Zgromadzenie Wspólników spółki z o.o. w formie telekonferencji

Czy możliwe jest odbycie zgromadzenia wspólników spółki z o.o. w formie telekonferencji?

Czy w spółce z o.o. można odbyć zgromadzenie wspólników poprzez telekonferencję? Umówić się tak zwyczajnie „na Skype’a”? Trochę ponad osiem lat temu, w listopadzie 2011 roku odpowiedziałem na to pytanie na łamach bloga i była to odpowiedź negatywna, możecie jednak zajrzeć do tego wpisu dotyczącego używania Internetu w bieżącej praktyce zarządzania spółką.  Opisuję w nim wciaż aktualne problemy, o których możemy podyskutować tworząc umowę spółki.

Od 2011 roku minęło 8 lat i w końcu ustawodawca poszedł po rozum do głowy, zezwalając na uczestnictwo w zgromadzeniu wspólników przy wykorzystaniu środków porozumiewania się na odległość. Nie jest to wprawdzie to samo co kompletnie wirtualne zgromadzenie, ale zawsze coś…

Udział w zgromadzeniu

Udział ten zdefiniowany jest jako transmisja obrad zgromadzenia wspólników  w czasie rzeczywistym, dwustronna komunikacja w czasie rzeczywistym, w ramach której wspólnicy mogą wypowiadać się w toku obrad zgromadzenia wspólników, przebywając w miejscu innym niż miejsce obrad zgromadzenia wspólników, a także wykonywanie osobiście lub przez pełnomocnika prawa głosu przed lub w toku zgromadzenia wspólników.

Co istotne, w przepisie tym chodzi o wykonywanie prawa głosu bez fizycznej obecności na zgromadzeniu (także bez obecności pełnomocnika). Oznacza to, iż spółka powinna udostępnić taki sposób kontaktu z udziałowcem bądź jego pełnomocnikiem, by przy zachowaniu możliwości identyfikacji tej osoby, możliwe było oddanie przez nią głosu w toku obrad. Interesującą kwestią co do rozwiązania technicznego jest głosowanie w sprawach, co do których głosowanie jest tajne. W takim przypadku, w teorii, należy zabezpieczyć takie rozwiązania techniczne, które umożliwiałyby zachowanie tajności głosowania – co może okazać się w praktyce, szczególnie w mniejszych spółkach, trudnym zadaniem, ze względu na fakt, że spółka ma obowiązek podejmować czynności celem zidentyfikowania udziałowców biorących udział w walnym zgromadzeniu. Wymóg ten może w niektórych sytuacjach stać w jawnej sprzeczności z wymogiem tajności głosowania, choć jak znam życie, wymyślono już sposoby oddawania głosów w takich sytuacjach i można je zaimplementować także do spółki z o.o.

Środki techniczne służące identyfikacji udziałowca

W przypadku gdy umowa spółki dopuszcza udział w zgromadzeniu przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej, udział wspólników w walnym zgromadzeniu może podlegać jedynie wymogom i ograniczeniom, które są niezbędne do ich identyfikacji i zapewnienia bezpieczeństwa komunikacji elektronicznej. Ograniczenia takie winny być sformułowane w samej umowie spółki i nie mogą w sposób niezasadny utrudniać udziału w  zgromadzeniu. Wszelkie utrudnienia i ograniczenia  w tym zakresie muszą być uzasadnione wyłącznie względami bezpieczeństwa komunikacji elektronicznej i zapewnienia identyfikacji wspólników, ewentualna konieczność posiadania przez wspólnika specjalnych środków technicznych, koniecznych do uczestnictwa w takim zgromadzeniu, powinna być uzasadniona wyłącznie tymi względami. Koszt zakupu takich środków nie powinien być także przesadnie wysoki, gdyż mogłoby to stanowić nadmierne utrudnienie, zakazane przez Kodeks.

Wirtualne zgromadzenie wspólników?

Umożliwienie uczestnictwa w walnym zgromadzeniu za pośrednictwem sieci Internet bądź innych środków komunikacji elektronicznej nie zwalnia spółki z wyboru miejsca, w którym będzie fizycznie przebywał prowadzący zgromadzenie przewodniczący, protokolant oraz ewentualnie członkowie organów spółki (zarządu i rady nadzorczej). Przepisy nie dopuszczają organizacji tzw. wirtualnych walnych zgromadzeń.