Zarząd w spółce z o.o. (spółce z ograniczoną odpowiedzialnością) pełni podstawową rolę w funkcjonowaniu przedsiębiorstwa, odpowiadając za codzienne operacje, reprezentowanie spółki na zewnątrz oraz realizację jej strategicznych celów. Stanowisko członka zarządu wiąże się nie tylko z prestiżem, ale i dużą odpowiedzialnością – zarówno wobec spółki, jak i osób trzecich. Pisząc ten artykuł staram się bazować nie tylko na mojej wiedzy i wieloletnim doświadczeniu jako radcy prawnego i członka zarządu, ale też na pytaniach moich klientów. Przeanalizuję m.in. to czym jest zarząd, kto może pełnić funkcję członka zarządu, jakie formalności towarzyszą powołaniu i odwołaniu członka zarządu, jak kształtuje się odpowiedzialność prawna zarządu oraz w jaki sposób ustalać jego wynagrodzenie.
Odpowiedzi na najważniejsze pytania i praktyczne wskazówki będą szczególnie przydatne dla wspólników, obecnych członków zarządów oraz osób planujących objęcie tej funkcji.
Czym jest zarząd w spółce z o.o. i jakie są jego obowiązki?
Zarząd w spółce z o.o. to organ wykonawczy, którego głównym zadaniem jest zarządzanie spółką i reprezentowanie jej na zewnątrz. W polskim systemie prawnym spółka z o.o. funkcjonuje jako odrębna osoba prawna, dlatego wymaga wyznaczenia osób, które będą podejmować decyzje w jej imieniu, a także nadzorować jej działalność operacyjną. Powołanie zarządu stanowi obligatoryjny element zakładania nowej spółki z o.o., dlatego też żadna spółka nie zostanie zarejestrowana bez wyznaczenia zarządu.
Obowiązki zarządu spółki z o.o. wynikają z przepisów prawa, głownie z Kodeksu spółek handlowych (KSH) oraz z wewnętrznych regulacji spółki, w tym umowy spółki. Do najważniejszych z nich należą:
- prowadzenie spraw spółki – zgodnie z art. 201 § 1 KSH zarząd prowadzi sprawy spółki, prowadzenie spraw spółki odnosi się do podejmowania wszystkich bieżących decyzji w spółce o charakterze wewnętrznym, przejawia się w decydowaniu o zatrudnieniu, zarządzaniu majątkiem, decydowaniu o zawieraniu umów, realizacji strategii rozwojowych, nadzorze nad zgodnością z prawem działań podejmowanych przez spółkę,
- zarządzanie majątkiem spółki – zarząd odpowiada za to, aby majątek spółki był zarządzany zgodnie z jej celami i interesem wspólników.
- reprezentacja spółki – z przepisu art. 201 § 1 KSH wynika także, że zarząd reprezentuje spółkę w stosunkach zewnętrznych, takich jak umowy handlowe, kontakty z kontrahentami czy działania sądowe. Prawnicy mówią tutaj o składaniu lub odbieraniu tzw. oświadczeń woli w imieniu spółki.
- odpowiedzialność za wyniki finansowe i raportowanie – spółki z o.o. są zobowiązane do składania sprawozdań finansowych, zarząd odpowiada za ich sporządzenie i przedstawienie zgromadzeniu wspólników oraz zgłoszeniu do KRS.
Na tle innych organów spółki z o.o. zarząd pełni funkcję wykonawczą, natomiast zgromadzenie wspólników ma uprawnienia właścicielskie i decyzyjne o bardziej strategicznym znaczeniu. Szerzej opisałem te kwestie we wpisie na temat roli zarządu oraz roli wspólników w spółce z o.o.
Obowiązek należytej staranności członków zarządu i business judgement rule
Doprecyzowany w przepisach nowelizacji Kodeksu spółek handlowych z 2022 roku obowiązek należytej staranności członków zarządu w spółce z o.o. zobowiązuje osoby zarządzające do działań w interesie spółki z zachowaniem wymaganej staranności i lojalności. Kodeks spółek handlowych reguluje, że zarząd powinien działać w sposób profesjonalny, stosując się do tzw. business judgement rule która chroni członków zarządu przed odpowiedzialnością za decyzje podjęte z należytą starannością, nawet jeśli przyniosą one niespodziewane, negatywne skutki. Ta zasada wymaga jednak, by decyzje były oparte na przemyślanych przesłankach i uzasadnione dostępnością informacji w momencie ich podejmowania.
