Najczęstsze błędy popełniane przy założeniu spółki z o.o.

W mojej kancelarii od początku jej istnienia założyłem blisko 250 spółek z ograniczoną odpowiedzialnością, nie wspominając o innych rodzajach spółek. W praktyce spotykałem się też z wieloma sytuacjami, kiedy trzeba było ratować nieudane lub problematyczne procedury rejestracyjne. Widziałem więc jakie błędy popełniane są przy założeniu spółki z o.o. przez innych, ale także samemu nie udało mi się uniknąć pewnych wpadek.

Nikt nie jest nieomylny, a przy okazji nic nie uczy tak dobrze jak błędy własne. I chociaż rejestracja i zakładanie spółki wydają się stosunkowo proste to ludzie wciąż popełniają błędy. Większość z nich jest typowa, powtarzalna i łatwo ich uniknąć. W niniejszym wpisie podzielę się moimi obserwacjami i subiektywną listą 5 błędów najczęściej popełnianych przy zakładaniu spółki z o.o. Nie popełniaj swoich błędów, ucz się na błędach innych.

Jakie są najczęściej popełniane błędy przy zakładaniu nowej spółki z ograniczoną odpowiedzialnością?

Do najczęściej popełnianych błędów przy zakładaniu nowej spółki z ograniczoną odpowiedzialnością należą:

1. Wybór nieodpowiedniej formy rejestracji spółki (S24/PRS) – pierwszym krokiem w procesie zakładania spółki z o.o. jest wybór odpowiedniej metody jej rejestracji. W Polsce dostępne są dwa główne sposoby: internetowy system S24 oraz rejestracja poprzez Portal Rejestrów Sądowych (PRS). Każda z tych metod ma swoje specyficzne wymagania i ograniczenia. Błędne wybranie formy rejestracji co prawda nie spowoduje, że spółki nie zarejestrujesz, ale może doprowadzić do problemów formalnych i opóźnień, szczególnie jeśli niektóre aspekty, jak np. dopłaty, aporty wymagają bardziej złożonego podejścia, które S24 nie obsługuje.
2. Błędy w umowie spółki – umowa spółki z o.o. to dokument, który definiuje zasady funkcjonowania spółki i zostaje z nią często na lata. Właściwe jej sporządzenie jest niezwykle ważne, aby uniknąć problemów już na etapie rejestracji w KRS. Częste błędy to m.in. wskazanie niedozwolonego przedmiotu działalności (np. działalności bankowej czy ubezpieczeniowej, które nie mogą być prowadzone w formie spółki z o.o.), brak szczegółowego opisu wnoszonych aportów, błędy przy wprowadzaniu powtarzających się świadczeń niepieniężnych czy przymusowym umorzeniu udziałów. Nieprzemyślane postanowienia umowne mogą również komplikować przyszłe zarządzanie spółką.
3. Błędne wybranie nazwy (firmy) spółki – wybór nazwy spółki jest istotny zarówno z punktu widzenia marketingowego, jak i prawnego. Błąd polegający na wyborze nazwy, która jest już zarejestrowana przez inną spółkę lub jest zbyt podobna do istniejącej, może skutkować odmową wpisu do rejestru przedsiębiorców. Dodatkowo, nazwa nie może wprowadzać w błąd co do rodzaju działalności, np. zawierać słów „bank” lub „zakład ubezpieczeń”, jeśli spółka nie spełnia odpowiednich warunków.
4. Błędy w skompletowaniu i treści dokumentów do KRS – kolejnym częstym problemem jest niedostateczne przygotowanie dokumentów niezbędnych do rejestracji spółki. Należy pamiętać o dołączeniu wszystkich wymaganych załączników, takich jak lista wspólników, dowody ustanowienia członków organów, oraz zgody członków zarządu na pełnienie funkcji. Brak któregokolwiek z dokumentów lub błędy w ich treści mogą skutkować odmową rejestracji.
5. Błędy przy składaniu wniosku do KRS – Wypełnienie i złożenie wniosku do KRS to ostatni, ale niezwykle ważny krok. Częste błędy to literówki, wskazanie niewłaściwego sądu rejestrowego, lub błędna wysokość opłat. Każdy z tych błędów może skutkować koniecznością poprawy i ponownego złożenia wniosku, co wydłuża cały proces rejestracji.

