzaj podmiotu, który chcemy założyć, wśród opcji będą m.in. spółki. Z rozwijanej listy, która ukaże się po kliknięciu kafelka “spółki” wybieramy zakładkę “spółka z ograniczoną odpowiedzialnością”. Otworzy się okienko, które pozwoli nadać nazwę naszemu wnioskowi i trafimy już do właściwego e-formularza, który zorganizowany jest w formie tabelek, które krok po kroku wypełniamy.

Poniżej znajdziesz krótki filmik pokazujący przykładowo kolejne kroki formularza.

 

Jedyną pułapką, którą na tę chwilę wyłapuję jest wskazanie, że wpis wspólników do rejestru jest opcjonalny. Nigdy nie jest, a przepisy wprost wskazują kiedy musimy zgłosić wspólnika do rejestru, a kiedy nie. Z tym drugim przypadkiem mamy do czynienia sytuacji, gdy wspólnik ma mniej niż 10% udział w spółce.

Najtrudniejszą częścią formularza jest wgrywanie dokumentów. Na plus należy uznać, że portal zasadniczo implementuje wszystkie możliwe załączniki, które są niezbędne do założenia spółki.

Minusem jest to, że czyni to nieprawidłowo. Dokument będący “listą adresów do doręczeń” nie jest prawidłową formą załącznika do KRS. Zgodnie z przepisem art. 19a ust. 5 każdy z członków reprezentacji powinien złożyć oświadczenie o swoim adresie do doręczeń, nie zaś listę adresową. Pamiętajmy też, że nie wszystkie z tych załączników będą obligatoryjne, np. nie zawsze musimy dołączać ostatnie trzy dokumenty na liście.

Jeżeli poszukujesz wzorów załączników do KRS dla spółki z o.o. <— tutaj właściwy adres.

Jak dołączyć dokumenty do KRS?

Sam proces dołączania dokumentów jest dwojaki.

Gdy mamy do czynienia z aktem notarialnym wystarczającym jest podanie jego numeru i sumy kontrolnej z Centralnego Repozytorium Elektronicznych Wypisów Aktów Notarialnych. Dokument ten zostanie automatycznie pobrany przez systemy informatyczne KRS i dołączony do wniosku. Pozostałe dokumenty musimy sami wgrać i podpisać. Tutaj mamy zasadniczo trzy opcje:

  • wgrywamy dokument podpisany elektronicznie, np. za pośrednictwem Profilu Zaufanego (tzw. podpisywarki),
  • wgrywamy skan dokumentu bez podpisu, mamy następnie 3 dni na dostarczenie oryginału dokumentu w formie papierowej do KRS
  • wgrywamy odpis elektroniczny dokumentu podpisany elektronicznie przez notariusza.

Opcją czwartą jest skorzystanie z usług radcy prawnego albo innego profesjonalnego pełnomocnika. Osoba taka o ile składa wniosek może wykonać elektroniczny odpis dokumentu i opatrzyć go swoim bezpiecznym podpisem elektronicznym albo profilem zaufanym, sąd uzna taką kopię dokumentu (skan) za pełnoprawny dokument.

Czy zauważyłem jakieś błędy?

Szczerze mówiąc nie zauważyłem znaczących błędów czy niedociągnięć, ale nie przeszedłem też pełnej procedury rejestracji wraz z opłatą. Jedyny drobny problem, jaki zauważyłem to fakt, że przy próbie wgrania podpisanego przeze mnie dokumentu Profilem Zaufanym nie zawsze system prawidłowo odczytywał moje dane osobowe jako osoby podpisującej. Zamiast mojego imienia i nazwiska pojawiało się oznaczenie “Null Null” (podwójne Zero, haha!), podpis był jednak weryfikowany jako kwalifikowany.

Zwróćcie jednak na to uwagę, bo może być to podstawą do wezwania do uzupełnienia braku formalnego.

Poza tym wygląda to, odpukać, naprawdę nieźle i mam nadzieję tylko, że brak kampanii informacyjnej dla podmiotów zobowiązanych do wpisu do rejestru oraz pracowników sądów nie spowoduje problemów z praktycznym wykorzystaniem systemu.

Co po założeniu spółki z o.o.?

Zerknij na pakiet startowy dla nowej spółki z o.o. który pomoże Ci w załatwieniu najważniejszych kwestii związanych z prowadzeniem spółki z ograniczoną odpowiedzialnością już po jej zarejestrowaniu. Jeżeli zaś potrzebujesz bezpośredniej pomocy w rejestracji spółki z o.o. lub wprowadzeniu zmian w KRS zapraszam do kontaktu.

Share on facebook
Share on twitter
Share on linkedin

Potrzebujesz mojej pomocy?

Skontaktuj się ze mną!

+48 (32) 764-15-80

kancelaria@opieka-prawna.eu

Błażej Sarzalski

Błażej Sarzalski

Radca prawny, wpisany na listę w Okręgowej Izbie Radców Prawnych w Katowicach, ekspert portalu Wyborcza.biz. Doradza w zakresie prawa spółek, a w szczególności tworzenia i przekształceń spółek handlowych oraz ich funkcjonowania.

