Rejestrowanie spółki będąc za granicą zawsze było możliwe, ale nigdy nie było tak proste. Wielokrotnie otrzymywałem pytania od klientów czy można założyć polską spółkę z o.o. będąc za granicą? I zawsze odpowiedź była twierdzącą. O tym w jaki sposób założyć polską spółkę będąc za granicą, o kosztach tej operacji oraz o możliwościach jakie daje rejestracja spółki z o.o. online opowiem w niniejszym wpisie. Jak możecie zauważyć, wpis ten aktualizowany jest na bieżąco i odzwierciedla stan prawny z 2022 roku
Skontaktuj się. Odpowiedzi udzielam jeszcze w tym samym dniu roboczym
Czy można zarejestrować spółkę będąc za granicą?
Istnieje możliwość zarejestrowania polskiej spółki z zagranicy i taka możliwość istniała zawsze, przynajmniej tak długo, jak długo świat znał instytucję pełnomocnictwa. Rozwój technologii i informatyzacja sądownictwa pozwalają jednak zrobić to także samodzielnie, bez uczestnictwa osób trzecich.
Rejestrowanie spółki będąc za granicą – sposób tradycyjny
Aby zawrzeć umowę spółki polskiej z zagranicy możemy posłużyć się pełnomocnikiem do dokonania tej czynności w Polsce. Wiele kancelarii prawnych oferuje tego typu usługi. Alternatywnie można też zlecić komuś założenie spółki w jego imieniu, ale na rachunek docelowego wspólnika, a następnie zbyć udziały w tej spółce. Ten podstawowy sposób, oparty o pełnomocnictwo wymaga zachowania takiej formy pełnomocnictwa, jak w lokalnym prawie wymagana jest do umocowania pełnomocnika do założenia spółki podobnego typu. Przykładowo, jeżeli bierzesz się za rejestrowanie spółki będąc za granicą w USA to musisz zbadać jak prawo Twojego stanu traktuje wymogi co do pełnomocnictwa przy zakładaniu spółki typu LLC (limited liability company). W niektórych stanach lub krajach wystarczyć może teoretycznie zwykła forma pisemna, albo wezwanie świadków do czynności udzielenia pełnomocnictwa. Niemniej z uwagi na pewność obrotu i praktykę zawsze zalecam aby była to najbardziej sformalizowana forma jaka jest dostępna w danym kraju, tj. albo forma aktu notarialnego (w krajach opartych o systemy prawne wywodzące się z prawa francuskiego) albo poświadczenie notarialne podpisu w krajach gdzie obowiązuje common law. Ze względów praktycznych konieczna będzie też legalizacja pełnomocnictwa albo opatrzenie go klauzulą apostille.
Czy można iść do zagranicznego notariusza i zawrzeć przed nim umowę polskiej spółki z o.o.?
Na gruncie obecnego prawa prywatnego międzynarodowego takiej możliwości nie ma. Forma czynności zawarcia umowy spółki z o.o. podporządkowana jest prawu właściwemu dla tej czynności, czyli prawu polskiemu. Prawo polskie wymaga formy aktu notarialnego. Natomiast akt notarialny zgodnie z prawem polskim może sporządzić tylko polski notariusz i w ograniczonym zakresie konsul. Stąd nie będzie wystarczające zachowanie formy aktu notarialnego z Republiki Czeskiej czy Słowacji, a już na pewno nie z krajów anglosaskich. W poprzednim stanie prawnym było tak, że czynność prawna założenia umowy spółki mogła być dokonana zgodnie z wymogami prawa właściwego dla miejsca jej dokonania co do formy, (art. 12 p.p.m.) jednak zgodnie z wymogami prawa polskiego co do materialnej treści czynności (tj. umowa spółki mogła być np. zawarta w zwykłej formie pisemnej, ale musiała mieć wszystkie elementy istotne z punktu widzenia polskiego prawa handlowego).
Na chwilę obecną pozostaje więc ustanowienie pełnomocników albo zlecenie utworzenia komuś spółki w Polsce.
Rejestrowanie spółki będąc za granicą online
Dzięki informatyzacji sądownictwa istnieje teoretyczna możliwość założenia spółki w systemie S24 spoza Polski, choć nie zawsze jest to zadanie łatwe. Zwykle konieczne będzie wcześniejsze uzyskanie kwalifikowanego podpisu elektronicznego akceptowalnego w Polsce albo tzw. Profilu Zaufanego. O ile większość obywateli polskich nawet przebywających zagranicą będzie mogła w łatwy sposób założyć Profil Zaufany, o tyle obcokrajowcy mogą mieć z tym większe wyzwanie z uwagi na konieczność wcześniejszego wnioskowania o numer PESEL.
Drugim wyzwaniem jest to, że w niektórych krajach nie da się wejść na rządowe strony internetowe i skorzystać np. z modułu podpisywania dokumentów poprzez profil zaufany. W takich sytuacjach można obejść problem używając usługi VPN. Należy jednak pamiętać, że w niektórych krajach, szczególnie autorytarnych z używaniem VPN mogą wiązać się kary, dlatego kwestię tę należy zbadać przed przystępowaniem do użytkowania tego typu rozwiązania.