Zakładanie spółki z o.o. wymaga szczególnej uwagi na każdym etapie. Błędy, które mogą wydawać się drobne, mogą prowadzić do poważnych konsekwencji, w tym opóźnienia w rozpoczęciu działalności. Dlatego warto zasięgnąć porady specjalistów lub dokładnie przestudiować wymagania formalne, zanim przystąpi się do zakładania spółki.

Wybór nieodpowiedniej formy rejestracji spółki (S24/PRS)

Wybór formy zakładania spółki z o.o. ma fundamentalne znaczenie, ponieważ wpływa na czas rejestracji, koszty oraz możliwości modyfikacji w spółce poprzez systemy internetowe. Istnieją dwie główne metody rejestracji: tradycyjna (przez notariusza i z wykorzystaniem Portalu Rejestru Sądowych) i całkowicie internetowa (przez system S24).

Rejestracja przez PRS i zakładanie spółki przez notariusza umożliwia pełną elastyczność w kształtowaniu umowy spółki. Możliwe jest m.in. wnoszenie aportów (wkładów niepieniężnych), zastrzeganie dopłat, drobiazgowe regulowanie kwestii zbywania udziałów w spółce, udziału spadkobierców czy współmałżonków oraz bardziej skomplikowane ustalenia dotyczące zarządzania spółką czy podziału zysków. Wadą tego rozwiązania jest dłuższy czas trwania procedury oraz wyższe koszty związane z usługami notariusza oraz obsługi procesu przygotowania umowy spółki.

Rejestracja internetowa za pomocą systemu S24 jest szybsza i tańsza, co czyni ją atrakcyjną dla osób zakładających proste struktury spółek. Procedura ta trwa zazwyczaj kilka dni, a umowę spółki można stworzyć korzystając z gotowego wzorca dostępnego online. System S24 otwiera także na możliwość dalszych zmian struktury spółki przez ten system, co czyni je szybszymi. Przykładowo można sprawnie sprzedać udziały lub zmienić zarząd wyłącznie poprzez kilka kliknięć w internecie. Jednakże, system S24 jest ograniczony w zakresie możliwości personalizacji umowy spółki. Każda zmiana umowy po jej zawarciu wymaga przeprowadzenia dodatkowych formalności, co może być uciążliwe i kosztowne.

Decyzję o wyborze formy rejestracji warto więc podejmować po dokładnym przeanalizowaniu potrzeb spółki i konsultacji z prawnikiem, aby uniknąć komplikacji i dodatkowych kosztów w przyszłości.

Błędy w umowie spółki

Umowa spółki z o.o. jest fundamentem, na którym opiera się cała działalność firmy. Jej nieprawidłowe sporządzenie może prowadzić do poważnych komplikacji prawnych, operacyjnych, a nawet do odmowy rejestracji spółki w Krajowym Rejestrze Sądowym. Poniżej wskażę na najczęściej popełniane błędy, których należy unikać.

• Niedozwolony przedmiot działalności – jednym z najpoważniejszych błędów jest wskazanie w umowie spółki przedmiotu działalności, który jest zabroniony dla spółek z o.o. Na przykład, działalność bankowa, ubezpieczeniowa, czy reasekuracyjna wymaga specjalnych form prawnych, których spółka z o.o. nie spełnia. Wprowadzenie takiej działalności do umowy spółki skutkuje odmową rejestracji przez sąd​ (w przypadku systemu S24) lub wezwaniem do zmiany umowy spółki (w przypadku rejestracji przez PRS). Szczegółowa lista działalności zakazanych dla spółki z o.o. znajduje się także na moim blogu.
• Niewłaściwy opis aportu – jeśli wspólnicy zamierzają wnosić wkłady niepieniężne (aporty), niezwykle ważne jest dokładne i zgodne z przepisami opisanie tych wkładów w umowie spółki. Opis ten musi być szczegółowy i zawierać wszystkie elementy pozwalające na identyfikację przedmiotu aportu. Brak precyzji może skutkować problemami przy rejestracji spółki oraz przyszłymi komplikacjami w działalności spółki​.
• Brak uwzględnienia zaliczek na poczet dywidendy – dywidenda, czyli roczny zysk wypłacany ze spółki może być wypłacana wspólnikom także zaliczkowo, o ile w umowie spółki znajdą się odpowiednie postanowienia. Brak tego typu postanowień spowoduje konieczność zmiany umowy spółki.
  
