Wiele osób prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą, szczególnie tych, które rozwijają regularnie swój biznes staje w końcu przed dylematem wyrażającym się w pytaniu czy warto przekształcać jednoosobową działalność w sp. z o.o.? Jako radca prawny otrzymuję też często tego typu zapytania, a moich klientów interesuje często bilans korzyści i strat związanych z potencjalnym przekształceniem. W praktyce odpowiedź na to pytanie nie zawsze jest oczywista i wymaga dostosowania do konkretnego przypadku. Wynika to z tego, że spółka z ograniczoną odpowiedzialnością ma swoje niewątpliwe zalety, ale nakłada także ograniczenia. Czasami zaś, nawet gdy spółka z o.o. jest odpowiednią formą prowadzenia działalności to sam proces przekształcenia może być na tyle skomplikowany i czasochłonny, że nie warto w niego brnąć. Te dylematy jednoosobowych przedsiębiorców postaram się omówić w poniższym wpisie, zbierając głosy za i przeciw przekształceniu jednoosobowej działalności w spółkę z o.o.
Czym jest przekształcenie JDG w sp. z o.o.?
Przekształcenie jdg w spółkę z o.o. jest procesem prawnym opartym o przepisy Kodeksu spółek handlowych, w którym przedsiębiorca prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą zmienia formę jej prowadzenia na spółkę z o.o. z zachowaniem ciągłości prowadzenia działalności gospodarczej, zawartych umów, posiadanych licencji, nabytego majątku.
Procedurę tę opisałem szczegółowo we wpisie przekształcenie jednoosobowej działalności w spółkę z o.o. – zachęcam do zapoznania się z nim, bo zebrałem w nim wszystkie najważniejsze informacje, a sam wpis jest swoistym kompendium wiedzy w pigułce i przewodnikiem po wszystkich istotnych zagadnienia przekształcenia jednoosobowej działalności w sp. z o.o.
W tym miejscu natomiast napiszę tylko, że procedura ta jest wieloetapowa, wymaga zaangażowania prawników, notariusza, księgowych oraz biegłego rewidenta. Posługując się w tym artykule terminem „przekształcenie jednoosobowej działalności w sp. z o.o.” mam na myśli właśnie ten sformalizowany proces, nie zaś nieformalną „przesiadkę” na spółkę z o.o. polegającą na otwarciu nowej spółki dla swojej działalności, choć o tę kwestię także zahaczę.
Od czego zależy to czy warto przekształcać jednoosobową działalność w spółkę z o.o.?
Z mojej praktyki wynika, że to czy warto przekształcać jednoosobową działalność w spółkę z o.o. zależy od trudnej do oszacowania ilości czynników. Gdy przychodzi do mnie osoba, która prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą i rozważa przekształcenie to w głowie świta mi cała skomplikowana sieć wzajemnych zależności, różnych czynników, które muszę pomóc klientowi rozwikłać.
W pewnym uproszczeniu 5 najistotniejszych czynników, od których zależy to, czy warto doprowadzić do przekształcenia jednoosobowej działalności w spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością, można przedstawić następująco:
- wady i zalety spółki z o.o. – zarówno te pozytywne, jak i negatywne (a czasami nawet te z pozoru negatywne przynoszą wartość), które warto wziąć pod uwagę przy decydowaniu się na przekształcenie. Jest to w ogóle pierwszy krok, gdyż musimy zastanowić się, czy spółka z o.o. jest odpowiednią formą dla prowadzonego przez nas biznesu, uwzględniając jej wady i zalety,
- cele osobiste przedsiębiorcy – pewne cele związane z przedsiębiorstwem łatwiej osiągnąć posiadając spółkę, dotyczy to przykładowo kwestii spadkowych, małżeńskich czy inwestycyjnych,
- podatki w spółce z o.o. – chociaż spółka z o.o. z pozoru wydaje się być bardziej opodatkowana od jednoosobowej działalności gospodarczej to warto bliżej zagłębić się w ten temat
- koszty procesu przekształcenia – decydując się na przekształcenie musimy być pewni, że przedsiębiorca jednoosobowy udźwignie jego koszty oraz wymagania formalne związane z przekształceniem,
- czynniki zmuszające nas do przekształcenia – czasem po prostu nie ma wyjścia, pewne czynniki zewnętrzne mogą nas zmusić do przekształcenia jednoosobowej działalności w spółkę z o.o.