Błażej Sarzalski

Błażej Sarzalski

Radca prawny, wpisany na listę w Okręgowej Izbie Radców Prawnych w Katowicach, ekspert portalu Wyborcza.biz. Doradza w zakresie prawa spółek, a w szczególności tworzenia i przekształceń spółek handlowych oraz ich funkcjonowania.

Zostaw komentarz

25 odpowiedzi

  1. Panie Mecenasie,
    a czy nie uważa Pan , że elektroniczne poświadczenie odpisu dokumentu przez występującego w sprawie pełnomocnika będącego adwokatem, radcą prawnym następuje stosownie do treści art. 129 § 2[1] KPC, czyli z chwilą wprowadzenia przez te osoby dokumentu do systemu teleinformatycznego?

    1. Przepisy KPC wyglądają tak:

      Art. 694[4] § 2[2] . Jeżeli dokumenty, o których mowa w § 1, zostały sporządzone w postaci papierowej, do wniosku dołącza się:
      1) odpisy elektronicznie poświadczone przez notariusza albo występującego w sprawie pełnomocnika, będącego adwokatem lub radcą prawnym (…)

      art. 129 § 2[]1. Elektroniczne poświadczenie odpisu dokumentu przez występującego w sprawie pełnomocnika strony będącego adwokatem, radcą prawnym, rzecznikiem patentowym lub radcą Prokuratorii Generalnej Rzeczypospolitej Polskiej następuje z chwilą wprowadzenia przez tego pełnomocnika dokumentu do systemu teleinformatycznego.

      To jest ciekawa kwestia, bo chyba chodziło ustawodawcy o to, o co Panu (jak mniemam) chodzi, czyli o to, żeby wystarczyło wprowadzić pismo podpisane przez radcę / adwokata do systemu elektronicznego i tyle, ale cytowany przepis art. 129 par 2[1] kpc reguluje tylko moment dokonania elektronicznego poświadczenia dokumentu, nie zaś jego formę.

      Forma została zaś uregulowana we właściwych przepisach ustawy o radcach prawnych i Prawa o adwokaturze.

      Ta pierwsza wskazuje, że poświadczenie powinno zawierać podpis radcy prawnego, datę i oznaczenie miejsca jego sporządzenia, na żądanie – również godzinę dokonania czynności. Jeżeli dokument zawiera cechy szczególne (dopiski, poprawki lub uszkodzenia) radca prawny stwierdza to w poświadczeniu. Prawo o adwokaturze reguluje ten temat analogicznie.

      Nie sposób więc chyba uznać, że samo wgranie przez radcę / adwokata pisma w system powoduje skutek odpisu elektronicznego – poświadczenie powinno mieć odpowiednią formę (zawierać miejsce i datę, względnie inne dopiski), przy czym za równoważne dla podpisu tradycyjnego należy uznać podpisanie podpisem elektronicznym.

  2. Dzień dobry
    Dostałem zwrot wniosków z dwóch w jednym zwrócili wniosek i wszystkie dokumenty, w drugim zarządzili tylko zwrot wniosku ale dokumentów nie zwrocili. Jeśli chodzi o opłaty sądowe w pierwszym przypadku zwrucil 330 zł w drugim tylko 100 zł, moje pytanie jest dlaczego w drugim przypadku nie zwrocili dokumentów i kwota zwrotu to tylko 100zl.

  3. Przepraszam za komentarz pod komentarzem, ale uciekły mi słowa więc napiszę jeszcze raz a tamten komentarz proszę usunąć.
    Dostałem zwrot wniosków z dwóch sądów
    , w jednym sąd zwrócił wniosek i wszystkie dokumenty, w drugim zarządzili tylko zwrot wniosku ale dokumentów nie zwrócił. Jeśli chodzi o opłaty sądowe w pierwszym przypadku sąd zwrucil 330 zł w drugim tylko 100 zł, moje pytanie jest takie :dlaczego w drugim przypadku sąd zarządził tylko zwrot wniosku ale nie zwrócił dokumentów, i dlaczego nie zwrócił 330 zł tylko 100 zl.
    Przepraszam za zamieszanie i pozdrawiam.

    1. Wygląda tak, że w jednym przypadku mamy zwrot, a w drugim wniosek został oddalony/odrzucony. Proszę to dokładnie sprawdzić.

  4. Dziękuje, dlaczego tak sie dzieje że w jednym przypadku mamy zwrot ,,całości ,,wniosku tj. dokumentów i opłaty a w drugim już nie .

    1. Musiałbym sprawdzić, ale jak sądzę po prostu w pierwszym przypadku były błędy w formularzach, w drugim niedostarczono jakichś załączników.

