Co należy zrobić po zarejestrowaniu spółki w KRS? O czym należy pamiętać po założeniu spółki z o.o.? O czym muszę pamiętać po rejestracji w KRS? Te pytania często otrzymuję od zarządów świeżo zarejestrowanych spółek, dlatego odpowiem na nie i wskażę jakie czynności podjąć po rejestracji spółki z o.o. w KRS.
Jakie czynności podjąć po rejestracji spółki z o.o. w KRS?
Co trzeba zrobić po rejestracji spółki z o.o. w KRS? Rozpocząć biznes. No dobra, wiem że z pewnością nie o to pytasz wpisując w wyszukiwarkę hasło „co po rejestracji w KRS”. Interesuje Cię pewnie krótkie omówienie najważniejszych formalności, które czekają zarząd po pomyślnym wpisie spółki z o.o. do KRS. Poniżej przedstawiam więc listę najważniejszych formalności, których trzeba dopełnić po rejestracji spółki w KRS.
Opłacenie podatku PCC
Jeżeli spółka była zakładana przez internet, w trybie S24, to nie uczestniczył w tej procedurze notariusz. Notariusz przy akcie założycielskim spółki pobiera podatek PCC i odprowadza go do urzędu skarbowego. Jeżeli jednak spółka nie korzystała z notariusza to należy zadbać o zapłatę podatku PCC. Podatek ten musimy samodzielnie obliczyć i zapłacić podatek od czynności cywilnoprawnych. W tym celu w ciągu 14 dni od dnia zawarcia umowy spółki składamy we właściwym dla spółki urzędzie skarbowym deklarację PCC-3, którą znajdziecie na stronach internetowych Ministerstwa Finansów. Razem ze złożeniem deklaracji spółka ma obowiązek także zapłacić podatek, który wynosi 0,5% kapitału zakładowego pomniejszonego o koszty związane z rejestracją i założeniem spółki.
Zgłoszenie spółki w Centralnym Rejestrze Beneficjentów Rzeczywistych
Na zgłoszenie spółki w Centralnym Rejestrze Beneficjentów Rzeczywistych (CRBR) masz 14 dni od dnia rejestracji spółki. Czynności rejestracyjne dokonasz w całości przez internet korzystając z Portalu Podatkowego. Zgłoszeniu do CRBR podlegają osoby spełniające definicję beneficjenta rzeczywistego. O tym kto to jest beneficjent rzeczywisty napisałem już w innym wpisie na moim blogu. Zerknij na niego przed wypełnieniem wniosku. Zgłoszenie do CRBR jest konieczne dla dokonania kolejnego kroku, którym jest otwarcie konta bankowego dla spółki.
Założenie rachunku bankowego
Chociaż teoretycznie nie ma przepisu, który nakazuje spółkom posiadać rachunki bankowe to istnieje wiele przepisów nakazujących rozliczenia przez banki. Jeżeli nie zastosujesz się do tych przepisów możesz mieć problemy z księgowaniem transakcji w koszty podatkowe. Dlatego też kolejnym krokiem powinno być założenie rachunku bankowego dla spółki z o.o. Obecnie wiele banków pozwala na otwarcie konta online. Część jednak wciąż wymaga osobistego stawiennictwa zarządu. W praktyce do otwarcia konta potrzebny będzie odpis z KRS, umowa spółki oraz zgłoszenie danych do CRBR.
Rozpoczęcie prowadzenia księgowości
Zawarcie umowy spółki z o.o. powoduje, że musisz zacząć prowadzić pełną księgowość dla spółki z ograniczoną odpowiedzialnością. Pozyskaj więc też księgowego, aby zgodnie z przepisami sporządzić bilans otwarcia. Księgowy też najczęściej pomoże z kolejnymi krokami, czyli zgłoszeniami do urzędu skarbowego.
Złożenie wniosku NIP-8 do urzędu skarbowego
W terminie 21 dni od dnia rejestracji spółki w KRS musisz zgłosić tzw. dane uzupełniające do urzędu skarbowego, na formularzu NIP-8. W tym kroku zgłaszamy urzędowi skarbowemu założony rachunek bankowy oraz miejsce przechowywania dokumentacji rachunkowej. Może to być adres Twojej spółki z o.o. albo, o ile biuro księgowe zgodziło się na to, adres biura rachunkowego.
Złożenie wniosku VAT-R
Spółki, które będą podatnikami czynnymi podatku VAT przed pierwszą czynnością opodatkowaną powinny też złożyć wniosek VAT-R, jeżeli zaś będą świadczyć usługi lub sprzedawać towary do Unii Europejskiej także VAT-UE.
Pierwsze zgromadzenie wspólników po założeniu spółki z o.o.
W wielu jurysdykcjach przeprowadza się zwykle pierwsze zgromadzenie wspólników, które ma na celu ukonstytuować spółkę i jej organy. O ile w Polsce najczęściej organy powołujemy już w umowie spółki (czy to przez Internet, czy to w akcie notarialnym obejmującym treść umowy) to nie ma powodu, dla którego inne istotne dla spółki, zarządu i wspólników kwestie nie mogły być przedmiotem obrad pierwszego zgromadzenia wspólników. Podczas takiego zgromadzenia wspólnicy mogą określić zasady prowadzenia sprawozdawczości finansowej spółki, określić kto będzie osobą powołaną do reprezentowania spółki wobec jej zarządu, wyrazić zgodę na działalność konkurencyjną członków zarządu, czy też ustalić wynagrodzenie dla osób zarządzających.
W rozmowach ze mną niektórzy wspólnicy śmieją się, że warto coś takiego zrobić, zanim zdążą się pokłócić… w tym żarcie jest trochę prawdy.
Wspomniane wyżej kwestie przewijają się najczęściej, dlatego przygotowałem wzór protokołu zgromadzenia wspólników, który jest częścią pakietu startowego dla spółki z o.o. i odpowiada na tego typu potrzeby. Oczywiście można go rozszerzać o inne kwestie, takie jak np. wyrażenie zgodę na udzielenie spółce pożyczki przez osobę powiązaną, zmiany w organach spółki, czy też zgody na niektóre czynności zarządu. Odbycie takiego posiedzenia jest bardzo dobrą praktyką i potrafi ustawić pewne kwestie w spółce na długie lata.
Czy warto inwestować w obsługę prawną nowej spółki?
Pytanie „czy potrzebuję obsługi prawnej mojej spółki?” jest tym na które niezwykle trudno mi odpowiedzieć. Z jednej strony wiem, że czasem stała obsługa prawna jest zupełnie niepotrzebna, kosztowna, a prawnicy lubią rozliczać się ryczałtowo. Z drugiej strony dostrzegam ile błędów prawnych popełniają początkujący przedsiębiorcy. Pisałem o nich przykładowo we wpisie o najczęściej powtarzających się błędach w spółce z o.o. W związku z tym widzę, że dobrze byłoby gdyby zarząd miał dostęp chociaż do podstawowej pomocy prawnej, niekoniecznie w formie obsługi prawnej spółki. Pomoc może polegać też na przykład na zaproponowaniu gotowych rozwiązań pewnych kwestii prawnych, jak dostępne w moim sklepie wzory pism i umów. Może też być jednak tak, że konieczna będzie spersonalizowana i szersza pomoc prawna.
Na pewno jest tak, że spółkę warto „ustawić” na początku pod względem prawnym, tak by była sprawnie działającym mechanizmem na lata.