W praktyce, business judgement rule pozwala członkom zarządu działać bez nadmiernego ryzyka sankcji za niepowodzenia, o ile wykażą, że podjęte decyzje były racjonalne i uzasadnione w danej sytuacji. Dla ochrony przed ewentualnymi zarzutami zalecam, aby członkowie zarządu dokładnie dokumentowali procesy decyzyjne i gromadzili pełną dokumentację. W przypadku sporu, taka dokumentacja może pomóc udowodnić, że decyzje zostały podjęte zgodnie z najlepszą wiedzą i z należytą starannością, chroniąc zarząd przed osobistą odpowiedzialnością.
Jak powołuje się zarząd w spółce z o.o.?
Proces powołania członka zarządu w spółce z o.o. regulowany jest przez Kodeks spółek handlowych oraz umowę spółki. Standardowo członka zarządu powołuje zgromadzenie wspólników w drodze uchwały. Procedura ta może różnić się jednak w zależności od specyfikacji umowy spółki oraz wewnętrznych regulacji. Przykładowo uprawnienie do powoływania członków zarządu może być przyznane radzie nadzorczej, której można przyznać prawo do prowadzenia postępowania kwalifikacyjnego wobec członków zarządu (art. 201[1] KSH) lub nawet poszczególnym wspólnikom bądź grupom wspólników.
Domyślnie to jednak zgromadzenie wspólników podejmuje decyzję o powołaniu zarządu. W przypadku, kiedy powołanie następuje na podstawie uchwały zgromadzenia wspólników, uchwała ta musi zostać podjęta bezwzględną większością głosów oddanych w tajnym głosowaniu. Bardziej surowe wymogi mogą wynikać z umowy spółki.
Zarząd może być powołany:
- na czas określony – powołanie członka zarządu na czas określony jest typową praktyką szczególnie w spółkach zakładanych przez internet w trybie S24, w których wzorcowej umowie zaimplementowana jest kadencyjność członków zarządu. Z mojego doświadczenia wynika, że najczęściej stosowane są kadencje wynoszące od 2 do 5 lat.
- na czas nieokreślony – ta forma jest mniej popularna, lecz w pełni dopuszczalna oraz częstokroć bardziej praktyczna, warunkiem jej zastosowania jest jednak odpowiednia regulacja w umowie spółki. Wybór ten pozwala na stabilność w zarządzaniu, co jest korzystne dla firm działających w stabilnym otoczeniu rynkowym oraz ze zgranym zespołem wspólników.
Na funkcję członka zarządu można powołać tylko taką osobę, która wyraziła zgodę na objęcie funkcji członka zarządu.
Kto może być członkiem zarządu spółki z o.o.?
Przepisy prawa nakładają tylko kilka podstawowych wymagań na osoby, które mogą zostać członkami zarządu spółki z o.o. Każdy członek zarządu musi mieć:
- pełną zdolność do czynności prawnych – oznacza to, że nie mogą to być osoby niepełnoletnie ani osoby prawomocnie ubezwłasnowolnione.
- brak zakazu pełnienia funkcji – osoby skazane prawomocnym wyrokiem za określone przestępstwa gospodarcze mogą być objęte zakazem pełnienia funkcji w zarządach spółek. Szczegółowo kwestię tę omówiłem w osobnym wpisie dotyczącym wymogów jakie muszą spełniać członkowie zarządu. Link do wpisu znajdziesz w nagłówku tego paragrafu.
W umowie spółki lub uchwale wspólników można przewidzieć dodatkowe wymogi dla członka zarządu, takie jak kwalifikacje zawodowe, wiedzę branżową czy też doświadczenie menedżerskie, które mogą być istotne dla efektywnego zarządzania firmą. W praktyce jednakże tego typu dodatkowe wymogi dotyczą wyłącznie naprawdę dużych spółek o złożonej strukturze korporacyjnej.
Czy obcokrajowiec może być członkiem zarządu spółki z o.o.?
Tak, obcokrajowiec może być członkiem zarządu.
Nie ma przeciwwskazań aby członkiem zarządu spółki z o.o. był cudzoziemiec. W przypadku spółek międzynarodowych lub podmiotów z kapitałem zagranicznym członkowie zarządu mogą pochodzić z innych krajów, co może wymagać jednak w niektórych przypadkach spełnienia dodatkowych formalności, takich jak uzyskanie zgody na pracę w Polsce. Warto też pamiętać, że dla sprawnego zarządzania spółką w Polsce osoby te powinny dysponować podpisem kwalifikowanym lub profilem zaufanym.
