Adres do e-doręczeń ADE dla sp. z o.o.
Może jeszcze nie zdajesz sobie sprawy z tego, że adres do e-doręczeń dla sp. z o.o. będzie obowiązkowy od 1 stycznia 2025 roku.
Pierwotny termin – 5 lipca 2022 roku został przesunięty. Najzabawniejsze jest to, że ustawa przedłużająca ten termin została opublikowana właśnie dzisiaj, w dniu w którym tworzyłem wpis alarmujący, że od 5 lipca 2022 r. spółki z o.o. mają nowe obowiązki. Cóż… takie życie prawnika. Nie zmienia to faktu, że docelowo adres do e-doręczeń zobowiązany będzie posiadać każdy podmiot wpisany do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego. Z oczywistych względów obowiązek ten obejmie także każdą spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością. W tym wpisie omówimy więc kwestie tego czym jest adres do e-doręczeń. Wskażemy także jakie obowiązki obejmą spółkę z o.o. w związku z koniecznością posiadania takiego adresu.
Czym jest adres do e-doręczeń (ADE)?
Adres do E-doręczeń będzie elektroniczną skrzynką odbiorczą dla doręczeń dokonywanych dla spółek z o.o. oraz innych adresatów objętych obowiązkiem adresowym. Usługa e-doręczenia umożliwi otrzymywanie i wysyłanie korespondencji drogą elektroniczną, bez konieczności korzystania z papierowej wersji dokumentów. Na stronach rządowych możemy przeczytać, że e-doręczenia to prosta i przejrzysta forma komunikacji pomiędzy podmiotami publicznymi (organy administracji), jak i niepublicznymi (spółki, prywatne firmy). W założeniu forma ta ma być równoważna z wysłaniem listu poleconego i zrewolucjonizować ma nie tylko komunikację między administracją publiczną a podmiotami prywatnymi, ale także między samymi podmiotami prywatnymi.
Rząd zapowiada, że docelowo adres wykorzystywany będzie w każdej procedurze administracyjnej i sądowej. Organy administracji publicznej będą nadawały w ten sposób całość korespondencji. Warto zauważyć, że będzie to już kolejny system, obok Portalu Rejestrów Sądowych, Portalu Informacyjnego Sądów Powszechnych czy adresów do doręczeń w postępowaniu podatkowym, o osobnych portalach celnych i ZUSowskich nie wspominając. Jest też czymś innym niż Profil Zaufany (ePUAP).
Czy docelowo zastąpi je wszystkie? Docelowo system e-Doręczeń ma całkowicie zastąpić ePUAP. Nie sądzę jednak, żeby istniała możliwość integracji tych wszystkich rozwiązań. Jest to więc kolejny obowiązkowy system elektroniczny. Kolejny adres. Kolejne hasła. Kolejna sprawa, o której trzeba pamiętać. Informatyzacja po polsku niestety przybiera czasem groteskowe formy.
Kto jest dostawcą adresu do e-doręczeń dla sp. z o.o.?
Publicznym operatorem dostarczającym adresy do e-doręczeń (ADE) jest Poczta Polska. Przedsiębiorcy mogą korzystać jednak także z rozwiązań komercyjnych zaakceptowanych przez Ministerstwo Cyfryzacji.
Jak krok po kroku uzyskać adres do e-doręczeń dla spółki z o.o.?
Aby założyć ADE dla sp. z o.o. w Poczcie Polskiej musimy posiadać możliwość zidentyfikowania się w drodze elektronicznej. Jako członek zarządu spółki lub jej pełnomocnik musisz posiadać więc podpis elektroniczny. Dostępne opcje obejmują:
- profil zaufany
- podpis kwalifikowany
- e-dowód
- pieczęć elektroniczną.
Jakie dane należy przygotować aby uzyskać ADE dla sp. z o.o.?
Celem sprawnego otrzymania ADE dla sp. z o.o. należy przygotować dane spółki z o.o., która będzie adresatem adresu do e-doręczeń:
- firmę spółki z o.o. ,
- numer REGON,
- numer NIP,
- informację o siedzibie i adresie spółki
- numer KRS
Procedura uzyskania adresu do e-doręczeń dla sp. z o.o.
Rozpoczęcie procedury wniosku o ADE dla sp. z o.o.
Przygodę z e-doręczeniami zaczynamy od kliknięcia w odpowiedni link usługi na stronie biznes.gov.pl . Na stronie tej otrzymamy możliwość rozpoczęcia procedury wniosku o uzyskanie adresu do e-doręczeń.
Po kliknięciu w kafelek „Rozpocznij” zostaniecie przeniesieni na stronę umożliwiającą zalogowanie się Profilem Zaufanym lub podpisem kwalifikowanym. Po zalogowaniu się należy zaznaczyć opcję „Utwórz nowy profil”. Pojawi się kolejne okienko wyboru:
Wybieramy oczywiście Krajowy Rejestr Sądowy i klikamy „dalej”.
Jako osoba uprawniona do reprezentacji wymieniona w KRS wybierasz opcję tak. Jeżeli składasz wniosek jako pełnomocnik lub jeżeli nie jesteś jeszcze wpisany/a do KRS musisz kliknąć opcję „nie”, a system umożliwi wpisanie Twoich danych oraz dostarczenie dokumentów poświadczających Twoje prawo reprezentacji. W dalszej części wpisu skupimy się na procedurze z perspektywy członka zarządu spółki z o.o.
Podanie danych firmowych do wniosku o ADE dla sp. z o.o.
W następnym kafelku podasz przygotowane wcześniej dane firmowe. Pamiętaj aby podać pełną nazwę spółki. Na potrzeby ADE nie używaj skrótu sp. z o.o., ani spółka z o.o. Po wpisaniu danych zostaniesz poproszony/a o potwierdzenie zgodności danych z KRS. Następnie pojawi się pytanie czy chcesz być administratorem skrzynki. Klikamy opcję „tak” i przechodzimy dalej. System poprosi w tym momencie o podanie adresu poczty elektronicznej. Po jego podaniu zostaniemy poproszeni o akceptację regulaminu oraz oświadczeń związanych z danymi osobowymi. Klikamy dalej. To już prawie koniec.
Pozostało nam podpisać wniosek. Jeżeli reprezentacja spółki jest jednoosobowa można od razu przystąpić do podpisu Profilem Zaufanym lub innymi dostępnymi formami. Jeżeli reprezentacja spółki jest wieloosobowa należy wybrać ostatnią opcję, aby pobrać dokument i dodać wiele podpisów. Po podpisaniu dokumentu należy go jeszcze wysłać.
Brawo, udało Ci się wysłać wniosek. Teraz należy oczekiwać na jego zatwierdzenie.
Czy adres do e-doręczeń trzeba zgłaszać do KRS?
Tak, adres do e-doręczeń należy zgłosić do KRS do dnia kwietnia 2025 roku. Co do zasady następuje to automatycznie. Po utworzeniu adresu sąd rejestrowy dostanie automatyczne powiadomienie, ponieważ zawiadomienie KRS następuje automatycznie nie musisz także nic płacić za zgłoszenie adresu do e-doręczeń dla sp. z o.o. do KRS.
Aktywacja adresu do e-doręczeń
Po jakimś czasie otrzymasz e-maila z prośbą o aktywację adresu e-doręczeń. Pamiętaj o niej, gdyż bez tego adres nie będzie funkcjonalny.
Jak uważacie, czy tego typu usługa będzie w najbliższym czasie do czegoś przydatna? Dajcie znać w komentarzach.
