Nowe obowiązki zarządu sp. z o.o. w 2022

Końcówka 2022 roku przynosi nowe obowiązki zarządu sp. z o.o. W 2022 roku, a konkretnie 13 października 2022 roku w życie wchodzi kolejna duża nowelizacja Kodeksu spółek handlowych, która oprócz prawa holdingowego i regulacji pomniejszych kwestii, wprowadza także duże zmiany w zakresie obowiązków członków zarządu spółek z ograniczoną odpowiedzialnością.  O kwestii należytej staranności członków zarządu oraz business judgement rule ksh pisałem już w poprzednim wpisie, w tym więc skupię się na innych nowościach w zakresie obowiązków zarządów spółki z o.o., takich jak protokołowanie uchwał zarządu spółki z o.o., przekazywanie radzie nadzorczej dokumentów i informacji na żądanie oraz wiążące polecenia w grupach spółek.

Nowe obowiązki zarządu sp. z o.o. w 2022 roku w KSH

Nowelizacja Kodeksu spółek handlowych od 13 października 2022 roku wprowadza nowe obowiązki zarządu sp. z o.. Choć z pozoru wydawać się może, że wiele z nich to doprecyzowania kwestii, które obowiązywały już w KSH i polskim prawie, to uważne przyjrzenie się nowym regulacjom pozwala odkryć, że w niektórych miejscach inaczej rozłożono akcenty, a w innych mamy do czynienia z zupełnie nowymi obowiązkami członków zarządu spółki z o.o.

Należyta staranność w wykonywaniu obowiązków

Na pierwszy plan, wśród wielu zmian anonsowanych na 13 października 2022 roku wysuwa się obowiązek zachowania przez członków zarządu należytej staranności w zakresie wykonywania swoich obowiązków oraz obowiązek lojalności wobec spółki. O ile to, że członek zarządu zobowiązany był do dochowania należytej staranności w prowadzeniu spraw spółki nie budziło nigdy kontrowersji to zastosowanie tzw. business judgement rule w Polsce to absolutna nowość. Obie te kwestie szeroko omówiłem w poprzednim artykule.

Zasada biznesowej oceny sytuacji

Zasada biznesowej oceny sytuacji, czyli wzmiankowana już business judgement rule sprowadza się do przyjęcia, że członek zarządu spółki z o.o. przy prowadzeniu spraw spółki nie będzie ponosił odpowiedzialności za szkodę jaką wyrządził swoją decyzją, tylko w sytuacji gdy naruszył zasadę biznesowej oceny sytuacji, tzn. wtedy kiedy jego decyzji nie można obronić z punktu widzenia racjonalności podejmowania działań biznesowych. Szkody, czy straty, o ile powstały w związku z decyzjami, które były racjonalne przy uwzględnieniu normalnego ryzyka prowadzenia biznesu, nie będą skutkowały odpowiedzialnością członków zarządu.

Przekazywanie radzie nadzorczej dokumentów i informacji na żądanie

W dotychczasowej praktyce funkcjonowania spółek mających organ kontrolny, jakim jest rada nadzorcza często ujawniają się konflikty na linii zarząd – rada. Piszę o tym także z własnego doświadczania jako przewodniczącego rady nadzorczej. Sytuacja nadzorowanego i nadzorującego prowadzi w sposób nieunikniony do konfliktów między zarządem, a radą nadzorczą. Z tego też powodu Kodeks spółek handlowych od dawna już przewidywał w art. 219 § 4 KSH obligatoryjne przekazywanie radzie nadzorczej dokumentów i informacji na żądanie przez zarząd oraz pracowników spółki. Jak pokazywała praktyka, bywało, że członkowie zarządu lawirowali i zwlekali ze spełnieniem obowiązku przekazania dokumentów.

Z tego też względu nowelizacja KSH wprowadza doprecyzowanie obowiązku zarządu do przekazywania radzie nadzorczej dokumentów i informacji. Zgodnie z nowowprowadzonymi przepisami art 219 KHS żądane przez radę nadzorczą informacje, dokumenty, sprawozdania lub wyjaśnienia są przekazywane radzie nadzorczej niezwłocznie, nie później niż w terminie dwóch tygodni od dnia zgłoszenia żądania do organu lub osoby obowiązanej, chyba że w żądaniu określono dłuższy termin.

Niezwłoczne przekazywanie dokumentów radzie nadzorczej

Rada nadzorcza, zgodnie z cytowanym wyżej przepisem, powinna otrzymać dany dokument niezwłocznie, nie później niż w terminie dwóch tygodni lub dłuższym określonym przez samą radę nadzorczą. W praktyce, jeżeli daną informację, dokument czy sprawozdanie bez zbędnego obciążenia zarządu lub pracowników spółki można przekazać od razu, to należy uczynić to tego samego dnia. W przypadkach takich jak np. urlopy uprawnionych pracowników, wyjazdy członków zarządu, konieczność poświęcenia pracy lub czasu na zebranie danych, należy przekazać określone informacje zaraz po ustaniu racjonalnej przyczyny opóźnienia, nie później niż w terminie dwóch tygodni od dnia zgłoszenia żądania lub w dłuższym terminie o ile rada nadzorcza tak wskazała. W praktyce słowo”niezwłocznie” możemy rozumieć jako „bez zawinionego opóźnienia”.