Aktualnie widać rosnący trend obejmowania funkcji zarządczych przez cudzoziemców z Ukrainy i krajów azjatyckich, którzy emigrują do Polski także otwierając lub przenosząc tutaj swoje interesy.
Ilu członków zarządu musi być w spółce z o.o.?
Kodeks spółek handlowych dopuszcza jednoosobowy skład zarządu w spółkach z o.o. W praktyce jednak wiele firm decyduje się na zarząd wieloosobowy, co odzwierciedla często strukturę udziałową tych spółek.
Do zalet zarządu wieloosobowego należą
- wewnętrzna dywersyfikacja kompetencji – wieloosobowy zarząd pozwala na podział obowiązków i kompetencji, np. jeden członek zarządu odpowiada za finanse, inny za produkcję,
- lepsza kontrola wewnętrzna – większa liczba członków umożliwia wzajemną kontrolę działań, co jest ważne dla przejrzystości i efektywności zarządzania,
- rozkład odpowiedzialności majątkowej za zobowiązania spółki – im większa ilość członków zarządu tym więcej osób, które odpowiadają za zobowiązania spółki w przypadku, gdy egzekucja z jej majątku staje się bezskuteczna.
Z drugiej strony zarząd jednoosobowy jest bardziej sprawny decyzyjnie i często tańszy w utrzymaniu, dlatego małe spółki lub te, które działają w stabilnych branżach, wybierają tę formę. Forma ta stosowana jest też często w spółkach małżeńskich, celem lepszej separacji majątku prywatnego od ryzyk związanych z odpowiedzialnością członka zarządu za prowadzenie spraw spółki.
Jaki jest sposób reprezentacji spółki z o.o. przez zarząd?
Sposób reprezentacji przez zarząd spółki z o.o. może być ukształtowany różnorodnie w zależności od tego czy mamy do czynienia z zarządem jedno lub wieloosobowym. Obowiązują też pewne specyficzne wyjątki.
Zarząd jednoosobowy a reprezentacja spółki z o.o.
W przypadku zarządu jednoosobowego reprezentacja spółki zasadniczo spoczywa w rękach jedynego członka zarządu. Jedynie wyjątkowo, w sytuacji gdy umowa spółki lub uchwała wspólników wskazuje, że zarząd spółki jest co najmniej dwuosobowy, a jeden z wakatów w zarządzie jest nieobsadzony to mamy do czynienia z sytuacją w której spółka nie może być w ogóle reprezentowana. Prawnicy nazywają tego typu zarząd zarządem kadłubowym. Wyjściem z tej sytuacji jest dokooptowanie dodatkowego członka zarządu lub zmiana umowy spółki lub uchwały wspólników, w taki sposób aby przewidywała zarząd jednoosobowy.
Reprezentacja spółki z o.o. przez zarząd dwuosobowy
Zgodnie z art. 205 § 1 KSH jeżeli zarząd jest wieloosobowy, sposób reprezentowania określa umowa spółki. Jeżeli umowa spółki nie zawiera żadnych postanowień w tym przedmiocie, do składania oświadczeń w imieniu spółki wymagane jest współdziałanie dwóch członków zarządu albo jednego członka zarządu łącznie z prokurentem. Jak wynika z tego przepisu, w przypadku zarządu wieloosobowego umowa spółki może określać i w praktyce w przeważającej większości spółek określa sposób reprezentacji.
Dostępne opcje obejmują:
- reprezentację samodzielną przez każdego członka zarządu,
- reprezentacja samodzielna przez jednego członka zarządu (np. prezesa zarządu) oraz reprezentacja łączna przez innych członków zarządu (np. dwuosobowa)
- reprezentacja łączna obejmująca współdziałanie dwóch lub większej ilości osób (członków zarządu, prokurentów, pełnomocników).
Czy dopuszczalne jest kwotowe ograniczenie reprezentacji przy zarządzie wieloosobowym?
Część prawników opowiada się także za możliwością zastosowanie kryterium kwotowego lub przedmiotowego dla zróżnicowania sposobu reprezentacji. Argumentują oni, że w tym ostatnim przypadku dochodzi do ustalenia techniki reprezentacji, a nie jej ograniczenia, które jest zakazane poprzez przepis art. 204 § 2 KSH. Z tym że uwzględniając treść i cel art. 9 ust. 3 unijnej dyrektywy 2017/1132, aktualnie tego typu postanowienia umowy spółki, różnicujące sposób reprezentacji przy zastosowaniu kryterium kwotowego lub rodzajowego, nie mogą być uznane za skuteczne wobec osób trzecich. Z tego względu w praktyce odradzam stosowanie kryteriów kwotowych czy rodzajowych, gdyż wprowadzają one niepotrzebne komplikacje w obrocie gospodarczym oraz wprowadzają niepewność co do tego, czy dana umowa została skutecznie zawarta
Wymóg złożenia podpisów przez wszystkich członków zarządu – kiedy obowiązuje?