• Brak zastrzeżenia obowiązku dopłat – dopłaty do spółki z o.o. stanowią bardzo wygodny sposób finansowania jej działania, alternatywny dla pożyczek lub wysokiego kapitału zakładowego. Wspólników można zobowiązać do ich ponoszenia wyłącznie na mocy umowy spółki. Konieczność nagłej dopłaty może zaskoczyć spółkę, która odpowiednio nie uregulowała tych kwestii.
• Powtarzające się świadczenia niepieniężne – świadczenia wspólników oparte o art. 176 k.s.h. stały się sposobem na uniknięcie obowiązku zapłaty składki zdrowotnej od wynagrodzeń wspólników w spółce z o.o. Przepisy wymagają jednak prawidłowego określenia rodzaju i zakresu świadczeń. Nieprawidłowości w tym zakresie spowodują opóźnienia w rejestracji spółki. Błędne wdrożenie tej instytucji może także postawić spółkę w gorszej pozycji w przypadku kontroli ze strony Zakładu Ubezpieczeń Społecznych.
• Nieuregulowanie kadencji zarządu – brak jednoznacznego określenia długości kadencji zarządu spółki może prowadzić do problemów z zarządzaniem firmą. Warto zawrzeć w umowie zapis precyzujący okres, na jaki powoływany jest zarząd, aby uniknąć konieczności częstego odnawiania mandatów członków zarządu​. Warto zastanowić się nad powołaniem zarządu na czas nieokreślony.

W umowie spółki należy uwzględnić przepisy dotyczące m.in. możliwości umorzenia udziałów czy ograniczenia w ich zbywaniu. Brak takich zapisów może powodować konieczność modyfikacji umowy w przyszłości, co wiąże się z dodatkowymi kosztami i formalnościami. Z tego względu, już na etapie tworzenia umowy warto przewidzieć wszystkie możliwe scenariusze działania spółki​. Dobrze sporządzona umowa spółki to klucz do jej sprawnego funkcjonowania. Warto zainwestować czas i środki w jej właściwe przygotowanie, aby uniknąć problemów prawnych i operacyjnych w przyszłości.

Błędne wybranie nazwy (firmy) spółki

Dobór odpowiedniej nazwy (firmy) dla spółki z o.o. jest tym elementem procesu rejestracji, który często jest niedoceniany. Wybór nazwy wiąże się nie tylko z kwestiami marketingowymi, ale także z wymogami prawnymi. Błędne określenie nazwy może prowadzić do wydłużenia procedury rejestracyjnej, a nawet do odmowy wpisu spółki do Krajowego Rejestru Sądowego (KRS).

Konflikt z istniejącymi nazwami. Jednym z najczęstszych błędów jest wybranie nazwy, która jest już zarejestrowana przez inną firmę lub jest na tyle podobna do istniejącej, że może wprowadzać w błąd kontrahentów. Sąd rejestrowy może odmówić rejestracji spółki, jeśli uzna, że jej nazwa narusza prawa innej firmy, zwłaszcza jeśli istnieje ryzyko pomylenia firm na rynku. Aby tego uniknąć, zalecam przeprowadzenie dokładnej weryfikacji w KRS, aby upewnić się, że wybrana nazwa jest unikalna.

Wprowadzenie w błąd co do formy działalności. Nazwy spółek nie mogą również wprowadzać w błąd co do charakteru działalności, jaką spółka zamierza prowadzić. Przykładowo, użycie w nazwie słów takich jak „bank” wymaga spełnienia dodatkowych warunków prawnych, które nie są związane z typową działalnością spółki z o.o. Jeśli te warunki nie są spełnione, sąd rejestrowy może odmówić rejestracji spółki.

Potencjalne naruszenia znaków towarowych Nazwa spółki powinna być również wolna od naruszeń praw do znaków towarowych. Przed rejestracją warto sprawdzić, czy wybrana nazwa lub jej elementy nie są zarejestrowanymi znakami towarowymi. Naruszenie cudzych praw do znaku towarowego może skutkować nie tylko odmową rejestracji, ale również konsekwencjami prawnymi w postaci pozwów o naruszenie praw własności intelektualnej.

Wszystkie powyższe błędy mogą znacząco wydłużyć proces rejestracyjny. Każda poprawka czy odwołanie związane z błędną nazwą wymaga ponownego przeanalizowania dokumentów przez sąd, co może trwać tygodnie, a nawet miesiące. Ponadto, każda zmiana nazwy po złożeniu wniosku wiąże się z dodatkowymi kosztami i koniecznością uaktualnienia wszystkich dokumentów. Aby uniknąć tych problemów, warto starannie przemyśleć nazwę spółki i skonsultować ją z radcą prawnym lub rzecznikiem patentowym, który pomoże upewnić się, że spełnia ona wszystkie wymogi formalne.