Wiele z tych czynników da się zobiektywizować, jednakże także subiektywne, osobiste czucie i postrzeganie biznesu przez przedsiębiorcę prowadzącego jednoosobową działalność ma istotne znaczenie. Poniżej omówię kolejno te kwestie.
Czy spółka z o.o. jest opcją dla każdego?
Spółka z o.o. jest tego rodzaju organizmem gospodarczym, który ma wiele plusów, ale zdecydowanie nie jest dostosowany dla każdego i w każdej sytuacji. Pierwszą i podstawową kwestią, jaką musisz rozważyć decydując się na przekształcenie to pytanie, czy to jak funkcjonuje spółka, jakie ma wady i zalety, będzie sprzyjać Twojemu biznesowi. Ważne też, aby podchodzić do tej kwestii bardzo subiektywnie i rozważać ją także z punktu widzenia planowanej struktury osobowej spółki, bo w pewnych sytuacjach zalety spółki stają się mniej jaskrawe, a na pierwszy plan mogą wyjść jej wady. Z tego powodu pozwolę sobie pisać tutaj raczej o najistotniejszych cechach lub właściwościach spółki z o.o. – Tobie zostawiając przemyślenie, czy traktować je jako wadę czy zaletę.
Czy spółka z o.o. jest bezpieczna?
Tak, spółka z o.o. to relatywnie bezpieczna forma prowadzenia biznesu. Dzieje się tak dlatego, że wspólnicy w spółce z o.o. nie ponoszą wcale odpowiedzialności za zobowiązania. Jedyne co mogą stracić to wniesiony do spółki majątek, w postaci wkładów lub dopłat do spółki.
Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością nieprzypadkowo nazywa się tak, jak się nazywa. Ona jest po to aby odpowiedzialność ograniczać. Zasadniczą zaletą spółki z o.o. jest oddzielenie majątku prywatnego od majątku firmowego. To co należy do spółki nie jest Twoim majątkiem, a majątkiem spółki. Podobnie długi spółki nie są Twoimi długami, a długami spółki. W sytuacji, gdy działalność jaką prowadzisz jest ryzykowna tego typu rozgraniczenie własności powoduje, że komornik zajmując majątek czy też rachunki działalności gospodarczej zajmuje rachunki spółki, nie zaś Twoje prywatne. Stąd też często pierwszym pytaniem jakie zadaje klientom jest pytanie o to na jakim rynku działają, jakie ryzyka w prowadzeniu biznesu widzą. Czy mogą spowodować szkodę, która położy biznes? Czy narażeni są na zatory płatnicze. Te wszystkie okoliczności przemawiają za prowadzeniem biznesu w formie spółki.
Dla ścisłości muszę oczywiście powiedzieć, że to bezpieczeństwo nie jest absolutne i bezgraniczne. Jeżeli jesteś członkiem zarządu spółki to ponosisz solidarnie z nią odpowiedzialność za jej zobowiązania istniejące w trakcie sprawowania tej funkcji. Potencjalny wierzyciel ma drogę do Twojego majątku prywatnego, ale ta odpowiedzialność nie jest automatyczna. Wymaga często przeprowadzenia często wieloletniej batalii sądowej do której możesz też przygotować siebie i swój majątek. Nie jest może tak różowo jakby się chciało, ale uwierz mi, potencjalny wierzyciel wcale łatwo także nie ma.
Jeżeli natomiast do prowadzenia biznesu wynajmujesz profesjonalnego menedżera to odpowiedzialność spada w całości na niego.
Składki ZUS wspólnika
Dwuosobowa spółka z o.o. w kwestii ZUS cechuje się tym, że wspólnicy nie płacą składek na ubezpieczenia społeczne, ani składki zdrowotnej. Z kolei w jednoosobowej spółce z o.o. jedyny wspólnik traktowany jest przez ZUS tak jak przedsiębiorca prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą. W sytuacji, gdy prowadzisz działalność gospodarczą i dotknęły Cię przepisy Polskiego Ładu to wiesz jak obciążającymi stały się składki na ubezpieczenie społeczne oraz składka zdrowotna. Spółka z o.o. pozwala na zaoszczędzenie sporej ilości środków, które możesz pożytkować na cele inwestycyjne czy też choćby zatrudnienie w spółce.