Istnieje też wyjątkowy sposób reprezentacji, a mianowicie wymóg złożenia podpisu przez wszystkich członków zarządu. Zgodnie z przepisem art. 19 ksh złożenie podpisów przez wszystkich członków zarządu pod dokumentem wystawionym przez spółkę jest wymagane tylko w przypadku, gdy ustawa tak stanowi. Taka sytuacja ma miejsce w następujących przypadkach:
- gdy zarząd składa wniosek o rejestrację spółki w Krajowym Rejestrze Sądowym (KRS) lub udziela pełnomocnictwa radcy prawnemu lub adwokatowi do złożenia takiego wniosku,
- złożenia przez zarząd oświadczenia o wniesieniu wkładów na kapitał zakładowy przy zakładaniu spółki albo wkładów na podwyższony kapitał zakładowy
- powołania prokurenta.
Zatrudnienie członka zarządu
Członek zarządu rozpoczyna sprawowanie swojej funkcji w momencie, w którym zostanie powołany do zarządu. Z momentem powołania między spółką, a członkiem zarządu powstaje stosunek organizacyjny (koporacyjny), który powoduje, że dana osoba uprawniona jest do prowadzenia spraw spółki i jej reprezentacji oraz ponosi odpowiedzialność za działania spółki. Dla skuteczności powołania nie ma więc konieczności, aby zawierać z członkiem zarządu dodatkową umowę, jednak w praktyce tego typu umowy powstają celem określenia praw i obowiązków członków zarządu oraz spółki.
Członek zarządu może być zatrudniony w spółce na podstawie:
- kontraktu menedżerskiego – jest to forma umowy cywilnoprawnej między spółką, a członkiem zarządu określająca ich wzajemne prawa i obowiązki,
- umowy o pracę – jest to klasyczna forma zatrudnienia oparta o przepisy Kodeksu pracy, należy mieć jednak na względzie, że jej zastosowanie nie będzie możliwe wobec członka zarządu, który jednocześnie jest jedynym lub większościowym wspólnikiem w spółce z o.o.
Różnice pomiędzy obiema formami zatrudnienia opisałem we wpisie pod tytułem Kontrakt menedżerski a umowa o pracę w spółce z o.o. – jeżeli więc interesują Cię te kwestie, a także pozyskanie wzoru kontraktu menedżerskiego – gorąco zachęcam do zapoznania się z treścią tego artykułu.
Jak ustalić wynagrodzenie członka zarządu spółki z o.o.?
Wynagrodzenie członka zarządu spółki z o.o. może być ustalane na różne sposoby, zależnie od formy zatrudnienia. Członkowie zarządu mogą być wynagradzani na podstawie:
- powołania,
- umowy o pracę,
- umowy cywilnoprawnej, np. kontraktu menedżerskiego czy umowy o świadczenie usług.
Każda z tych form ma specyficzne konsekwencje prawne i podatkowe, które wpływają na wysokość wynagrodzenia netto oraz zakres ochrony socjalnej i ubezpieczeń. Umowa o pracę zapewnia największą stabilność, lecz jest obciążona wysokimi składkami ZUS, natomiast kontrakt menedżerski jest często wybierany z uwagi na większą elastyczność i niższe koszty. Warto pamiętać, że członek zarządu spółki może otrzymać także wynagrodzenie na podstawie samego stosunku organizacyjnego (korporacyjnego), który wynika go z powołania do zarządu. W takiej sytuacji podstawą wypłaty wynagrodzenia będzie uchwała wspólników lub innego organu uprawnionego do powołania członka zarządu (np. rady nadzorczej).
Ustalając wysokość wynagrodzenia, warto wziąć pod uwagę specyfikę działalności spółki, zakres obowiązków członka zarządu. Kwestie ustalania wynagrodzeń członków zarządu także poruszyłem w odrębnym artykule, w którym bardziej szczegółowo odpowiadam na praktyczne pytania związane z zastosowaniem poszczególnych form zatrudniania oraz omawiam ich opłacalność. Odpowiadam też na pytania o to jak kształtują się rynkowe stawki wynagrodzeń członków zarządu spółki. Link do artykułu znajdziesz w nagłówku powyżej.
Zakaz konkurencji członków zarządu spółki z o.o.