Co w przypadku, gdy zarząd nie zdąży przekazać dokumentów radzie nadzorczej w terminie dwóch tygodni?

Co w przypadku, gdy zarząd tak przytłoczą nowe obowiązki w 2022 r., że nie zdąży przekazać dokumentów, sprawozdań lub informacji w terminie dwóch tygodni? To oczywiście żartobliwe pytanie. Natomiast oczywiście będą w praktyce sytuacje, gdy termin przekazania dokumentów radzie nadzorczej zostanie przekroczony i często będzie tak z zupełnie obiektywnych powodów. W tej ostatniej sytuacji nawet naruszenie terminu dwutygodniowego nie powinno skutkować odpowiedzialnością członków zarządu jakiegokolwiek typu. W sytuacji zawinionego nieprzekazania informacji członek zarządu może odpowiadać za szkodę wyrządzoną spółce takim zaniechaniem. Powinien liczyć się także z odpowiedzialnością organizacyjną (brak udzielenia absolutorium) lub odwołaniem ze swojej funkcji.

W sytuacji, gdy zarząd nie jest w stanie spełnić obowiązku w terminie dwutygodniowym dobrą praktyką byłoby zwrócenie się do rady nadzorczej z prośbą o wydłużenie terminu. Należy pamiętać, że zarówno członkowie zarządu, jak i rada nadzorcza ma obowiązek starannego działania w interesie spółki. Kierując się tym paradygmatem rada powinna w uzasadnionych przypadkach przedłużyć ustalany przez siebie termin.

Zakaz ograniczania radzie nadzorczej dostępu do informacji i dokumentów

Nowym zakazem dla członków zarządu jest niemożność ograniczenia radzie nadzorczej dostępu do informacji i dokumentów. Zarządy z różnych powodów, powołując się np. na tajemnicę przedsiębiorstwa mogły odmawiać tego typu informacji, choć w mojej ocenie nie było to uzasadnione nawet w dotychczasowych przepisach. Można jednak sobie było wyobrazić sytuację,  w której uprawnienia dostępu rady nadzorczej do pewnych danych były limitowane umową spółki. W nowym stanie prawnym po 2022 roku taki zapis w umowie spółki nie będzie możliwy.

Protokołowanie uchwał zarządu spółki z o. o.

Najbardziej czasochłonnym nowym obowiązkiem zarządu sp. z o.o. w 2022 roku będzie obowiązek protokołowania uchwał zarządu. Protokołowanie uchwał zarządu nie jest nowością, gdy idzie o przepisy Kodeksu spółek handlowych, dotychczas taki obowiązek istniał jednak wyłącznie w stosunku do członków zarządu spółki akcyjnej. W stanie prawnym od 13 października 2022 roku także uchwały zarządu spółki z o.o. muszą być protokołowane.

Elementy protokołu uchwał zarządu

Spójrzmy w tym zakresie na przepisy obowiązujące od 13 października 2022 roku:

Art. 208¹ KSH:

Uchwały zarządu są protokołowane. Protokół powinien zawierać porządek obrad, imiona i nazwiska obecnych członków zarządu i liczbę głosów oddanych na poszczególne uchwały. W protokole zaznacza się również zdanie odrębne zgłoszone przez członka zarządu wraz z jego ewentualnym umotywowaniem. Protokół podpisuje co najmniej członek zarządu prowadzący posiedzenie lub zarządzający głosowanie, chyba że umowa spółki lub regulamin zarządu stanowi inaczej.

Czy każda uchwała zarządu spółki z o.o. musi być protokołowana?

Obowiązek protokołowania uchwał zarządu spółki z o.o. dotyczy tylko sytuacji, gdy członkowie zarządu podejmują uchwałę w sprawie przekraczającej zakres zwykłego zarządu spółką lub w sytuacji, gdy czynności w ramach zwykłego zarządu sprzeciwił się choćby jeden z członków zarządu.

Co w przypadku, gdy uchwały zarządu nie są protokołowane?

Jakie są skutki niezaprotokołowania uchwał lub wadliwości protokołu? Protokołowanie uchwał zarządu jest obowiązkiem formalnym, skutkiem naruszenia obowiązku sporządzenia protokołu uchwał zarządu nie jest jednak nieważność uchwał, ani czynności prawnych spółki.