Oddzielenie majątku firmowego od prywatnego i pełna księgowość
Pełna księgowość bywa uznawana za wadę spółki z ograniczoną odpowiedzialnością. Pełna rachunkowość cechuje się dokładnym rejestrowaniem obiegu dokumentacji, pieniądza i towarów w spółce. Ze względu na bardzo szczegółowe wymogi pod kątem tworzenia dokumentacji, pełna księgowość wymaga nie tylko prowadzenia samej księgi rachunkowej, ale także serii dodatkowych ewidencji i rejestrów obejmujących zbiory zapisów księgowych, obrotów (sum zapisów) i sald, na które składają się dziennik, księga główna, księgi pomocnicze, zestawienia obrotów i sald oraz inwentarz.
Brzmi to skomplikowanie i z pewnością generuje większe koszty prowadzenia księgowości niż w jednoosobowej działalności gospodarczej. Rozmowy z moimi klientami wskazują jednak także na wiele pozytywów pełnej rachunkowości. Moi klienci wymieniają tutaj także szereg pozytywów, takich jak: lepsza kontrola nad pieniądzem czy przejrzystość finansowa. Po prostu czują oni, że pełna księgowość wymusza na nich profesjonalizację działania. Wiedzą więcej o stronie finansowej i kosztowej swojej działalności.
Oddzielenie majątku firmowego od prywatnego oznacza też, że nie możesz tak po prostu wpłacać i wypłacać pieniędzy ze spółki. Każda tego typu operacja musi mieć podstawę prawną, a nierzadko wiąże się to z opodatkowaniem, np. przy wypłacie dywidendy, czy wnoszeniu do spółki wkładu.
Cele przedsiębiorcy jako uwarunkowania procesu przekształcenia jdg w sp. z o.o.
Chociaż mógłbym napisać o poniższych kwestiach jako o cechach spółki z o.o. to postanowiłem omówić je w odrębnej kategorii ponieważ z mojego doświadczenia wynika, że decyzja o przekształceniu jdg w spółkę z o.o. opiera się często na dążeniu do realizacji pewnych celów osobistych lub finansowych przedsiębiorcy, które są często powtarzalne i w pewnym sensie typowe. Tymi celami są:
- przygotowanie działalności pod wejście inwestora,
- przygotowanie do sprzedaży firmy,
- przygotowanie gruntu do przekazania działalności spadkobiercom,
- ochrona działalności gospodarczej na wypadek rozwodu przedsiębiorcy.
Przekształcenie jdg w celu przygotowania działalności do inwestycji
Łatwość we wprowadzeniu inwestora jest istotną cechą spółki z ograniczoną odpowiedzialnością. Jeżeli myślisz o zewnętrznym finansowaniu lub skalowaniu swojej firmy to rzadko kiedy potencjalny inwestor zainteresowany będzie dofinansowywaniem działalności gospodarczej. Oznaczałoby to, że po prostu oddałby pieniądze Tobie, a sam pozbył się kontroli. Spółka z o.o. stwarza natomiast mechanizmy pozwalające na połączenie inwestycji kapitału wraz kontrolą nad spółką.
Sama transakcja wprowadzenia inwestora jest też o wiele prostsza i to z obu stron. Często wystarczy do tego umowa sprzedaży udziałów w spółce, czasem potrzebne będzie podwyższenie kapitału zakładowego lub dopłaty, ale każda z tych procedur jest jasno opisana w Kodeksie spółek handlowych. W umowie inwestycyjnej można w sposób przejrzysty wskazać w jaki sposób nastąpi inwestycja.
Przekształcenie jednoosobowej działalności w spółkę z o.o. jako przygotowanie do sprzedaży firmy
Z podobnych powodów do wymienionych w akapicie wyżej spółka z o.o. doskonale nadaje się jako wehikuł do sprzedaży firmy. W tego typu transakcji nabywca kupuje udziały na podstawie relatywnie prostej umowy sprzedaży udziałów w spółce z o.o. W przypadku próby sprzedaży jednoosobowej działalności gospodarczej jedyną opcją jest podpisanie umowy nabycia przedsiębiorstwa, co zwykle jest o wiele bardziej złożoną transakcją, wymagającą licznych przygotowań, zestawień a ostatecznie wcale nie jest pewne, czy kupujący chciałby brać na siebie zobowiązania sprzedawanego przedsiębiorstwa. Dlatego właśnie o wiele bardziej korzystną, także z punktu widzenia kupującego firmę, jest nabycie udziałów w spółce z o.o. niż samego majątku firmy. Tutaj też działa oddzielenie majątku prywatnego od firmowego. Taka transakcja jest po prostu bezpieczniejsza dla nabywcy.