Należy też pamiętać, że z rejestrowaniem spółki będąc zagranicą wiążą się też inne problemy, takie jak konieczność pozyskania realnej siedziby dla spółki (z uwagi na niechęć urzędów skarbowych dla nadawania rejestracji VAT dla spółek w biurach wirtualnych, szczególnie jeżeli spółka posiada członków zarządu spoza Polski), dlatego proces rejestracji wymaga także odpowiednich przygotowań.
Rejestrowanie spółki będąc za granicą – cena
Ile kosztuje rejestrowanie spółki będąc za granicą z pomocą polskiej kancelarii prawnej? Cena rejestracji spółki z o.o. dla podmiotów z zagranicy zawsze będzie wyższa niż dla podmiotów polskich, co nie wynika z dyskryminacji zagranicznych wspólników, ale zwykle z tego powodu, że wiąże się to z dodatkową pracą albo kwalifikacjami (np. językowymi) oraz z faktem zwiększonego nakładu pracy z tytułu tzw. środków bezpieczeństwa finansowego wymaganych przez unijne przepisy dotyczące przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowania terroryzmu. Ceny najprostszych rejestracji spółek dla podmiotów z zagranicy zaczynają się od około 2.000 – 3.000 złotych, często jednak są kilkakrotnie wyższe.
17 comments on “Czy da się założyć polską spółkę z o.o. będąc za granicą?”
A co z apostille? Akt notarialny jest dokumentem urzędowym. Gdyby zatem umowa spółki została zawarta w formie aktu notarialnego w państwie będącym stroną konwencji haskiej z 1961 r. o zniesieniu wymogu legalizacji zagranicznych dokumentów urzędowych a następnie zaopatrzona apostille przez właściwy organ tego kraju to moim zdaniem taka umowa skutkowała by powstaniem spółki z o.o. w organizacji. Następnie spółka taka mogłaby zostać zarejestrowana.
Apostille to legalizacja, a nie forma czynności. Jedno nie ma w zasadzie z drugim nic wspólnego. Nie ma takiej możliwości której Pan pisze.
Błażej, a co z pełnomocnictwem udzielonym za granicą? Skoro wg polskiego prawa umowa spółki powinna być zawarta w formie aktu notarialnego, to zgodnie z przepisem art. 99 par. 1 K.c. pełnomocnictwo dla dokonania tej czynności również powinno być udzielone w formie aktu notarialnego – czy zatem ustanowienie pełnomocnika u zagranicznego notariusza będzie możliwe skoro niemożliwie jest zawarcie umowy spółki przed zagranicznym notariuszem? Pozdrawiam! A.K.
Będzie to możliwe. Udzielenie pełnomocnictwa to też skomplikowany temat, nie wszędzie jest taki sam system jak w Polsce, że pełnomocnictwo musi być w tej samej formie co czynność do której pełnomocnik jest umocowany. Dla zachowania ważności pełnomocnictwa powinno być ono udzielone co najmniej w formie obowiązującej w państwie, gdzie się go udziela, ale w praktyce jeżeli nie wiemy jaką formę powinno mieć pełnomocnictwo według prawa miejsca to wybierajmy formę najsurowszą.
Obawiam się, że jest inaczej niż Pan pisze Panie Błażeju.
Oczywistym jest, iż apostille to nie jest forma czynności prawnej. Jest to wyłącznie urzędowe poświadczenie, że akt notarialny wydany w danym kraju jest aktem notarialnym wydanym w tym kraju przez uprawniony do tego podmiot, z poświadczeniem autentyczności jego podpisu i pieczęci.
Nie widzę zatem problemu dla zawarcia umowy sp. z o.o. w formie aktu notarialnego w państwie trzecim. Oczywiście warunkiem skuteczności takiej czynności w Polsce będzie uznanie, iż akt notarialny sporządzony za granicą można uznać za akt notarialny także w Polsce. Jeżeli nadam takiej umowie apostille to będę mógł się nim w Polsce posłużyć do zarejestrowania spółki. Tak mi się wydaje w teorii :).
Moim zdaniem problem ten jest analogiczny do problemu sporządzenia pełnomocnictwa w formie aktu notarialnego za granicą, o czym pisze Pan w odpowiedzi na komentarz Adma Knopika. Jeżeli można postawić znak równości pomiędzy zagranicznym aktem notarialnym a polskim aktem notarialnym (w sensie wywołania skutków prawnych) to i tak użycie tego aktu notarialnego w Polsce będzie wymagało uzyskania apostille w kraju jego sporządzenia.
Tu jednak istnieje dalszy problem, który sprawia, że dyskusja staje się czysto teoretyczna. Mianowicie ciężko jest mi sobie wyobrazić, że notariusz w obcym kraju sporządza umowę spółki wg polskiego ksh.
Na marginesie jedynie wspomnę, iż postawienie znaku równości pomiędzy apostille a legalizacją to pewne uproszczenie ;).