Podobnie nieprzytoczenie w protokole porządku obrad, nazwisk i imion członków zarządu uczestniczących w głosowaniu, czy też innych elementów wymienionych w art. 208¹ KSH nie spowoduje nieważności uchwały. Są to okoliczności nieistotne z punktu widzenia ważności uchwały, które mogą również być udowodnione w inny sposób. Zasadnicze natomiast znaczenie ma niezamieszczenie uchwały w protokole lub niezłożenie podpisu co najmniej przez członka zarządu prowadzącego posiedzenie lub zarządzającego głosowanie. W tym kontekście należy przyjąć, że przewidziana przepisem art. 208¹ KSH KSH forma uchwał zarządu spółki akcyjnej jest zastrzeżona jedynie dla celów dowodowych. Brak jej zachowania także nie wpływa więc na ważność podjętych uchwał.

Rozważania te mają jednak wyłącznie znaczenie w odniesieniu do tych uchwał zarządu, które dotyczą czynności prawnych (np. zawarcia umowy). W przypadkach innych uchwał, np. o zmianie adresu spółki z o.o. niezachowanie formy protokołu nie rodzi żadnych skutków dla podjętych uchwał.

Należy jednak wskazać, w kontekście wyżej wymienionych zasad należytej staranności członków zarządu, że prowadzenie protokołu jest aktem staranności, przez pryzmat którego może być oceniane to czy członek zarządu dochowywał należytej staranności w prowadzeniu spraw spółki albo czy podejmując decyzję stosował się do business judgement rule.

Nowe obowiązki zarządu sp. z o.o. w 2022 roku w grupach spółek

Główny punkt ciężkości październikowej nowelizacji KSH obejmuje prowadzenie zupełnie nowej regulacji do Kodeksu spółek handlowych, jaką jest tzw. prawo holdingowe. Konsekwencją wprowadzenia prawa holdingowego są nowe obowiązki zarządu sp. z o.o. w sytuacji, gdy spółka jest spółką zależną działającą w ramach grupy spółek.

Prawo holdingowe – co to jest?

Prawo holdingowe to zespół norm prawnych regulujących stosunki prawne między spółkami dominującymi oraz zależnymi w ramach tzw. grupy spółek.

Spółki z o.o. nie funkcjonują w próżni prawnej i gospodarczej, a relacje prawne jakie zawiązują nie dotyczą tylko stosunków prawnych typu umownego, ale także często stosunków podporządkowania oraz zależności. Regulacja prawa holdingowego wprowadzona nowelizacją KSH z 2022 roku wprowadza pojęcie grupy spółek, przez które należy rozumieć spółkę dominującą i spółkę albo spółki zależne, będące spółkami kapitałowymi, kierujące się zgodnie z uchwałą o uczestnictwie w grupie spółek wspólną strategią w celu realizacji wspólnego interesu, uzasadniającą sprawowanie przez spółkę dominującą jednolitego kierownictwa nad spółką zależną albo spółkami zależnymi.

Wiążące polecenia

W związku z tym, że grupa spółek kieruje się wspólnym interesem, spółka dominująca może wydać spółce zależnej uczestniczącej w grupie spółek wiążące polecenie dotyczące prowadzenia spraw spółki zależnej. Spółka dominująca wydaje wiążące polecenie w formie pisemnej lub elektronicznej pod rygorem nieważności. Tego typu wiążące polecenia wskazywać muszą co najmniej:

1. oczekiwane przez spółkę dominującą zachowanie spółki zależnej w związku z wykonaniem wiążącego polecenia;
2. interes grupy spółek, który uzasadnia wykonanie przez spółkę zależną wiążącego polecenia;
3. spodziewane korzyści lub szkody spółki zależnej, które będą następstwem wykonania wiążącego polecenia, o ile występują;
4. przewidywany sposób i termin naprawienia spółce zależnej szkody poniesionej w wyniku wykonania wiążącego polecenia.

Obowiązek zarządu zależnej sp. z o.o. do realizacji wiążących poleceń

Zarząd sp. z o.o. zależnej ma obowiązek realizacji prawidłowo wydanego wiążącego polecenia o ile jest ono zgodne z przepisami prawa holdingowego. Zarząd spółki z o.o. obowiązek podjęcia uchwały albo aprobującej, albo odmawiającej wykonania polecenia.

Zarząd spółki zależnej ma prawo odmówienia realizacji wiążących poleceń jeżeli istnieje uzasadniona obawa, że jest wiążące polecenie jest sprzeczne z interesem tej spółki zależnej i wyrządzi jej szkodę, która nie będzie naprawiona przez spółkę dominującą lub inną spółkę zależną uczestniczącą w grupie spółek w okresie dwóch lat, licząc od dnia, w którym nastąpi zdarzenie wyrządzające szkodę, chyba że umowa albo statut spółki stanowi inaczej. W określeniu wysokości szkody spółka zależna uwzględnia korzyści uzyskane przez tę spółkę w związku z uczestnictwem w grupie spółek w okresie ostatnich dwóch lat obrotowych.Umowa spółki zależnej uczestniczącej w grupie spółek może przewidywać dodatkowe przesłanki odmowy wykonania wiążącego polecenia.