Zakaz konkurencji członków zarządu w spółce z o.o. jest instrumentem prawnym, który chroni interesy spółki przed działaniami konkurencyjnymi ze strony członków zarządu. Przepisy Kodeksu spółek handlowych wskazują, że członkowie zarządu spółki z o.o. nie mogą, bez zgody spółki, prowadzić bezpośrednio działalności konkurencyjnej ani uczestniczyć w konkurencyjnych podmiotach, takich jak spółki oraz w ich organach, takich jak zarządy czy rady nadzorcze. Naruszenie zakazu konkurencji może prowadzić do odpowiedzialności cywilnej członka zarządu i obowiązku naprawienia szkody wyrządzonej spółce.
Zakaz konkurencji obowiązuje przez cały okres pełnienia funkcji członka zarządu z mocy samego prawa, a spółka może również rozszerzyć go na okres po ustaniu funkcji, na przykład w umowie o zakazie konkurencji po zakończeniu współpracy. Taka dodatkowa umowa wymaga odpowiednich postanowień i z reguły wiąże się z dodatkowym wynagrodzeniem, aby była zgodna z przepisami i chroniła spółkę przed ryzykiem działań konkurencyjnych po zakończeniu współpracy.
Zakaz konkurencji członka zarządu może być także zniesiony za zgodą organu, który ma prawo powoływania i odwoływania zarządu (zgromadzenia wspólników lub rady nadzorczej).
Jak odwołać członka zarządu?
Odwołanie członka zarządu spółki z o.o. może nastąpić w dowolnym momencie, także w trakcie trwającej kadencji, jeżeli umowa spółki tego nie ogranicza. Decyzję o odwołaniu podejmuje zgromadzenie wspólników lub określony w umowie organ uprawniony do powoływania i odwoływania zarządu. Odwołanie następuje w formie uchwały uprawnionego organu, którym domyślnie jest zgromadzenie wspólników.
Umowa spółki z o.o. może ograniczać przyczyny odwołania członka zarządu do tzw. ważnych powodów. O tym czym są ważne powody odwołania członka zarządu spółki z o.o. przeczytasz w osobnym artykule.
Jaka jest odpowiedzialność członka zarządu spółki z o.o.?
Członkowie zarządu spółki z o.o. ponoszą szeroką odpowiedzialność za swoje decyzje, która może obejmować odpowiedzialność:
- odpowiedzialność cywilnoprawna wobec samej spółki – członkowie zarządu odpowiadają przed spółką za szkody wyrządzone wskutek naruszenia obowiązków, co wynika z art. 293 Kodeksu spółek handlowych.
- odpowiedzialność za zobowiązania spółki – jeśli spółka nie jest w stanie spłacić swoich długów, członkowie zarządu mogą zostać pociągnięci do odpowiedzialności majątkowej, o ile nie zgłosili w terminie wniosku o ogłoszenie upadłości. Odpowiedzialność ta dotyczy zarówno długów o charakterze cywilnoprawnym (np. wynikających z umów, kar umownych, szkód wyrządzonych przez spółkę) na podstawie art. 299 KSH, jak również długów o charakterze publicznoprawnym (niezapłaconych przez spółkę podatków lub składek na ubezpieczenia społeczne lub zdrowotne) – na podstawie art. 116 Ordynacji podatkowej.
- odpowiedzialność karna – pełnienie funkcji członka zarządu może wiązać się z odpowiedzialnością karną za jedno z szeregu przestępstw menedżerskich, takich jak przestępstwo niegospodarności określone art. 296 Kodeksu karnego. Decydując się na objęcie funkcji członka zarządu należy pamiętać, że wiele działań lub zaniechań takiej osoby podlega karze, przykładami jest nieskładanie sprawozdań finansowych do KRS, uchylanie się od płacenia podatków, brak należytego nadzoru nad mieniem spółki, czy też karalna niegospodarność.
Zarząd w spółce z o.o. – uzyskaj poradę prawnika
Decyzja o tym by objąć funkcję w zarządzie spółki z o.o. może wiązać się z odpowiedzialnością i nieprzewidzianymi konsekwencjami. Zanim się na to zdecydujesz skorzystaj z profesjonalnej porady prawnej związanej z realizacją obowiązków członka zarządu i prowadzeniem spraw spółki z o.o. Jeżeli potrzebujesz rozwinąć kwestie zawarte w tym artykule lub masz jakiekolwiek pytania związane z funkcją w zarządzie spółki zapraszam do kontaktu pod numerem telefonu 512 020 518 lub skorzystania z formularza kontaktowego poniżej.