Przekształcenie jako sposób na przekazanie firmy spadkobiercom
Chociaż w 2018 roku do polskiego systemu prawnego wprowadzono przepisy o zarządzie sukcesyjnym, które pozwalają na kontynuowanie jednoosobowej działalności gospodarczej przez zarządcę sukcesyjnego to w praktyce spółka z o.o. pozostaje wciąż podstawowym narzędziem przekazania firmy spadkobiercom. Pozwala ona bowiem nie tylko przekazać już firmę w części lub w całości za życia odchodzącego z biznesu przedsiębiorcy, ale także na takie ukształtowanie zasad przejęcia udziałów w spółce, które promować będzie jedynie część spadkobierców. W połączeniu z rozrządzeniami testamentowymi lub zapisem windykacyjnym jest to idealna forma prawna, gdy myślimy o zaawansowanym planowaniu spadkowym.
Spółka z o.o. a ochrona przed podziałem majątku małżeńskiego
W sytuacji gdy przedsiębiorca prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą pozostający dotychczas w małżeńskiej wspólności majątkowej dzieli swój majątek z małżonkiem/małżonką istnieje ryzyko, że majątek ten podzielony zostanie w taki sposób, że działalność gospodarcza zostanie, kolokwialnie mówiąc, rozczłonkowana. Nie trzeba mówić jak istotne z punktu widzenia ciągłości prowadzenia działalności, jej rozwoju jest dostęp do całości aktywów przedsiębiorstwa. Spółkę z o.o. można zabezpieczyć na taki wypadek przewidując wyłączenie udziału współmałżonka w spółce na wypadek rozwodu.
Czy podwójne opodatkowanie to na pewno problem?
Na odrębne i nieco szersze potraktowanie zasługuje kwestia podatków w spółce z o.o. Chociaż poświęciłem temu cały wpis na temat opodatkowania spółki z o.o. a także szeroko omawiałem sposoby na ominięcie podwójnego opodatkowania w spółce z o.o. to chciałbym w tym miejscu podać kilka interesujących kwestii, które mogą przesądzić o tym, że spółka z o.o. także pod kątem podatkowym będzie ciekawym rozwiązaniem.
Uwaga na pułapkę podatkową!
Spółka z o.o. będąca małym przedsiębiorcą co do zasady płaci podatek dochodowy w wysokości 9% dochodu. To jest mało w porównaniu do podatku liniowego w jednoosobowej działalności gospodarczej. Wielu przedsiębiorców odkrywa, że to jest całkiem niska stawka, która daje po prostu lepszą płynność finansową. Żeby nie było jednak za łatwo spółka z o.o. powstała w wyniku przekształcenia jednoosobowej działalności gospodarczej nie może skorzystać z 9% stawki podatku od osób prawnych przez pierwsze dwa lata obrotowe działalności. W takiej sytuacji warto jednak rozważyć opodatkowanie ryczałtem od dochodów spółek, czyli tzw. estońskim CIT, co jest jeszcze lepszym rozwiązaniem jeżeli chodzi o płynność finansową prowadzonego biznesu, ponieważ podatków dochodowych na bieżąco można wcale nie płacić. Wyobrażasz sobie to? Na każde 100.000 zł dochodu dotychczas oddawałeś albo oddawałaś 19.000 zł fiskusowi. Teraz nie oddajesz nic.
Oczywiście nie każdy przedsiębiorca spełnia warunki objęcia go estońskim CIT (a podstawowy warunek to zatrudnienie co najmniej 3 pracowników na pełne etaty), w sytuacji takich osób można jednak rozważać połączenie spółki z o.o. z jednoosobową działalnością wspólnika, który może ją fakturować, np. stawką ryczałtową na poziomie 8,5% lub 5,5% (wszystko zależy od charakteru świadczonych usług).
Kiedy kwestie podatkowe nie staną na przeszkodzie przekształceniu działalności w spółkę z o.o.?
Podsumowując kwestię podatków mogę wprost powiedzieć, że warto przekształcić jednoosobową działalność w spółce z o.o. w sytuacji, gdy:
- jednoosobowa działalność jest w fazie rozwoju i wykazuje duże koszty albo stratę,
- spełniamy warunki do objęcia przekształconej spółki z o.o. tzw. ryczałtem od dochodów spółek,
- możemy efektywnie tworzyć koszty poprzez usługi własne.