Panie Jakubie, odsyłam do prawa prywatnego miedzynarodowego. Jak Pan chce zamówić opinię prawną w tym przedmiocie to zapraszam do skorzystania z moich usług. Ja krótko dodam, że myli się Pan w swoich tezach.
I dodam, że art. 25 ust. 2 ppm różnicuje nam prawo wlasciwe dla formy umowy spolki od formy dla pełnomocnictwa (ust. 1)
Panie Błażeju dziękuję za ofertę płatnej opinii prawnej, ale nie skorzystam. Liczyłem jedynie na pouczającą dyskusję. Rozumiem, że na takową nie ma Pan czasu lub nie jest to odpowiednie miejsce. Pozdrawiam i życzę spokojnego weekendu.
Jest możliwe dokonanie rejestracji w S-24 zasiadając przed komputerem za granicą.
Pozdrawiam
Łukasz Bąk
@Jakub Spalik: Panie Jakubie, tak to nie jest odpowiednie miejsce na opinie prawne z zakresu prawa prywatnego międzynarodowego, to blog popularny, głównie adresowany do ludzi, którzy nie są prawnikami.
@Łukasz Bąk: Dziękuję za cenną informację.
Ok, dziękuję i pozdrawiam
Z moich doświadczeń wynika, że notariusze dla pełnomocnictwa do zawiązania umowy spółki wymagają formy aktu notarialnego (+tłumaczenie przysięgłe+apostille)
@Monika: Dokładnie tak, bo nie znają przecież prawa właściwego dla udzielenia pełnomocnictwa dlatego przyjmują, że odpowiednia będzie najsurowsza forma. Oczywiście tłumaczenie przysięgłe i apostille też jest konieczne.
Z ciekawostek z praktyki dodam, że może być to tłumaczenie przysięgłe dokonane w kraju udzielenia pełnomocnictwa (np. przez tłumacza czeskiego), ale w takim wypadku też powinno być ono opatrzone klauzulą apostille.
Niezależnie od wszystkiego zawsze jeszcze pozostaje ryzyko „walki” z sądem rejestrowym, co zwykle jest przeważającym argumentem za tym, żeby jeśli tylko się da, zrezygnować z wszelkich udziwnień 🙂
No nie może notariusz, naprzykład, ukraiński sporządzać umowy polskiej spółki z o.o. Prawem właściwym przecież jest prawo polskie i to właśnie polski notariusz odpowiada za zgodność tej umowy z przepisami polskimi pod względem tak formalno-prawnym jak i (co najważniesze) – merytorycznym. Notariusz zagraniczny sporządza pełnomocnictwo pod względem formalnym odpowiadającym prawu kraju jego siedziby i może zrobić wzmiankę że dla wykonania tego pełnomocnictwa na terytorimu RP i do jego treści jest właściwe prawo Polskie. Ja zakładam spółki dla obywateli Ukrainy i Rosji bez ich obecności na podstawie notarialnego pełnomocnictwa i odebranego wzoru podpisów, przetłumaczonych rzecz jasna na język polski. U mnie akurat tez się pojawiło pytanie do naszego eksperta: Błażeju podpowiedz mi bądź łaskaw, jeśli mam takie pełnomocnictwo od osoby fizycznej-cudzoziemca, to czy jest to podstawą do rejestracji spółki przez mój profil w S-24 jako pełnomocnika procesowego? (jest to zlecenie, bez wątpienia, ale czy mogę go traktować jako stałe jeśli zawrzę jeszcze odpowiednią umowę z klientem, powedzmy?) Chodzi mi o to, że nie jestem radcą prawnym/adwokatem wg prawa polskiego i chcę wyjaśnić kwestję reprezentacji klienta przy rejestracji spółki w systemie S-24. Rejestruję elektronicznie społki z klientami, ale chodzi o mozliwośc rejestracji bez ich obecności…Jasne że faktycznie to można zrobić, kwestią jest – czy zgodnie z prawem?
@Dymitr: Aby móc być pełnomocnikiem w procedurze S24 musisz być radcą prawnym/adwokatem albo prawnikiem zagranicznym uprawnionym do wykonywania zawodu w Polsce.
Jeżeli chodzi o legalizację Pełnomocnictwa notarialnego do zawiązania Spólki z o.o., to nie do każdego Pełnomocnictwa wystarczy apostille. Niektóre kraje, np. Maroko nie są stroną międzynarodowej Konwencji Haskiej 1961r. w sprawie zniesienia obowiazku lealizacji dokumentów. Wtedy trzeba analizować, czy zawarto jakieś inne, np. dwustronne umowy między Polską a tym krajem, w kwestii ułatwienia legalizacji dokumentów. Wtedy może być inna procedura i wymagania wobec poświadczenia legalizacji dokumentu Pełnomocnictwa dla korzystania z niego w Polsce. Np wtedy Pełnomocnictwo udzielone przed notariuszem w Maroku powinno być w jednym z języków urzędowych Maroka – francuskim lub arabskim – nie po angielsku ! Dopiero w tym przypadku jest uproszczony tryb legalizacji: tłuamczenie przysięgłe na jęz. polski + apostille w polskim MSZ.