Błędy w skompletowaniu i treści dokumentów do KRS

Proces rejestracji spółki z o.o. w KRS wymaga złożenia określonego zestawu dokumentów, które muszą być kompletne i poprawnie wypełnione. Błędy w skompletowaniu lub treści tych dokumentów mogą skutkować opóźnieniami w rejestracji, a w niektórych przypadkach nawet jej odmową. Jednym z najczęstszych błędów jest niedołączenie wszystkich wymaganych dokumentów do wniosku o rejestrację. W zależności od specyfiki spółki i jej działalności, konieczne może być załączenie takich dokumentów jak lista wspólników, oświadczenie członków zarządu o objęciu funkcji, a także dokumenty dotyczące pokrycia kapitału spółki. Brak któregokolwiek z tych załączników może skutkować zwrotem wniosku z KRS z koniecznością jego uzupełnienia, co wydłuża proces rejestracyjny​.

Warto zwrócić uwagę także, że przepisy regulują treść samych dokumentów, mówią jak ma wyglądać lista wspólników albo co ma zawierać oświadczenie zarządu o pokryciu kapitału. Nieznajomość przepisów może spowodować wezwanie do uzupełnienia braków formalnych ze strony sądu, co opóźni proces rejestracji.

Aby ułatwić Ci ten proces w osobnym artykule znajduje się checklista załączników do KRS dla spółki z o.o.

Błędy przy składaniu wniosku do KRS

Z mojej praktyki wynika, że błędy przy składaniu wniosku do KRS zdarzają się niezależnie od tego, że od lipca 2021 roku KRS jest w pełni zinformatyzowany. O ile wcześniej dotyczyły one takich kwestii jak niewykreślone rubryki to aktualnie najczęściej wiążą się z niedomaganiem systemów informatycznych obsługujących rejestr przedsiębiorców, ale także z niewiedzą wnioskodawców.

Najczęściej popełniane błędy przy składaniu wniosku do KRS dla spółki z o.o. obejmują:

• wskazanie niewłaściwego sądu rejestrowego – chociaż w teorii system PRS samodzielnie wybiera sąd właściwy to bywa, że czyni to błędnie. Dlatego miej się na baczności, bo skierowanie sprawy do niewłaściwego sądu wydłuży procedurę rejestracji spółki. W systemie S24 natomiast samodzielnie musisz wybrać właściwy sąd rejestrowy. Aktualną listę właściwości sądów rejestrowych znajdziesz na stronach Ministerstwa Sprawiedliwości.
  
• literówki – tak, one się po prostu wciąż zdarzają, niezależnie czy wypełniamy dokumenty elektronicznie, czy też fizycznie. Literówki mogą doprowadzić do różnych nieprzewidzianych skutków, czasem do zwrotu wniosku, a czasem do zarejestrowania spółki np. z błędną nazwą. Doradzam Ci więc – zwróć szczególną uwagę na drobne błędy.
• niewypełnienie wszystkich części formularza – chociaż nie ma dwóch takich samych rejestracji spółek to powtarzającym się błędem jest niewypełnianie pola informacyjnego o wspólnikach. Problem wynika z tego, że system PRS informuje, że pole to jest opcjonalne. Trzeba pamiętać, że mamy obowiązek wpisania do KRS każdego wspólnika, który ma co najmniej 10% udziałów w spółce. Dlatego pole to należy traktować jako obowiązkowe.
• niepodpisanie wniosku – przyznam, że mnie samemu zdarzyło się przez roztargnienie nie podpisać elektronicznie wniosku w systemie PRS i wysłać go bez podpisu. Na szczęście szybko wyłapałem błąd i ponowiłem już podpisany wniosek, jednocześnie wycofałem ten niepodpisany. Co się naklikałem to moje…

Oferta kancelarii

Jeżeli chcesz uniknąć błędów związanych z procedurą rejestracji spółki, sprawnie i szybko założyć swoją spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością, możesz zlecić mi jej założenie. W toku całej procedury zadbamy o należytą treść umowy spółki i spełnienie wszelkich formalnych wymagań niezbędnych do jej rejestracji. Możesz skontaktować się ze mną poprzez formularz kontaktowy lub telefonicznie pod numerem telefonu 512 020 518.