Koszty procesu przekształcenia i ich wpływ na decyzję o przekształceniu
Szczegółowo koszty przekształcenia jdg w spółkę z o.o. opisałem w odrębnym wpisie. Dlatego w tym miejscu wspomnę tylko i wyłącznie o tym, że musisz liczyć się z wydatkiem co najmniej 20.000 – 25.000 złotych. To dla niektórych przedsiębiorców istotna kwota, mogąca zdecydować o sensie lub bezsensie przekształcenia.
Czynniki wymuszające przekształcenie
Ostatnią grupą czynników, które warto wziąć pod uwagę rozważając sens przekształcenia jednoosobowej działalności gospodarczej w sp. z o.o. jest występowanie stanu prawnego lub czynników zewnętrznych, które wymuszają przekształcenie w spółkę z o.o. Jakie to są czynniki? Różnorodne, ciężko je sklasyfikować, choć najczęstszym z nich jest presja kontrahenta. Często jest tak, że wiele mniejszych biznesów uzależnionych jest od tych większych, które wymagają profesjonalizacji od swoich kontrahentów, naciskają wtedy mniej lub bardziej formalnie na współpracę ze spółką z o.o.
Druga sytuacja to taka, w której wiesz już, że przejście na spółkę byłoby korzystne, rozważasz założenie nowej spółki, ale w swojej działalności masz podpisaną bardzo korzystną umowę z którymś z kontrahentów albo wręcz długoletnią współpracę, dzięki której warunki handlowe są dla Ciebie o wiele lepsze niż dla nowych kontrahentów. W takiej sytuacji przekształcenie jest konieczne.
Czy są jakieś alternatywy dla przekształcenia jednoosobowej działalności w spółkę z o.o.?
Tak, podstawowa alternatywa to po prostu postawienie nowej spółki i próba przeniesienia dotychczasowego majątku, kontraktów, umów, klientów do nowego podmiotu. Druga opcja to wniesienie do nowo otwartej spółki przedsiębiorstwa prowadzonego dotychczas przez osobę fizyczną. Każda z tych opcji ma także swoje plusy i minusy.
Czy warto przekształcać jednoosobową działalność w spółkę z o.o.? Musisz rozważyć to sam/a. Mam szczerą nadzieję, że niniejszy wpis pomógł Ci w tym. Jeżeli jednak chcesz skorzystać z mojego doświadczenia i potrzebujesz porozmawiać o tym jaką drogę wybrać, jak podejść do przesiadki na spółkę z o.o. – czy dokonać przekształcenia, czy też tworzyć nową spółkę – zapraszam do kontaktu. Odpowiadam zwykle jeszcze w tym samym dniu roboczym.
2 comments on “Czy warto przekształcać jednoosobową działalność w sp. z o.o.?”
a ja durna zrobiłam to szefowi za darmo, bo akurat pisałam z tego pracę magisterską w 2006 roku. Jednym słowem – to samobójstwo 😉 Jeśli ktokolwiek chce przekształcać jdg na sp. z o.o. prowadząc podatkową książkę przychodów i rozchodów, to niech się 2 razy zastanowi. I nie mówię tu o samej koncepcji, tylko o problemach po dniu bilansowym. W praktyce okazuje się często, ze aportem nie zostały wniesione ważne kaucje, gwarancje, jakieś zapomniane należności. Najpierw przejdźcie na pełną księgowość tak na rok przed przekształceniem, bo zwykle w czasie tego okresu większość kwiatków wyjdzie. I o ile jest jeden właściciel to kapitał zakładowy można bez problemu modyfikować. Schody zaczynają się, gdy nagle zmiany w kapitale dotyczą jednego ze wspólników i korygowanie tego to jest dopiero zabawa….
W 2006 roku nie mogła Pani pisać na ten temat pracy magisterskiej, ponieważ procedura przekształcenia jednoosobowej działalności gospodarczej w spółkę z o.o. pojawiła się w polskim prawie 5 lat później 😉
Natomiast co do problemów przejścia na pełną księgowość. Tak, jest to spore wyzwanie, szczególnie w sytuacji, gdy w jednoosobowej działalności gospodarczej nie ewidencjonujemy właśnie takich zobowiązań typu kaucje, gwarancje, czy niezapłacone lata temu faktury. Dlatego też sprawne przejście tego procesu wymaga przede wszystkim tego aby księgowość i ewidencje podatkowe prowadzone były w odpowiedni sposób, aby przedsiębiorca prowadził rejestr umów, z których mogą wynikać zobowiązania – przykłady wielu moich klientów wskazują, że nie jest to jednak niemożliwe, aby zrobić to dobrze.