  5. Usterki, jakie na ten moment zauważyłem:
    – nie działa przekazywanie wniosku o zmianę wpisu w S.A. do podpisu drugiej osoby (pomimo podania identyfikatora, imienia i nazwiska, ta osoba nie widzi dokumentu jako oczekujący na podpis, pomimo że u mnie wyświetla się jako przekazany do podpisu, trudno powiedzieć dlaczego (rozumiem, że identyfikator konta to identyfikator który pojawia się w zakładce Moduł Tożsamości na koncie tej osoby – niestety nie działa, próbowałem też numeru PESEL, także bez skutku);
    – nie wszystkie zmiany pojawiają się w podglądzie wniosku, np. informacja o zmianie dnia, z który należy złożyć sprawozdanie finansowe (przy zmianie roku obrotowego) nie wyświetla się na podglądzie, trudno powiedzieć, czy to błąd podglądu czy też wniosek nie zawiera tej zmiany pomimo, że ją dodałem.

    Na razie nie dowiem się co z tym podglądem, bo nie mogę podpisać dwuosobowo 😉

  6. Przekazywanie do podpisu drugiej osoby już działa, natomiast w spawie podglądu wniosku na razie bez zmian (problem zgłoszony do działu technicznego)..

    Czy ktoś miał podobne problemy z podglądem wniosku?

    1. Nie mam żadnych problemów z samym podglądem wniosku. Trzeba ew. wyłączyć blokadę wyskakujących okienek w przeglądarce. Ja używam Mozilli, ale jak znam życie portal najlepiej chodzi na najbardziej “prawilnej” przeglądarce Microsoftu.

  7. Dzień dobry, czy wgranie skanu dokumentu podpisanego za pomocą “podpisywarki” jest wystarczajce? Na infolinii sądu Pani powiedziała mi tylko o możliwości dostarczenia oryginału lub potwierdzeniu przez notariusza i nie wiedziała czy podpisywarka wystarczy.

  8. Dzień dobry, moje pytanie odnośnie załącznikó- wgrywamy dokument podpisany elektronicznie, np. za pośrednictwem Profilu Zaufanego (tzw. podpisywarki). W sądzie Pani nie była w stanie potwierdzić mi tych informacji czy ta możliwość jest pewna?

    1. Tak jak napisałem, jest taka możliwość i jest to możliwość pewna, przy czym musimy pamiętać, że tam gdzie dokumenty nie pochodzą od nas albo tam, gdzie wymagana jest forma szczególna (np. podpisy notarialnie poświadczone) to nasz podpis epuap nie wystarczy.

  9. Panie Błażeju,

    Również mam “null null” w polu z imieniem i nazwiskiem (przy plikach będących załącznikami). Czy taki dokument zostanie przyjęty? Napisał Pan, że zdarzało się to “czasem” – nie zauważył Pan schematu, kiedy to mogłoby się nie dziać?

    Pozdrawiam

    1. Zdarza się to w sytuacji, gdy w “podpisywarce” wybieramy, że chcemy podpisać plik pdf. Nie wiem dlaczego to tak działa, ale trzeba zawsze wybrać opcję numer trzy (tak aby wygnerował się plik XML), wtedy normalnie rozpoznaje podpis.

      Co do tego, czy przyjmują takie dokumenty… szczerze, nie wiem! Przyznam, że w jednym ze zgłoszeń z rozpędu wgrałem takie pliki “NULL NULL”, one normalnie w podpisywarce są weryfikowane jako podpisane przeze mnie, ale szczerze mówiąc nie wiem, czy sąd je tak zweryfikuje. Czekam więc na decyzję i na pewno napiszę o tym,

      1. Nie wiem, czy to się zmieniło ostatnio, ale obecnie nie można wgrywać plików xml (jest to zablokowane) – formularz przyjmuje tylko pliki pdf. Dziwne.

          1. Rzeczywiście, teraz działa. Dziwnie. To musiało być coś (bardzo) chwilowego. Dzięki!

  10. Panie Mecenasie czy spotkał się Pan z problemem, aby wersja robocza wniosku nie chciała się zapisać? Już dwukrotnie byłam na finiszu wypełniania wniosku i chcąc zapisać jego wersję roboczą, na krótko pojawiał się jakiś czerwony komunikat, dosłownie na sekundę i wszystko wracało do strony startowej …..

  11. Złożyłem wniosek przez PRS na pełnomocnictwie, jednak nie dołączyłem wydruku z KRS, że pełnomocnictwo zostało podpisane przez właściwe osoby, czy to się kwalifikuje na zwrot? pozdrawiam

    Czy ewentualnie da się to jakoś uzupełnić przed zwrotem przez PRS?

Dodaj komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany. Wymagane pola są oznaczone *

O mnie

Radca prawny, wpisany na listę w Okręgowej Izbie Radców Prawnych w Katowicach, ekspert portalu Wyborcza.biz. Doradza w zakresie prawa spółek, a w szczególności tworzenia i przekształceń spółek handlowych oraz ich funkcjonowania.

Poszukujesz gotowych rozwiązań prawnych?

Ostatnie wpisy

Przepisy

Tu się udzieliłem

Chcesz być ze mną na bieżąco?
Zapisz się na bezpłatny newsletter!